Роботодавець може затвердити в організації локальний нормативний акт, який регулює зміну головного бухгалтера. У ньому слід передбачити, що при зміні головного бухгалтера в обов'язковому порядку здійснюється передача справ і матеріальних цінностей, а також вказується порядок прийому-передачі справ, в тому числі проведення обов'язкової інвентаризації. З цим актом потрібно ознайомити головного бухгалтера ще при прийомі на роботу під розпис (п. 3 ст. 68 ТК РФ).
Новий бухгалтер, який прийшов на місце головного бухгалтера, має право брати участь у здачі-приймання справ тільки після ознайомлення з локальним нормативним актом і підписання трудового договору.
"Новенького" потрібно прийняти в організацію як старшого бухгалтера або заступника головного бухгалтера на період передачі справ. У штаті фірми не повинні одночасно числитися два головних бухгалтера. Якщо заміну для головбуха ще не знайшли, то справи може прийняти керівник або бухгалтер компанії, тимчасово виконуючий обов'язки головного бухгалтера на підставі наказу.
Передача справ при зміні бухгалтера проводиться на підставі розпорядчого документа керівника (розпорядження, наказ). У ньому відображають:
- осіб, відповідальних за прийом-передачу справ;
- терміни прийому-передачі справ;
- порядок проведення прийому-передачі справ;
- документальне оформлення процедури прийому-передачі справ, в тому числі затвердження акту прийому-передачі справ.
Акт прийому-передачі справ складають у довільній формі у двох примірниках. У ньому вказують:
- дату передачі документів;
- найменування, дати і інші реквізити переданих документів;
- інформацію про відсутніх в бухгалтерії документах, про виявлені розбіжності і невідповідності облікових даних.
Акт підписують керівник, колишній і новий головні бухгалтери. Акт можна завірити печаткою організації. Один примірник акта залишається в організації, а інший передають раніше бухгалтеру.
До акта додаються результати інвентаризації майна і зобов'язань: грошових коштів (в касі і на розрахунковому рахунку), товарів, матеріалів, основних засобів, дебіторської та кредиторської заборгованості.
Які документи потрібно оформити при зміні головного бухгалтера?