* Зберігаються 3 роки за умови завершення податкової перевірки або ревізії для бюджетників і госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади. При виникненні суперечок, слідчих і судових справ документи треба притримати до прийняття остаточного рішення.
** При відсутності особових рахунків зберігають 75 років.
Як ми вже говорили, головному бухгалтеру видніше, як і де зберігати касові документи. Тим більше що Правила роботи архівів пропонують із структурних підрозділів до архіву передавати тільки справи постійного або тривалого (більше 10 років) зберігання та паперу з особового складу. Однак вище зазначено, що касові документи живуть лише 3 роки (в ідеалі). Таким чином, довше зберігати доведеться тільки розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на видачу зарплати, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат, коли не ведуть особових рахунків. І саме їх потрібно передавати в архів через тривалого терміну зберігання.
Перед передачею в архів ще раз перевіряють оформлення, правильність формування документів, відповідність номенклатурі справ. У разі виявлення недоліків відповідальні за складання працівники зобов'язані їх усунути.
Ухвалення кожної справи проходить в присутності працівника підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ (додаток 1 до Правил роботи архівів) роблять позначки про прийом тієї чи іншої папки. А що ж робити, якщо на підприємстві відсутня архів і немає можливості забезпечити зберігання документів? Тоді паперу передають до відповідного держархів за описом справ, узгоджених з його експертно-перевірочною комісією.
Недотримання термінів зберігання касових документів можна сміливо назвати порушенням порядку ведення касових операцій. За це очікує адмін-штраф від 8 до 15 НМДГ (136-255 грн) або ж від 10 до 20 НМДГ (170-340 грн), якщо протягом року порушення повторюється - ст. 1642КоАП. Правда, право розглядати дані справи і накладати стягнення надано органам Державної контрольно-ревізійної служби в Україні. Тому покарають далеко не всіх.
Але якщо зовсім не вберегли касову книгу (загубилася, згоріла, намокла) або кілька касових ордерів втратили, то можливі і інші санкції, наприклад, за неоприбуткування готівки, видачу авансу без повного звіту за попередньо видані грошові кошти та інші неприємності. Отже, не випробовуйте долю і правильно зберігайте касові документи.
