Визначення зацікавлених сторін і документування відомостей про них є однією з головних задач керівника проекту. Коли згодом ми перейдемо до визначення безпосередніх виконавців проекту і займемося документуванням відомостей про них, ви зможете скористатися отриманими тут навичками зі створення списку контактів. Типовий фрагмент «файлу контактів» показаний на рис. 1.
Мал. 1. Список контактів
Так як електронна таблиця досить велика, на цьому малюнку представлені далеко не всі стовпці. У їхніх назвах ми використовували схему Outlook Contacts (Контакти Outlook), але ви можете ввести і власні варіанти. Ще краще, завантажте таблицю. а потім заповніть її. Ви побачите, що ми не змінювали схему, а просто приховали стовпці, які не використовуються в даному списку. Виділіть заголовки всіх стовпців таблиці, а потім клацніть правою кнопкою миші на виділенні. У контекстному меню виберіть команду Unhide (Показати), щоб відобразити всі раніше приховані стовпці таблиці.
Напевно, ця робоча книга багато в чому нагадує вам контактну інформацію. Це дійсно так, і вам немає необхідності вводити заново все те, що міститься в Outlook Contacts. У розділі «Планування і придбання ресурсів», ми покажемо, як створити таку електронну таблицю в форматі Outlook Contacts. Це дасть вам можливість імпортувати відповідні поля в Outlook.
Формуючи інформацію про зацікавлених сторонах, обов'язково заповніть наступні поля:
Замість списку зацікавлених сторін можна створити контактну базу даних і включити в неї поля, які містять інформацію про ролі та обов'язки щодо виконуваного проекту, про особливі потреби і проблеми і т.п. Вибір за вами.