Починайте складати графік набагато раніше періоду, зазначеного в трудовому законодавстві, так як за два тижні до нового року все вже повинно бути готово, внесено до бланку уніфікованої форми Т-7 і зарезервовано у керівника. Якщо перевірка Гострудинспекции виявить, що терміни складання графіка пропущені, ви отримаєте адміністративний штраф.
Якщо у вас велике підприємство, окремо складайте графік для різних структурних підрозділів. При внесенні в графік періоду чергової відпустки ви зобов'язані враховувати побажання співробітників, службову необхідність, наявність шкідливих умов на виробництві та інші параметри особливостей підприємства. Графік повинен бути складений з урахуванням того, що основна частина персоналу висловлює бажання піти у відпустку влітку. але при цьому ви зобов'язані розподілити відпустку всім співробітникам раціонально, щоб в літній період ваше підприємство не пустувало і не зазнавало збитків від нестачі кадрів.
У складання графіка може брати участь первинна або незалежна профспілкова організація і вносити свої корективи з урахуванням побажань співробітників.
Ознайомте всіх співробітників до складеного графіку під розписку. Уявіть документ керівнику підприємства. Отримайте під графіком число, підпис і резолюцію «Стверджую».
Ви в будь-який момент можете внести в затверджений графік поправки і коригування з урахуванням ситуації і мінливих умов. Всі зміни вносите до відповідних колонки форми Т-7, і кожен раз пред'являйте документ для ознайомлення і підпису керівнику підприємства.