Нерідко функції кадрової та бухгалтерської служби перетинаються між собою. Зрозуміло, що баланс між цими підрозділами залежить від штату компанії і розмірів того чи іншого відділу. Але очевидно, що бухгалтер не буде радий, якщо на нього навантажать кадрові питання, так само як і «кадровик» не захоче займатися бухгалтерією. І розібратися в тому, що в чиїй компетенції, не завжди легко.
Працюємо за поняттями
Як має бути…
На жаль, ідеальної організаційної структури не буває. На неї накладаються відбитки масштабності і спрямованості бізнесу, політики керівництва і традицій робочого процесу, сформованого за час існування компанії. Якщо, наприклад, юридична або консалтингова фірма складається з 10-20 осіб (разом з керівниками), роль окремо сформованого кадрового відділу здається мізерною. У цьому випадку «незапорошену» роботу цілком може взяти на себе бухгалтерія.
Чи не з метою образити, але в пошуках пріоритетів зауважимо, що в більшості своїй бухгалтерська служба з декількох штатних одиниць значно більше потрібні організації, так як «кадровики» більше відповідають за внутрішній порядок, а бухгалтер, безсумнівно бере участь у внутрішніх процесах, частіше подає інформацію в зовнішні структури. Можливо, саме тому компанії частіше нехтують окремим формуванням відділу по персоналу і приписують додаткові обов'язки бухгалтерам. Але, погодьтеся, було б дивно, якби все складалося навпаки.
На практиці стає ясно: до чтого не дотяглася рука менеджера по персоналу (якщо така взагалі знайдеться), тим доведеться зайнятися бухгалтеру. На ситуацію можна подивитися і з іншого боку: зате все, що стосується кадрів і фінансових та податкових питань, буде зосереджено в одному підрозділі. Але тут, як то кажуть, головне не переборщити.
«Я ще й вишивати можу, і на машинці теж ...»
Забавно, що з огляду на існуючу недомовленості між двома «пересічними» посадами на ринку праці виникла вакансія бухгалтера-«кадровика». До претендентів висуваються вимоги знань не тільки в області обліку на ділянці зарплати і спеціалізованого програмного забезпечення для працівника бухгалтерії, але також вітається досвід роботи з міграційним законодавством і безпосередньо з правилами рекрутингу та оформлення на роботу. Знайдеться птах і більш високого польоту керівник відділу праці та заробітної плати, в обов'язки якого входить здача звітності по ЄСП, «відвідування» Пенсійного фонду, розрахунок зарплати, а також управління системою мотивації, ведення і оптимізація управлінського і кадрового обліку. Тут пояснення може бути наступним: або в співробітника потребує компанія з мінімальним штатом, або фірма знаходиться в пошуках саме таку людину, який на попередній роботі займався всім і відразу не маючи чіткої директиви.
Нерідко трапляється ситуація, коли адекватному взаємодії «кадровиків» і бухгалтерів заважають «апаратні» протиріччя. Найчастіше кадрова служба підприємства веде облік в одній базі даних (вірніше, користується табличним процесором типу Excel), а потім створені в ній табеля роздруковують і вже в паперовому вигляді віддають бухгалтерам, які і вносять їх вже в 1: С. Подібний алгоритм дій може створити чималі проблеми при видачі зарплати, і в підсумку постраждають співробітники, вимушені отримати гроші на руки із запізненням. Чи можна уникнути подібних проблем і які складнощі пов'язані з вирішенням цього питання?
О. Фартуна,
фінансовий директор, Москва
Нам часто доводиться стикатися з проблемою автоматизації кадрового обліку та бухгалтерського на ділянці заробітної плати. Рішення можуть бути найрізноманітнішими. Найпростіше вести табеля відразу в 1: С, розділивши при цьому повноваження між бухгалтером і «кадровиком». Коли ж немає можливості або бажання включити «кадровика» в систему, можна реалізувати автоматичне заповнення табеля в 1: С з будь-якого табличного документа. Ми одного разу розробляли для кадровика ряд реєстрів, необхідних їй в роботі. Було реалізовано на Excel кілька реєстрів, які потім роздруковувалися, підшивалися і служили підставою для завантаження в програму. Це доцільно, якщо має місце невелика чисельність кадрів. Крім того, можна організувати погодинне автоматичне заповнення табеля - шляхом електронної реєстрації приходу і відходу співробітників. Але, на жаль, багатьом таким «автоматизаторів» підвладний тільки одну ділянку. Щоб домогтися остаточної сумісності кадрових і бухгалтерських даних, необхідно скористатися додатковими обробними програмами, які і будуть всю інформацію автоматом переводити в формат бухгалтерського ПО. Але перш ніж зайнятися пошуком такого рішення, варто оцінити масштаб і доцільність витрат на подібний проект.
Т. Єгорова,
фахівець в області фінансів, Твер
Час зіграв злий жарт
У моїй практиці консультанта був випадок, коли «кадровики» вели облік в Excel. В один прекрасний момент вирішили кадрову службу нарешті автоматизувати. При безпосередньому «переозброєння» «кадровики» продумали тільки свій розділ - ввели заповнення табеля за допомогою допоміжних таблиць приходу і відходу співробітників на роботу, з яких Excel вважав фактично відпрацьований час і підставляв в розроблену форму табеля інформацію у вигляді «ГГ: ХХ»: ( тобто наприклад, «10-й годині 30 хвилин»). Кадровий працівник в кінці місяця не без захвату роздрукувала всі це «творчість» і віднесла бухгалтеру з розрахунку заробітної плати. Але виявилося, що 1: С сприймає час тільки в десятковому форматі! Таким чином, по кожному співробітнику за кожен день місяця треба було перевести дані з хвилин в частки від години. Це була просто катастрофа! Замість того, щоб домогтися більш точного обчислення заробітної плати, в результаті отримали «кашу-Малаша», яку і донині виправляють.