Як впоратися з потоком вхідних листів

Якщо в день вам приходить більше 50 листів, прочитати кожне уважно складно. Якісь послання залишаються без відповіді, якісь зникають в кошику невідкритими. Якщо ви чистите пошту без системи, завжди є шанс пропустити щось справді важливе. «Секрет» дізнався, як підприємці і топ-менеджери справляються з масою вхідних листів, і сформулював основні правила роботи з поштою.

Вибирайте час і розставляйте пріоритети

Олексій ГорбуновГенеральний директор консалтингової компанії SQ-Team

Руслан ФазлиевОснователь платформи для електронної комерції Ecwid

Найпростіше, що можна зробити з поштою, - не відповідати на неї. Чи не все на світі вимагає реакції. Але якщо я все ж відповідаю на пошту, то намагаюся робити це в певний час доби, не відволікаючись більше ні на що. Користуюся такою хитрістю: коли потрібно розгребти ящик з пари сотень листів за день, спочатку фільтрую його по типовим контактам і відповідаю поспіль на всі листи одного контрагента. Так мозок не змінює контекст і можна відповісти на все сильно швидше.

створіть шаблони

Інна АлексееваГенеральний директор PR-агентства PR-Partner

У мене є кілька прийомів, які допомагають здорово заощадити час на читання і відповіді. Якщо я бачу холівар колег, партнерів, підрядників в пошті, то читаю тільки останній лист, інші не відкриваю. Для відповідей на стандартні листи - резюме за рекомендацією, первинні запити клієнтів, запити на розклад тренінгів, питання про покупку книг - широко використовую шаблони листів російською та англійською, їх у мене близько 20 штук. Також я використовую три різних шаблону підписи російською, англійською та німецькою мовою.

використовуйте додатки

Олексій ЖебелевСооснователь інтернет-магазину подорожей Onlinetours.ru

Зв'яжіть пошту з електронним щоденником або CRM

Олексій БессарабскійРуководітель відділу маркетингу телекомунікаційної компанії «Манго Телеком»

Михайло ЛюбачевГендіректор компанії з розробки та виробництва виробів зі шкіри Liubachev Manufacturing Co

Я постійно використовую електронну пошту для роботи з моїми партнерами, постачальниками, юристами і бухгалтером. Основний недолік електронної пошти - це пошук листів і додатків до них: для того щоб знайти один лист з договором або рахунком, доводиться витрачати багато часу: наприклад, такі листи часто відправляють без заголовків. Тому кілька місяців тому я переклав всю роботу з бухгалтером в Staply. Це веб-додаток, який організовує інформацію автоматично і дозволяє виділити файли або посилання в потоці повідомлень. Тестування триває вже кілька місяців, і поки все подобається. Тепер знайти який-небудь документ стало простіше - досить зайти в групу і включити фільтр по файлах. Найближчим часом планую перевести ще кілька партнерів з електронної пошти на Staply, але є і складності - досить складно вмовити людей перейти в нову систему. Всі звикли до електронної пошти, до того ж інтерфейс Staply виконаний англійською мовою, і тому деякі партнери не поспішають реєструватися.

Як не перетворитися на раба пошти

Микола ДодоновЕксперт по особистої ефективності і тайм-менеджменту

Перше: не розпочинайте день з електронної пошти. Дайте собі хоча б годину роботи з завданнями і тільки потім займіться листами.

Друге: працюйте з поштою по годинах і привчитеся робити це не більше двох годин на день. Уявіть, що ви забігли в офіс на дві години, тому що потрібно їхати в аеропорт і у відпустку. Що буде зроблено? Найважливіше! Я оповіщаю про це всіх, хто мені пише, таким автовідповідача: «Привіт! Якщо ви отримали цей лист, будьте впевнені на 100%, я отримав ваше. Я перевіряю пошту о 14:00 і о 16:00. Якщо ви надіслали мені рахунок або поспішайте повідомити щось термінове, будь ласка, зателефонуйте на мобільний. Дякуємо!"

Схожі статті