На наш погляд, особова картка, складена при прийомі працівника на роботу в період дії застарілих постанов за старими формами, підлягає переоформленню лише в тому випадку, якщо нормативний акт, який стверджує нову форму, прямо це передбачає. А Постанова № 1 не містить такого припису. Тому ми вважаємо, що особисті картки працівників, складені на співробітників до введення в дію Постанови № 1, не повинні переоформляти.
Однак необхідність переоформлення особової картки може бути пов'язана, наприклад, з тим, що з часом вона прийшла в непридатність. Норми, що регулюють подібну ситуацію, відсутні. Ми можемо порекомендувати роботодавцю видати наказ, на підставі якого в цьому випадку буде оформлятися особова картка за формою, затвердженою Постановою № 1, з перенесенням в неї всіх відомостей, що містяться у раніше складеній особовій картці працівника. Такої ж думки дотримуються більшість фахівців в області кадрового обліку.
В силу неврегульованості цього питання на законодавчому рівні саме в наказі необхідно вказати причини переоформлення особової картки. З даним наказом необхідно ознайомити працівників, чиї особисті картки переоформляються. В особовій картці в якості реквізиту присутній особистий підпис співробітника, отже, проставляючи свій підпис, він підтверджує достовірність відомостей, що містяться в переоформленої особовій картці. У той же час «стару» особової картки роботодавець зобов'язаний зберігати протягом 75 років 1.
Дублікат документа - повторний примірник оригіналу, що має юридичну силу 2. Переоформлена Особиста картка не буде дублікатом, тому що протягом трудової діяльності працівника особова картка стане поповнюватися новими записами, і за змістом вже не буде відповідати «старої» особовій картці. Тому і позначка «Дублікат» на ній проставлятися не повинна. Проставляти чи на переоформленої особовій картці позначку про те, що вона складена замість «старої», залишається на розсуд роботодавця.
Пункт 28 ГОСТу Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Повернутися назад