Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)
Жоден з цих документів не встановлює ні порядок відкликання працівника з відрядження, ні порядок продовження відрядження.
Згадаймо, які документи оформляє роботодавець при направленні працівника у службове відрядження.
Якими документами оформляється відрядження
Приймаючи рішення про направлення співробітника у відрядження, роботодавець:
Форми первинних облікових документів організація має право розробити самостійно
Первинні облікові документи повинні бути затверджені керівником організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у службове відрядження за формою № Т-9 або самостійно розробленою формою;
- посвідчення про відрядження за формою № Т-10 або самостійно розробленою формою, що підтверджує термін перебування працівника у відрядженні із зазначенням дати приїзду в пункт (пункти) призначення і дати виїзду з нього (з них) (п. 7 Положення про відрядження);
- видає працівнику під звіт грошовий аванс на відрядження, включаючи добові.
Термін відрядження визначається роботодавцем з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення (п. 4 Положення про відрядження).
Після повернення зі службового відрядження співробітник протягом трьох робочих днів зобов'язаний (п. 26 Положення про відрядження):
До авансового звіту працівник повинен докласти посвідчення про відрядження, документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд і про інших витратах, пов'язаних з відрядженням (п. 26 Положення про відрядження).
Крім авансового розрахунку, йому також потрібно представити письмовий звіт про виконану у відрядженні роботу, узгоджений з керівником свого структурного підрозділу (п. 26 Положення про відрядження).
Документальне оформлення зміни терміну відрядження
Положення про відрядження. Порядок відкликання з відрядження або продовження її терміну може бути встановлений в положенні про відрядження, прийнятому в організації. У ньому, зокрема, може бути визначено, що при необхідності рішення про відкликання співробітника з відрядження (продовження спочатку встановленого терміну) приймає генеральний директор за погодженням з безпосереднім керівником відрядженого працівника і уповноваженим представником приймаючої сторони. Рішення оформляється наказом керівника організації.
Оплата витрат на відрядження в цьому випадку проводиться за час фактичного перебування у відрядженні.
У разі зміни терміну відрядження вносити зміни в службове завдання, наказ або посвідчення про відрядження не потрібно, але доведеться оформити додаткові документи.
Замість наказу про зміну терміну відрядження - резолюція
На практиці нерідко буває, що перерахунок витрат на відрядження бухгалтерія проводить на підставі посвідчення про відрядження з резолюцією керівника організації, наприклад такий:
Наказ про відкликання з відрядження або продовження її терміну допоможе обгрунтувати виникли додаткові витрати і визнати їх в повній сумі в податковому обліку.
Відкликання з відрядження
Відкликати співробітника з службової поїздки роботодавець може в кількох випадках, наприклад:
- в зв'язку з достроковим виконанням працівником службового завдання;
- якщо під час проходження працівника до місця відрядження у виконанні службового завдання відпала необхідність;
- неможливо виконати службове завдання з незалежних від працівника причин.
Якими документами оформляється відкликання працівника з відрядження, покажемо на прикладі.
Які документи потрібно оформити для відкликання співробітника з відрядження?
Щоб відкликати співробітника з відрядження, потрібен відповідний наказ керівника організації.
Уніфікованої форми такого наказу немає, тому він складається в довільній формі на підставі службової записки начальника структурного підрозділу, де трудиться відряджений працівник
Отримавши від начальника структурного підрозділу службову записку про відкликання працівника з відрядження (зразок наведено на с. 98), керівник організації поставить на ній:
Зразок 1. Зразок службової записки
Після цього відділ кадрів підготує наказ від відкликання працівника з відрядження.
При наявності наказу керівника організації начальник структурного підрозділу, в якому працює відряджений працівник, повинен повідомити працівника про відкликання з відрядження.
З наказом співробітник буде ознайомлений під розпис після повернення з відрядження.
А причини, через які він повернувся раніше, працівник викладе в звіті про виконану роботу за уніфікованою формою № Т-10а або формі, самостійно розробленої організацією і затвердженої її керівником.
Табель. Якщо співробітник повернувся з відрядження достроково, в табелі обліку робочого часу з дня його виходу на роботу буде проставлятися один з «робочих» кодів залежно від графіка його роботи, наприклад літерний код Я або цифровий 01 (тривалість роботи в денний час).
Перерахунок авансу. На підставі наказу про відкликання з відрядження бухгалтерія зробить перерахунок суми грошового авансу на відрядження, виданого працівнику перед від'їздом у відрядження.
Зразок 2. Зразок наказу
Невитрачений залишок співробітник може повернути в касу організації, або ця сума буде утримана з його заробітної плати (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
При виплаті заробітної плати можна утримувати не більше 20% нарахованої суми (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Продовження терміну службового відрядження
З яких причин може знадобитися продовження терміну відрядження? Відрядження може бути продовжена, наприклад, у зв'язку з виробничою необхідністю, коли:
- в цьому зацікавлена приймаюча сторона;
- роботодавець доручає відрядженому працівникові додатковий обсяг роботи;
- - працівник не встигає виконати завдання на відрядження, в тому числі з незалежних від нього причин.
Продовження можливе і через хворобу співробітника, а також у зв'язку з транспортними проблемами (наприклад, запізненням поїзда, літака, відсутністю квитків і т. Д.).
Які документи потрібно оформити для продовження відрядження?
Як і в разі відкликання з відрядження, для продовження терміну відрядження потрібен наказ керівника організації. Він оформляється на підставі службової записки начальника структурного підрозділу, де трудиться відряджений працівник. Зразок службової записки дивіться на с. 101.
Отримавши від начальника структурного підрозділу службову записку, керівник організації приймає рішення і ставить на ній:
Далі відділ кадрів підготує наказ про продовження терміну відрядження. Зразок наказу наведено нижче.
Про продовження терміну відрядження працівнику повідомить начальник структурного підрозділу, в якому він працює.
З наказом співробітник зможе ознайомитися після повернення з відрядження. У звіті про виконану роботу за уніфікованою формою № Т-10а або формі, самостійно розробленої організацією, він вкаже причини, за якими затримався у відрядженні.
Зразок 3. Зразок службової записки
Табель обліку робочого часу. Якщо співробітник затримався у відрядженні, в табелі ці дні будуть відзначені літерним кодом До або цифровим 06 без зазначення відпрацьованих годин.
Залучення працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні провадиться з їхньої письмової згоди (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)
Розрахунок з працівником. Після повернення з відрядження зі співробітником буде зроблено розрахунок, а саме:
- виплачені добові в повному розмірі (п. 11. 17 і 19 Положення про відрядження);
- відшкодовані документально підтверджені витрати по найму житлового приміщення в розмірі, визначеному колективним договором або локальним нормативним актом (п. 14 і 21 Положення про відрядження);
- виплачений середній заробіток за всі дні роботи за графіком, встановленим в організації, яка відряджає, а також за дні перебування в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі (п. 9 Положення про відрядження).
Зразок 4. Зразок наказу
