Вивчіть розділ 4 Положення про документи і документообіг. Ознайомтеся з усіма правилами, які необхідно пам'ятати при внесенні виправлень в первинній документації. При цьому рекомендується ознайомитися з пунктами, які присвячені не тільки помилок в накладній. В ході ведення бухгалтерського обліку ви можете допустити ще безліч неточностей, тому краще заздалегідь знати порядок дій, щоб в найкоротші терміни вносити зміни.
Вносьте виправлення тільки в присутності головного бухгалтера, керівника чи іншого відповідальної особи підприємства.
Вивчіть характер допущеної помилки. Якщо неточності були вказані на підставі неправильних записів в інших документах, то виправлення спочатку необхідно внести в них. Якщо ж помилка полягає в неправильному написанні суми або тексту, то достатньо однієї рівною горизонтальною лінією закреслити помилку. При цьому текст під зачеркиванием повинен залишитися читабельним і чітким. Не допускається використовувати густі лінії або замазувати запис коректором.
Напишіть над закресленим помилкою правильну суму або текст. Після нього необхідно написати «Виправленому вірити», поставити дату внесення виправлень і запевнити дану операцію печаткою фірми та підписом особи, який виписував накладну. Також можна поставити підпис керівника або головного бухгалтера підприємства.
Перевірте відповідність дат, сум і призначень із зареєстрованими даними в інших бухгалтерських документах. Якщо в них також були вказані невірні відомості, то необхідно виправити і їх. В іншому випадку під час податкової перевірки виявлення неправильного запису може спричинити за собою адміністративну відповідальність з накладенням штрафних санкцій. При цьому підприємство буде позбавлено права на отримання вирахування з ПДВ за поточний звітний період.