заступник начальника
відділу діловодства
управління справами
Федеральної служби з праці
і зайнятості, державний
радник Російської
Федерації 2 класу
Своєчасну здачу працівниками первинних документів до бухгалтерії можна забезпечити складанням локального нормативного акту, умовами трудового договору, посадовими інструкціями, а також елементами преміювання.
В силу специфіки роботи бухгалтер постійно готує і здає в установлені законодавством терміни звіти про діяльність своєї організації до вищих інстанцій і контролюючих відомств. Більшість звітів формується на підставі первинної документації, яка надходить до бухгалтерії від відповідних структурних підрозділів, окремих працівників, а також суміжних підприємств і організацій. Головну роль в даному випадку відіграє своєчасність надходження документів. У статті ми розглянемо, як її досягти від персоналу організації.
Заходи забезпечення своєчасності надходження первинних документів
По-перше, слід закріпити порядок передачі документації в бухгалтерію у відповідному локальному нормативному акті організації.
Такий акт повинен строго регламентувати весь документообіг в організації. Потрібно прописати механізм внутрішнього переміщення первинних документів, терміни їх доставки, а також П. І. Б. та посади працівників, відповідальних за їх здачу і контролюючих даний процес.
Локальний нормативний акт повинен бути досить докладним і доступним для розуміння кожним працівником. Слід чітко прописати не тільки порядок і правила здачі документів, але і ті наслідки, які можуть очікувати як самого працівника, який порушив встановлений порядок, так і організацію в цілому (у вигляді штрафних санкцій, пені, додаткових перевірок з боку наглядово-контрольних органів).
По-друге, в трудових договорах з працівниками, які за родом своєї діяльності зобов'язані здавати первинні документи в бухгалтерію, слід зафіксіроватьнеобходімость оформлення і здачі останніх. При цьому конкретний порядок роботи з документацією потрібно вказати в посадовій інструкції працівника.
По-третє, для виключення випадків втрат документів (працівник наполягає на тому, що документи здав, а бухгалтер їх не бачив) їх передачу з підрозділу в підрозділ, від працівника до працівника і в бухгалтерію потрібно контролювати шляхом записів у відповідному журналі здачі і отримання документів під підпис із зазначенням дати. Крім того, можна знімати копії з документів, на яких одержувач робить позначку про час отримання оригіналу, а також ставить свої П.І.Б. та посада.