Нещодавно мій керівник доручив мені придбати все, що потрібно для гідної зустрічі і частування наших клієнтів і ділових партнерів - у нас в приймальні звичайно є тільки каву і чай. Який набір продуктів, посуду і т.п. вважається мінімально необхідним для зустрічі відвідувачів?
Як правило, прийом відвідувачів офісу супроводжується частуванням. Дотримуючись законів гостинності, організація сприяє формуванню сприятливого враження про себе в громадській сфері: у партнерів, клієнтів, інвесторів і т.д. Секретар повинен обговорити з керівником перелік напоїв і продуктів, які повинні знаходитися в офісі і використовуватися для частування гостей, їх марки і асортимент і грошову суму, що виділяється на сервісні функції.
Можна запропонувати керівнику для обговорення наступний перелік:
Продукти харчування й напої
Якщо керівник вважає за необхідне наявність в офісі спиртних напоїв, до переліку можна включити десертне вино, коньяк, горілку і продукти, які подаються у вигляді легкої закуски: маслини, м'ясні продукти у вигляді нарізки, сири з яких готують маленькі бутерброди (канапе), ікру і т.д. У секретаря може зберігатися пляшка шампанського для урочистих випадків.
Для прийому гостей слід придбати:
- чайник і необхідні пристосування для приготування кави: кавоварка, апарати для варіння еспресо і капучіно.
В офісі прийнято подавати чорну мелену каву, а його краще готувати в кавоварці; швидкорозчинним кави користуються при звичайних робочих прийомах або при візитах рядових відвідувачів;
- чайний і кавовий сервізи (оптимальний варіант сервізу - строгі форми, білий колір, без малюнка).
Іноді для приготування кави можна використовувати чайний сервіз з невеликими чашками. У деяких фірмах крім повсякденного сервізу з небиткого скла використовується дорогий сервіз з тонкого фарфору для особливо важливих відвідувачів;
- два набори скляних (або кришталевих) склянок: стандартні ємністю 200-250 мл і високі для прохолодних напоїв ємністю 250-300 мл. Їх можна також використовувати для сухого вина і джина, наповнюючи при цьому приблизно на три пальці;
- келихи для шампанського (краще використовувати не у вигляді вазочок, а традиційні - вузькі і високі - їх зручніше зберігати);
- маленькі чарки для міцних напоїв;
- закусочні тарілки;
- вази і салатники;
- блюдо для бутербродів;
- блюдо або ваза для тістечок і фруктів;
- одноразовий посуд (нею користуються при організації імпровізованого буфета для своїх співробітників);
- столові прилади (ножі, виделки, чайні ложки);
- кілька таць різної величини (під кришталеві склянки підійдуть підноси з білого металу); бажано мати і сервірувальна столик на колесах;
- серветки (набір паперових і 6 штук полотняних, однотонних, підрубаний), підставка для паперових серветок;
- пластикові, плетені або полотняні серветки під сервіровки прилади;
- одноразові скатертини;
- цукорниця з щипцями, конфетніца, лопаточка для тортів і тістечок;
- дві вази для невисоких композицій з квітів і одна - для великих букетів;
- кілька ножів і обробні дошки - для хліба і овочів;
- консервний ніж, штопор;
- кілька попільничок (якщо в офісі дозволено курити), сигарети, сірники, запальнички, газ для запальничок;
- гумові рукавички і засоби для миття посуду;
- рушники (можна одноразові);
- серветки для пилу;
- засоби для миття вікон, стекол в шафах, моніторах і т.д .;
- поліроль для меблів.
Бажано, щоб предмети сервіровки відповідали загальному стилю оформлення офісу і корпоративному стилю в цілому.
Для здійснення сервісних функцій необхідно виділити спеціальне приміщення (зону). Секретарю знадобляться: електричний чайник, ножі, консервні ножі, ножиці для розтину вакуумних упаковок, обробні дошки, піднос (або столик сервіровки на колесах), рушники і т.д.
Гості не повинні довго чекати частування, тому до початку переговорів у секретаря повинно бути готове все необхідне.
Анонси майбутніх номерів