Причини, за якими у компанії може утворитися переплата в розрахунках з контрагентом
1. Покупець помилився в платіжному дорученні. Це найпростіша ситуація з усіх. Переплата виникає, якщо покупець помилково перерахував більше, ніж слід було.
2. Постачальник затримує поставку вже оплачених товарів. Відмовитися від товарів покупець може згідно з пунктом 3 статті 511 Цивільного кодексу РФ. За умови, що цього не забороняє договір.
3. Продавець надав неякісні товари, за які раніше отримав аванс. Покупець має право розірвати договір, якщо продавець поставив неякісні товари, а усунути недоліки в короткий термін неможливо (ст. 523 Цивільного кодексу РФ).
4. Підрядник неякісно виконав роботи, оплачені авансом. У такій ситуації замовник має право вимагати зменшення ціни (ст. 723 Цивільного кодексу РФ). За умови, що цього не забороняє договір.
5. Одна зі сторін розірвала за непотрібністю договір, за яким перераховано аванс. Наприклад, будь-яка зі сторін може розірвати договір транспортної експедиції (ст. 806 Цивільного кодексу РФ).
Який набір документів вам знадобиться оформити, щоб розібратися з «надлишками», залежить від кількох обставин. Швидко зорієнтуватися в цьому вам допоможе схема нижче. У статті ми дамо зразки для кожного документа. Заодно підкажемо, доведеться коригувати щось в розрахунку ПДВ.
Які документи вам знадобляться, щоб розібратися з переплатою постачальнику
Акт про звірку розрахунків з контрагентом
Коли стане в нагоді документ Важлива деталь Найчастіше переплата у покупця виникає, якщо сторони змінюють умови договору або розривають його.
Якщо є розбіжності з контрагентом по перерахованим сумам, без акту звірки вам не обійтися. Пояснимо.
Припустимо, за вашими даними компанія переплатила комусь із постачальників. Але в бухгалтерії продавця ніяких зайвих сум поки не бачать. Або інша ситуація: ви перераховували контрагенту за одним договором або за різними кілька платежів. І в підсумку загальна сума, яку отримав продавець, відрізняється від тієї підсумкової, що значиться в контракті. У цих ситуаціях, щоб і вам, і постачальнику не заплутатися з платежами, краще провести звірку розрахунків. Результати звірки оформите актом.
Як краще оформити
Акт звірки платежів продавець і покупець складають спільно. Щоб скоріше отримати результат, оформите самі такий документ з даними з вашого обліку і направте його продавцеві. Йому залишиться лише вписати в бланк свої показники і підписати його.
Часта помилка В акт звірки розрахунків з контрагентом краще включити всі реквізити первинного документа.
Що ще важливо позначити в акті? Перш за все, за яким договором ви звіряєтеся. А потім уточніть суми за кожною накладною і оплаті.
До акта прикладіть супровідний лист, в якому ви просите продавця звірити розрахунки. У ньому вкажіть договір, про який йде мова, і в якій формі ви хочете отримати акт звірки.
Оскільки на підставі акта постачальник буде повертати гроші, то йому швидше за все знадобиться, щоб в документі були живі підписи і кольорові друку.
Що перевірити в розрахунку ПДВ
Вирішіть разом з продавцем, що ви будете робити з переплатою. Або повертати її на розрахунковий рахунок, або переводити на інший договір. Але в будь-якому випадку коригувати ПДВ лише на підставі акту звірки не потрібно. Дочекайтеся від продавця виправлених документів або повернення грошей.
Лист з проханням повернути переплату або провести залік
Коли стане в нагоді документ
У будь-якій ситуації, крім тієї, коли мова йде про розірвання або про зміну умов договору, ви направите контрагенту лист про повернення або заліку «надлишків».
Ось найпростіша ситуація. Переплата виникла через помилки в платіжці. В такому випадку вносити зміни в договір або тим більше розривати його не знадобиться. Адже ви просто перерахували помилково більше, ніж слід було. Проводили ви звірку розрахунків з контрагентом чи ні, в будь-якому випадку вам треба відправити лист продавця з проханням повернути гроші або зарахувати їх в рахунок майбутніх поставок (див. Зразок нижче).
Як краще оформити
Складіть документ на фірмовому бланку вашої компанії. У листі уточніть, за яким конкретно договору виникла переплата і в якій сумі. При цьому позначте, чого ви очікуєте від продавця: щоб він повернув гроші або провів залік за іншими договорами. У першому випадку приведіть реквізити вашого розрахункового рахунку. А в другому - номер і дату договору, на який ви просите перекинути переплату. Найчастіше контрагенти все-таки вважають за краще документ з живими підписами і кольоровими штампами. В такому випадку доведеться відправити його поштою або передати разом з кур'єром.
Що перевірити в розрахунку ПДВ
Отже, ви виявили переплату. Спочатку розповімо, як ця обставина вплине на розрахунок ПДВ. Припустимо, ви допустили помилку в платіжці, перераховуючи продавцеві аванс. А постачальник, не розібравшись, виписав на всю отриману суму, включаючи переплату, авансовий рахунок-фактуру. Якщо саме так сталося і ви прийняли до відрахування ПДВ з переплати, то попросіть продавця виправити авансовий рахунок-фактуру. На ту дату, коли він це зробить, анулюйте запис в книзі покупок або додатковому аркуші до неї, якщо квартал вже закінчився. Потім прийміть ПДВ до відрахування по новому рахунку-фактурі.
Якщо ж ви перерахували зайві гроші вже після того, як отримали товари від продавця, то нічого виправляти не доведеться.
А доведеться щось виправити по ПДВ на той момент, коли продавець вам поверне гроші? Зовсім ні. Ніяких додаткових рахунків-фактур на повернуту суму продавець не виставить.
Тепер розповімо, що треба зробити, якщо постачальник не поверне гроші, а зарахує надлишки в рахунок майбутнього договору з вами. Тоді перекинута сума стане по суті авансом. Однак ПДВ з такої суми приймати до відрахування з бюджету небезпечно. Справа в тому, що спочатку, коли перераховували гроші постачальнику, ви вказали в платіжці в якості підстави інший договір. А значить, всіх умов для відрахування ПДВ з авансу ви не виконуєте. Краще дочекайтеся відвантаження і тільки потім скористайтеся вирахуванням. Це нам підтвердили як в Мінфіні Росії, так і в податковій службі.
Угода про розірвання чи зміну договору
Коли стане в нагоді документ
У тому випадку, якщо ваша компанія встигла перерахувати постачальнику аванс, а угода не відбулася, вам знадобиться угоду про розірвання чи зміну договору. Припустимо, ви отримали неякісний або прострочений товар. У підсумку вирішили розірвати або змінити договір. У цій ситуації звичайним листом не обійтися.
Розірвати або змінити договір можна за згодою обох сторін або в ряді випадків з ініціативи однієї з них (ст. 450 Цивільного кодексу РФ). Але ніде в законодавстві чітко не сказано, який документ скласти. Перевірте, що ви з цього приводу прописали в договорі з контрагентом. Зазвичай боку оформляють окрему угоду.
Як краще оформити
В угоді має сенс передбачити, в якому порядку продавець поверне покупцеві переплату або зарахує її в рахунок інших договорів. Обмінюватися додатково листами в такій ситуації не має сенсу. Зразок угоди з пунктом про повернення переплати ми привели нижче.
Втім, буває і так, що одна зі сторін повідомляє про розірвання чи зміну договору в односторонньому порядку. Тоді, в принципі, можна обійтися без двосторонніх угод. Але в такому разі все ж є ризик, що у вашого постачальника виникнуть проблеми з вирахуванням.
Що перевірити в розрахунку ПДВ
ПДВ з перерахованої постачальнику суми авансу ви напевно прийняли до відрахування. А тепер, отримавши назад кошти, вам доведеться податок відновити. Підстава - підпункт 3 пункту 3 статті 170 Податкового кодексу РФ.
Головне, про що важливо пам'ятати
1 Щоб розібратися з переплатою, вам може знадобитися звірка розрахунків з продавцем. В цьому випадку направте йому на підпис акт, заповнений за вашими даними.
2 Якщо ви розірвали договір або змінили його умови, то відновите ПДВ, який прийняли до відрахування з авансу.
Додатково про розрахунки з контрагентами
Документ: пункт 3 статті 170 Податкового кодексу РФ.
Тест Покупець помилково заплатив постачальнику більше, ніж належало за договором. Перш ніж вирішувати питання про повернення грошей, постачальник попросив підписати акт звірки розрахунків за договором. Чи необхідні в такому акті друку сторін? Так, є обов'язковим реквізитом акту звірки розрахунків Ні, сторони можуть скласти акт звірки розрахунків в довільній формі Суворої форми для акту звірки розрахунків з партнером немає. Тому покупцеві і продавцеві друку годі й проставляти.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте у другому півріччі