Так як таблиці часто містять повторювані або однотипні дані, програма Excel надає кошти для автоматизації введення. До числа наданих коштів відносяться: автозавершення, автозаповнення числами і автозаповнення формулами.
Для автоматизації введення текстових даних використовується метод автозаповнення. Його застосовують при введенні в осередки одного стовпця робочого листа текстових рядків, серед яких є повторювані
В ході введення тексту в черговий осередок програма перевіряє відповідність введених символів рядкам, наявними в цьому стовпці вище. Якщо виявлено однозначний збіг, введений текст автоматично доповнюється. Натискання клавіші ENTER підтверджує операцію автозавершення, в іншому випадку введення можна продовжувати, не звертаючи уваги на пропонований варіант.
Можна перервати роботу засобу автозавершення, залишивши в стовпці вільну позицію. І навпаки, щоб скористатися наявними можливостями кошти автозаповнення, заповнені осередки повинні йти поспіль, без проміжків між ними.
Заповнення прогресією. Щоб точно сформулювати умови заповнення осередків, слід дати команду Правка - Заповнити прогресія. У діалоговому вікні Прогресія вибирається Розташування (по рядках, по стовпцях), Тип (арифметична, геометрична, по датах, автозаповнення). Одиниці (тільки якщо тип Дати - день, робочий день, місяць, рік), задається граничне значення і Крок (можливо автоматичне визначення кроку). Після клацання на кнопці ОК програма Excel автоматично заповнює осередки відповідно до заданих правил.
Ця операція виконується так само, як автозаповнення числами. Її особливість полягає в необхідності копіювання посилань на інші осередки. В ході автозаповнення до уваги приймається характер посилань у формулі: відносні посилання змінюються відповідно до відносним розташуванням копії і оригіналу, а абсолютні посилання залишаються без змін.
У таблиці 1 наведені правила оновлення посилань при автозаповнення уздовж рядка або уздовж стовпчика.
Таблиця 1. Правила оновлення посилань при автозаповнення.
Приклад створення діаграми
Звернемося до прикладу 1 - Таблиця пробігу автомобіля. Перетворимо таблицю, додавши в неї ще один рядок:
Натискаємо на кнопку Далі - відкривається друге вікно: Джерело даних діаграми. У цьому вікні можемо додати або видалити дані.
Знову натискаємо на кнопку Далі - відкривається вікно: Параметри діаграми. Виберемо назву діаграми - Пробіг автомобілів - і підпис до осі Y - км. Додамо таблицю даних. Приберемо легенду (Авт 1, Авт 2), оскільки легенда дублюється в таблиці даних. Залишимо ключ легенди - вказівка кольору діаграм для першого і другого автомобіля. Натискаємо на кнопку Далі.
В останньому вікні - Розміщення діаграми - вибираємо розміщення на поточному аркуші. Після натискання на кнопку Готово з'являється створена діаграма.
У побудованій діаграмі можна окремо форматувати її частини: заголовки. таблицю даних. область побудови - власне діаграму і область діаграми - зовнішню область, що охоплює і таблицю, і діаграму. Для форматування потрібно виділити відповідну область і клацнути на кнопці Формат. В процесі форматування можна вибрати шрифт і розмір букв, товщину і колір ліній (або їх відсутність), колір заливки і т.д. У підсумку отримуємо представлену діаграму.
Етапи створення діаграми
Розглянемо тепер докладніше етапи створення діаграми.
Створення діаграми здійснюється за чотири кроки.
Перший крок . Перше вікно Майстра діаграм. зване Тип діаграми. викликається клацанням на кнопці панелі інструментов.Окно складається з двох вкладок.
Програма Excel дозволяє підключати створені раніше користувачем типи діаграм. Для цього на вкладці Нестандартні в областіВивесті слід вибрати опціюДополнітельние.
Після вибору типу діаграми потрібно клацнути на кнопкеДалее.
Другий крок. Розкривається наступне діалогове вікно - Джерело даних діаграми - з двома вкладками. На цих вкладках можна уточнити область осередків з даними для побудови діаграми або вказати іншу область осередків.
Для таблиці, яка містить не менше двох рядів, можна задати, в якій послідовності повинен відбуватися перебір осередків при побудові діаграми. Якщо задана опція Ряди в рядках. то внутрішній перебір проводиться по рядках, а зовнішній - по стовпцях; тобто спочатку перебираються всі рядки для першого стовпця, потім - все рядки для другого і т.д. При цьому в якості підписів до осі X використовуються назви стовпців. У розглянутому вище прикладі встановлена опція Ряди в рядках. тому проводиться перебір спочатку в понеділок для першого і другого автомобіля, потім у вівторок і т.д. Як підписів використовуються назви днів тижня.
Якщо задана опція Ряди в стовпцях. то внутрішній перебір проводиться за стовпцями, а зовнішній - по рядках; тобто спочатку перебираються всі стовпці для першого рядка, потім - всі стовпці для другої і т.д. Як підписів по осі Х використовуються назви рядків. Якщо цю опцію встановити в розглянутому прикладі, то в діаграмі спочатку будуть представлені всі пробіги першого автомобіля, а потім другого.
Третій крок. У наступному діалоговому вікні - Параметри діаграми - встановлюються деталі оформлення діаграми. Переходьте між закладками, зокрема, визначається, чи з'явиться на діаграмі легенда, таблиця значень і заголовок діаграми.
На вкладці Тема можна ввести назви діаграми і осей координат.
На вкладці Осі можна вказати, зображується вісь на діаграмі чи ні, а також визначити характер підписів міток осі X.
ВкладкаЛініі сітки дозволяє замовити відображення координатної сітки, яка істотно спрощує порівняння величин, представлених на діаграмі. Для кожної осі можна встановити режим відображення на екрані тільки головних або головних і допоміжних ліній сітки.
Вкладка Легенда використовується, коли потрібно пояснити діаграму. В області Розміщення можна вибрати позицію легенди. Легенду можна перемістити також за допомогою миші.
ВкладкаПодпісі даних дозволяє помістити написи на самій діаграмі, наприклад, біля стовпчиків на столбчатой діаграмі або біля точок на лінійчатої діаграмі. В області Підписи значень представлені варіанти підписів, що залежать від обраного типу діаграми. Якщо необхідно вставити мітки даних, то поруч з ними можна також показувати ключ легенди.
За допомогою вкладкіТабліца даних можна вставити під діаграмою таблицю даних. У цій таблиці виводяться вихідні дані діаграми. Таблиця розміщується таким чином, що дані з'являються відповідно до рубрик осі Х під відносяться до них стовпчиками або точками діаграми. В заголовки рядків таблиці можна також вставити ключ легенди.
Четвертий крок - розміщення діаграми. У четвертому вікні Майстра діаграм можна вибрати: чи помістити діаграму на поточному аркуші таблиці або на окремому аркуші.
Складну і насичену діаграму краще розташовувати на окремому аркуші. У цьому випадку, з одного боку, простіше здійснити підгонку її розміру під стандартний аркуш паперу, а з іншого боку, не виникне проблем при імпортуванні її в програму PowerPoint.
Після завершення всіх необхідних установок слід клацнути на кнопкеГотово.
Для того щоб змінити діаграму, перш за все її слід виділити клацанням миші. Після цього в рядку меню з'явиться новий пункт: Діаграма. У цьому меню зібрані команди, призначені для виклику діалогових вікон Майстра діаграм. Викликавши потрібне вікно, можна змінити настройки діаграми.
Форматування елементів діаграми
У побудованій діаграмі можна змінювати її окремі елементи: осі координат, заголовки, область побудови діаграми, вбудовану таблицю, лінії сітки, а також охоплює область - область діаграми.
Для форматування потрібного елемента потрібно його виділити, а потім відкрити меню Формат і викликати діалогове вікно. Діалогове вікно для форматування виділеного елемента можна викликати також одночасним натисканням клавіш
Зміна розмірів діаграми
Зміна розмірів і взаємного розташування частин діаграми проводиться за допомогою миші. При цьому слід враховувати, що зовнішня рамка обмежує поле діаграми. Тому спочатку зовнішню рамку доцільно розширити, а після закінчення форматування зменшити до потрібних розмірів.