Досить часто співробітники бухгалтерій підприємств цікавляться питанням: чи потрібно шляховий лист на машину, взяту в оренду? Адже зі своїми, штатними автомобілями все зрозуміло, все правила ведення обліку розписані.
Розглянемо для цього чотири ситуації:
- приватна особа орендує авто у приватної особи;
- машину орендує приватна особа у юридичної в особистих цілях;
- транспортний засіб бере напрокат компанія в іншої компанії;
- фірма орендує автомобіль у власного співробітника.
Якщо договір оренди укладається між двома приватними особами, і вони обходяться просто довіреністю на керування автомобілем, то ніяких путівок, природно, потрібно не буде. Але тільки в тій ситуації, коли машина береться людиною для поїздок у особистих справах. Якщо ж машину бере співробітник компанії для поїздок в робочих цілях, то тоді доцільніше укласти договір не між співробітником і його приятелем, а зробити це від імені контори.
Друга ситуація, коли приватна особа бере машину, допустимо, для турпоїздки в інше місто, теж не вимагає путівки. У договорі можна тільки відзначити мета оренди автомобіля.
Коли орендар - юридична особа
Коли авто береться у власника, що є юрособою, в службових цілях, то питання, чи потрібні шляхові листи на орендований автомобіль, не виникає. Адже підприємство витрачається не тільки на саму оренду, але і на бензин та інші ПММ. Кожна з цих витрат повинна бути економічно обгрунтована, інакше до цього може причепитися при перевірці податковий інспектор. Будь витрата підприємства повинен бути спрямований на отримання доходу, щоб його можна було врахувати в цілях зменшення оподатковуваної бази.
Документ, який підтвердить витрати компанії на паливо, як раз і є шляховий лист. Тому не так важливо, хто є господарем автомобіля: якщо витрати понесені за рахунок коштів підприємства, то правильно відобразити їх у податковій звіті допоможе саме путівка.
Але що робити, якщо начальство комусь зі своїх співробітників каже: «зганяє на вокзал за відрядженим до нас співробітником і забери його багаж»? А потім точно так же просить привезти канцтовари, тому що вантажівка компанії в ремонті, і, нарешті, вимагає розвезти по всіх контрагентах в Північній столиці новорічні презенти! А які можуть бути пробки в мегаполісі, і скільки в них згорає бензину, добре уявляє будь-який водій.
Природно, співробітник візьметься за доручення, попросивши оплатити йому бензин. Тому автоматично виходить, що його особиста машина в оренді, але чи потрібен шляховий лист? У цій ситуації потрібен не тільки шляховий лист, але і договір оренди автомобіля фірмою у приватної особи.
Сам по собі договір оренди теж нічого не дасть, тому що податкові органи вважатимуть цю оренду нецільовим витрачанням коштів.
Коли можна не оформляти дорожній лист
Якщо немає часу возитися з усіма цими паперами, а потім скрупульозно вписувати всі витрати в бухгалтерську звітність, то тоді господареві контори простіше виплатити винагороду і оплатити витрати на бензин та інші витрати з власних коштів.
Адже податковому інспектору не доведеш, що новорічні презенти контрагентам, а тим більше - їх своєчасна доставка, допомагають підприємству отримати прибуток. Всі розуміють, що це так, що хороший психологічний клімат допомагає укладання подальших угод, тільки ось податківці можуть порахувати це недостатньою підставою. Отже і витрати порекомендують віднести на якісь господарські або інші витрати. І добре, якщо ще не нарахують підприємству штраф.