Багато компаній набувають книги, оформляють підписку на періодику. Хтось купує довідники менеджера, книги з бухобліку, оновлені видання Податкового кодексу, спеціалізовані журнали і газети, технічні довідники. А хтось купує розважальну і художню літературу.
Порядок обліку друкованих видань безпосередньо залежить від їх призначення і вашого вміння обґрунтувати їх "виробничо-управлінську спрямованість".
Обгрунтовуємо необхідність придбання книги друкованих видань
Для початку важливо визначити, наскільки книги, журнали та інші друковані видання пов'язані з вашої виробничою діяльністю. Наприклад, цілком обгрунтованими можна вважати витрати:
- на журнали (газети) і книги з бухобліку та податків, наприклад журнал "Головна книга", так як вони потрібні бухгалтеру для правильного ведення обліку;
- книги з менеджменту, так як вони потрібні для кращого управління персоналом;
- збірник будівельних норм, якщо фірма займається будівництвом;
- "Російську газету", оскільки в ній публікуються закони і нормативні акти <1>;
- глянцеві журнали (наприклад, "Vogue", "Cosmopolitan", "Shape" і т.д.) в ситуації, коли ваші клієнти змушені сидіти в очікуванні своєї черги (наприклад, в перукарнях, салонах краси);
- букіністичні видання з юриспруденції, якщо ваш профіль - юридичні послуги;
- іншу літературу, яка є "інформаційної" підтримкою, необхідною для ведення діяльності.
Вельми проблематично буде довести, що вам необхідні для роботи видання, придбані для створення інтер'єру в офісі або для розміщення в кабінеті директора з метою створення певного іміджу компанії, наприклад:
- серія книг "Життя чудових людей";
- російська і зарубіжна класика;
- красиві художні альбоми.
Книги та журнали, які ніяк не пов'язані з діяльністю фірми, краще купувати за рахунок чистого прибутку. В іншому випадку при перевірці податківці, швидше за все, приберуть з витрат витрати на літературу невиробничого характеру, донарахують податок, а також пені і штрафи. Це стосується і підписки на видання невиробничого характеру, наприклад на газету "Аргументи і факти" <2>.
Якщо обгрунтувати необхідність придбання будь-якої літератури складно, то враховувати її потрібно в такий спосіб. У бухгалтерському обліку таку літературу ні як основні засоби, ні як матеріально-виробничі запаси врахувати не можна <3>. Найбільш правильним буде віднести її вартість (разом з ПДВ) до інших витрат і відобразити на рахунку 91 "Інші доходи і витрати", субрахунок 91-2 "Інші витрати" <4>.
При розрахунку податку на прибуток витрати на придбання такої невиробничої літератури врахувати не вийде <5>.
ПДВ прийняти до відрахування теж не вдасться, тому що не виконується одна з обов'язкових умов для застосування вирахування: література не буде використана в діяльності, що обкладається ПДВ <6>.
Цей спосіб обліку найбільш безпечний. Якщо ви вирішите врахувати витрати на таку літературу при розрахунку податку на прибуток і заявити ПДВ по ній до відрахування, податкові органи навряд чи з вами погодяться. Зокрема, вони завжди вважали необгрунтованими витрати на предмети інтер'єру, придбані для офісу <7>. Доводити свою правоту вам доведеться в суді, а ось суд, можливо, і прийме вашу сторону. Наприклад, при розгляді справи про обгрунтованість витрат на обслуговування акваріумів суд прийняв сторону платника податків, вказавши, що витрати спрямовані на створення сприятливої обстановки <8>. Також є рішення, в якому суд визнав виробничими витрати на предмети інтер'єру, оскільки вони спрямовані на створення сприятливого враження у зовнішніх відвідувачів <9>.
А тепер давайте розглянемо порядок обліку літератури, яку можна віднести до виробничої.
Враховуємо підписку на періодичні видання
Деякі бухгалтери відносять плату за підписку в бухгалтерському обліку на витрати майбутніх періодів. Але це невірно. Сума, сплачена за підписку, є авансом <10> і відображається за дебетом рахунка 60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" <11>.
Отримавши черговий номер журналу або газети, на підставі первинних документів враховуємо його вартість на рахунку 10 "Матеріали" <12> (Дебет рахунку 10 - кредит рахунку 60) і відразу списуємо на витрати по звичайних видах діяльності <13> (Дебет рахунку 20 (26) - кредит рахунку 10). При оформленні передплати на електронні видання, отримавши рахунок-фактуру і акт, списуємо вартість підписки відразу на витрати, минаючи 10-й рахунок.
При розрахунку податку на прибуток витрати на професійні видання включаємо в інші, пов'язані з виробництвом і реалізацією <14>. При цьому для цілей оподаткування ви можете враховувати у витратах підписку одночасно на кілька друкованих видань по одній тематиці <15>.
ПДВ по підписці приймаємо до відрахування в наступному порядку.
КРОК 1. Коли отримуємо від видавництва рахунок-фактуру на аванс з виділеною сумою ПДВ, приймаємо його до відрахування <16>.
КРОК 2. При отриманні рахунку-фактури на вже поставлені номери (в основному їх вкладають в кожен номер):
- приймаємо ПДВ по конкретному номеру видання до відрахування;
- одночасно відновлюємо таку ж суму ПДВ, прийняту до відрахування по авансовому рахунку-фактурі <17>.
На щоденні газети, як правило, оформляється один рахунок-фактура, наприклад за місяць або квартал <18>.
Відображаємо в обліку ділову літературу
Хоча книга і використовується в роботі більше року, її вартість навряд чи перевищить 20 000 руб. (Або інший менший ліміт вартості ОС, встановлений вашої облікової політики) <19>. Тому в бухобліку ділову літературу враховуємо в складі МПЗ на рахунку 10 "Матеріали" <20> і списуємо до витрат по звичайних видах діяльності при передачі в підрозділ, який буде її використовувати (на рахунку 20, 26, 44 і т.п.) <21>.
Для цілей оподаткування прибутку ділова література, незалежно від вартості, не підлягає амортизації <22>. Витрати на її придбання включаємо до складу інших витрат у повному обсязі в момент придбання <23>.
ПДВ по книгам можна прийняти до відрахування <24>, якщо:
- література отримана і прийнята на облік;
- література використовується для діяльності, що обкладається ПДВ;
- є правильно оформлений рахунок-фактура.
"Спрощений" облік передплати і книг
Втім, в ФНС Росії вважають, що якщо придбана література дійсно потрібна упрощенцу для роботи, то врахувати її вартість у витратах можна.
МЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛІЙ МИКОЛАЙОВИЧ - Державний радник РФ 1 класу
"Дійсно, витрати на придбання передплатних видань не передбачені в переліку витрат, що враховуються при застосуванні УСНО <26>.
Однак якщо витрати пов'язані з придбанням спеціальної (нормативної) літератури, інформація з якої безпосередньо використовується при виробництві товарів (виконанні робіт, наданні послуг), тобто є їх необхідним компонентом, такі витрати можуть бути віднесені до матеріальних витрат, що враховуються при застосуванні УСНО <27>".
Цієї ж думки дотримуються і більшість судів <28>.
Якщо книги, журнали, газети та інші видання мають явно виробничу спрямованість, то проблем з їх урахуванням виникнути не повинно. Інше питання, якщо ви придбали друковану продукцію, яку важко або навіть неможливо віднести до професійної, але при цьому вважаєте її придбання за необхідне, наприклад, для створення сприятливого іміджу фірми. Якщо ви зважитеся врахувати такі витрати у складі виробничих витрат, будьте готові надати вагомі аргументи на користь своєї правоти, яку, швидше за все, вам доведеться доводити в суді.
<5> п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ
<6> п. 2 ст. 171 НК РФ
<10> пп. 3, 16 ПБО 10/99
<11> План рахунків бухгалтерського обліку
<12> п. 5 ПБО 6/01
<13> п. 5 ПБО 10/99
<16> п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ
<17> подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ
<19> п. 4 ПБУ 6/01
<20> п. 5 ПБО 6/01
<21> п. 2 ПБУ 5/01
<22> п. 1, подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ
<24> п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ
<26> п. 1 ст. 346.16 НК РФ
<27> подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ