На основі власного досвіду, ми постаралися намалювати портрет успішного офіс-менеджера, який вписався б в структуру будь-якого digital агентства і зайняв би гідне місце в ланцюжку виконання рутинних і спонтанних завдань.
Розмірковуючи на цю тему, на думку спадають слова з одного дорослого мультфільму: «професій багато, але прекрасніше всіх кіно, хто в цей світ потрапив навіки щасливий став!» Далі все пам'ятають.
В якомусь сенсі digital агентство можна порівняти з кіностудією. Та ж метушня, ті ж віражі на поворотах, той же згуртований організм, той же аврал і постійна режисура проектів.
Відсутність якихось жорстких обмежень і регламентів, мінімальна бюрократія і по-домашньому комфортна атмосфера роботи, роблять світ digital агентств привабливим і захопливою для шукачів. Цікавим і оригінальним робить світ digital демонстрація кейсів і проходять промо-акції, високі технології і нестандартні підходи. Тут завжди є місце креативу, фантазіям і самореалізації.
Але будь-який співробітник зможе безболісно вписатися в атмосферу легкого хаосу і неформального спілкування? На прикладі нашого агентства ми постараємося тезисно викласти, як правильно вибрати хорошого офіс-менеджера і не допустити провалу.
Місія офіс-менеджера проста і зрозуміла, а обов'язки різноманітні і часом непередбачувані. Саме цим і відрізняється наш офіс-менеджер від будь-якого іншого офіс-менеджера або секретаря.
У нашому бізнесі успіх справи визначають деталі - хороші фахівці. Але механізм справний тільки тоді, коли всі деталі працюють злагоджено - ось домогтися злагодженості, гармонії і запустити цей механізм - і є робота офіс-менеджера.
Почасти саме офіс-менеджер створює умови, при яких співробітники працюють продуктивно і оперативно, він завжди тримає руку на пульсі, знає всіх і кожного і, подібно Чіпу і Дейл, завжди поспішає на допомогу.
Якщо не звертати уваги на деякі деталі, то новий офіс-менеджер може стати не підтримкою, а тягарем. І вже через кілька місяців ви будете хапатися за голову від лавини необроблених запитів і зростаючого потоку скарг ваших співробітників. Неписьменний, ледачий офіс-менеджер, який не любить свою роботу - це реальна загроза зриву проекту і підриву репутації агентства. Вирішувати, звичайно, Вам. Але мета нашої статті, поділитися своїм досвідом і допомогти керівникам digital і креативних агентств прийняти правильне рішення, про яке не довелося б шкодувати.
Звичайний день рядового офіс-менеджера посередній і закінчується рівно в 6, але в агентствах часто трапляються екстрені потреби:
Як висновки хотілося б озвучити кілька рекомендацій, які дозволять уникнути неприємностей при виборі фахівця на цю, здавалося б, незначну посаду.
З професійних навичок: володіння комп'ютером на рівні просунутого користувача (включаючи програми Power Point і Photoshop), спілкування з оргтехнікою на «ти», знання англійської не нижче рівня Intermediate, грамотна мова і лист, відмінні комунікативні навички. Ще бажано володіти початковими знаннями в сфері технологій і тенденцій, наприклад, щодо мобільних пристроїв і Інтернету.
Що стосується рис характеру, вони теж не маловажні при виборі кандидата. Хороший офіс-менеджер повинен бути життєрадісним оптимістом, не піддаватися стадному почуттю, вміти радіти успіху оточуючих і мати своє захоплення або хобі. В ідеалі слідувати девізу: «Роби добро і кидай його в воду».
А ще він повинен бути відповідальним, пунктуальним, готовим до ненормованого робочого дня і неформальному взаємодії з колективом в режимі реального часу. Почуття стилю і вміння себе подати, можуть стати додатковою перевагою і істотним плюсом.
Але найголовніше і, мабуть, головна властивість цієї людини - це непереборне бажання працювати саме з вами, розуміти і приймати місію вашого агентства і бути готовим слухати, поглинати і вчитися.
Компанія: CreativePeople
Посада: Директор з розвитку
До вищесказаного хочеться додати наступне. По-перше, дуже здорово, коли офіс менеджер знає англійську мову і дружить з програмами-перекладачами, так як крім ізучанія звернень іноземних клієнтів, офісної феї можна поставити в обов'язки пошук інформації за межами рунета. Це можуть бути референс, статті, які можуть бути цікаві тим чи іншим співробітникам, конкурси, в яких можна брати участь.
І нарешті, дуже важливо, щоб фея, музи або богиня завідувачка офісом випромінювала позитив і усмішку - продуктивність праці інших співробітників в цьому випадку подвоюється або навіть потроюється!
Дмитро Лушніков
Компанія: Inspiration
Посада: Креативний директор
Мені здається, що з перерахованих якостей, які прямо так і просяться в резюме, головне - це життєрадісна людина. Адже офіс-менеджер приходить раніше всіх, всіх вітає і зустрічає, налаштовує на позитивну робочу атмосферу. Взагалі атмосферу офісу і створює офіс-менеджер. Ця людина повинна виблискувати і посміхатися, навіть якщо все навколо зовсім не так як хотілося б. Він повинен розуміти, коли принести кави як частинку радості в роботу, а коли просто тихо прийти і поставити на стіл, щоб не заважати. Життєрадісне ставлення до всього і почуття такту - ось головні цінності цієї професії в нашій сфері.