Статті по Бухобліку
Але, на жаль, далеко не завжди буває можливим слідувати саме цій інструкції. Тому нижче пропонуємо основні правила, які допоможуть зменшити негативні наслідки поліцейської перевірки.
Отже, в офісі з'явилися співробітники поліції, які стверджують, що зараз буде проводитися перевірка.
Головне - не панікувати! Дотримуйтесь наших рекомендацій - що і як робити, якщо у вас поліція з перевіркою.
1. Перевірити документи самих перевіряючих
Співробітники поліції зобов'язані пред'явити свої службові посвідчення, представитися і пояснити причину їх приходу. Якщо зробити це вони виявляються - можна сміливо викликати поліцію по 02. Дані посвідчення бажано сфотографувати і ретельно переписати всю міститься в них інформацію.
2. З'ясувати підстави перевірки
Крім посвідчень співробітники поліції повинні пред'явити постанову про проведення обстеження приміщень, про проведення обшуку (виїмки). З документа завжди можна з'ясувати причину інтересу поліції до компанії.
3. Переконатися, що поліція не помилилася
У документах про проведення перевірки уважно вивчайте реквізити (найменування організації, ОГРН, ІПН та ін.). При розбіжності або навіть незначної помилку в найменуванні організації можна не пускати поліцейських в офіс. Навіть якщо це чисто технічна помилка (помилка) і перевірка в будь-якому випадку пройде, з'явиться додатковий час на підготовку до візиту поліції.
4. Відпустити додому співробітників, якщо немає прямої заборони залишати приміщення
Має сенс відпустити з роботи більшу частину співробітників компанії на час проведення поліцейської перевірки. Йдеться про рядових співробітників, в присутності яких немає необхідності. Для цього є кілька причин:
- перевірка - стрес для співробітників, а найслабші можуть піддатися грубому психологічному впливу;
- зайве товариські співробітники, самі того не бажаючи, можуть поділитися з поліцією чимось «потаємним», про що перевіряючим знати зовсім не треба;
- в ході перевірки все одно відсутні умови для повноцінної роботи.
Необізнані співробітники можуть нашкодити компанії на перевірці
Наш досвід показує, що працівники компаній нехтують своїми правами в ході поліцейських перевірок, а часом - просто не здогадуються про їх існування, сумлінно виконуючи всі вимоги перевіряючих з однією лише думкою - «швидше б все закінчилося». Також типові випадки, коли співробітники правоохоронних органів отримують потрібну інформацію від працівників компанії, коли керівництво компанії навіть і не здогадується про прибуття оних. При цьому також непоодинокі випадки, коли після закінчення всіх перевірочних заходів та звернення до нас директорів перевіряються компаній виявляється, що під виглядом обшуку оперативними співробітниками проводилися звичайні перевірочні заходи у вигляді обстеження. Відрізнити ж перевірочні заходи від обшуку у працівників компанії просто не вистачає знань і навичок.
6. Віддавати документи тільки за описом, і тільки якщо вилучення законно
Вилучення документів проводиться у присутності керівника організації (її уповноваженого представника) і двох понятих. При цьому треба простежити, щоб була складений докладний опис вилучених документів і завірена обома сторонами.
7. Фіксувати свої зауваження і уважно вивчати протокол
Якщо є хоч найменші сумніви в законності тих чи інших дій співробітників поліції, необхідно записати зауваження при складанні протоколу обстеження, а після - уважно прочитати протокол. Він повинен бути підписаний всіма учасниками, в тому числі, уповноваженим представником компанії. Якщо в документі щось записано невірно або зовсім не зафіксовано, також варто внести і зафіксувати всі зауваження.
Як захиститися від фіктивних доказів провини
Якщо перевірка в компанії ініційована конкурентом, не виключено, що в хід підуть навіть не зовсім законні дії - наприклад, поліцейським навмисно «підкинуть» компромат. В результаті серед вилучених паперів з'явиться зайвий документ, в комп'ютері - новий файл, в бухгалтерській базі - «ліві» операції тощо
Тому при вилученні слід звернути пильну увагу на те, щоб співробітники поліції обмежили доступ до внутрішніх джерел електронних носіїв (опломбували системний блок). Паперові документи треба ретельно упакувати в коробки, заклеїти скотчем і опечатати, скріпивши підписами присутніх.
Що можна зробити до того, як прийшла поліція
Основна мета поліцейської перевірки - отримати докази, що підтверджують вчинення злочину. Тому найчастіше поліція приходить без попереджувальних дій - запитів документів, виклику до себе керівництва компанії та ін. - так, щоб компанія не встигла вивезти або знищити докази і підготувати співробітників до перевірки.
Тим не менш, є набір певних дій, які допоможуть заздалегідь підготуватися до поліцейської перевірки, а значить звести до мінімуму її негативні наслідки.
1. Організувати віддалене зберігання документів і інформації
Зберігати всі документи, «первинку», податкову і бухгалтерську звітність безпосередньо в компанії небезпечно. Ось чому передача бухгалтерії на аутсорсинг в даному ракурсі має ще одну важливу перевагу - раптово нагрянула поліцейським можна сказати, що всі необхідні папери знаходяться у обслуговуючої компанії, і через кілька днів папери будуть надані для перевірки. Природно, поліцейські поспішать до провайдера аутсорсингових послуг, однак буде достатньо часу підготуватися до їхнього візиту.
2. Стосовно особливо важливих документів ввести режим комерційної таємниці
3. Зберігати інформацію на зовнішніх носіях і віддалених серверах
Оптимально працювати тільки з зовнішніми носіями (в тому числі серверами) і не зберігати нічого на жорстких дисках комп'ютерів. Сервер повинен знаходитися в окремому приміщенні. При вилученні техніки поліція не зможе виявити дані, які знаходяться на віддалених серверах, так як вони фізично зберігаються в іншому місці. Крім того, для такої інформації можна встановити додатковий захист, а при необхідності швидко стерти відомості або перенести їх на інший віддалений сервер.
З точки зору безпеки даних найефективнішим і вигідним рішенням є передача бухгалтерії на аутсорсіг. У великих провайдерів даних послуг всі дані зберігаються на серверах, розміщених в надійних і захищених дата-центрах, що виключає можливість будь-якого стороннього втручання в інформаційну систему компаній-клієнтів.
4. Виключити користування неліцензійним програмним забезпеченням
Далеко не всі компанії можуть дозволити собі покупку і регулярне оновлення ліцензованого програмного забезпечення Використання ж контрафактного ПЗ пов'язано з серйозними фінансовими репутаційні та юридичними ризиками - є ризик не тільки втратити важливу інформацію, а й стати жертвою шахраїв, які при першій-ліпшій можливості використовують отриману конфіденційну інформацію проти компанії та її керівництва.
В даному випадку все, хто зробив вибір на користь аутсорсингу бухгалтерії, також знаходяться в більш вигідному становищі, так як великі аутсорсингові компанії користуються виключно легальним ПО і передають його в оренду своїм клієнтам.
5. Не зберігати в офісі документи і печатки більше однієї компанії
Коли в ході перевірки поліція знаходить в офісі або на складі компанії друку різних юридичних осіб та підприємців, то у перевіряючих відразу виникають підозри у використанні схем мінімізації податків з участю фірм-одноденок. А значить, доведеться давати правдоподібні пояснення з приводу їх походження.
Очевидно, що якщо ті ж печатки та документи будуть знайдені в офісі аутсорсингової компанії, то питань і претензій не виникне. Все буде виглядати цілком логічно.
У разі приходу поліції в офіс система буде фіксувати всі дії перевіряючих, в тому числі незаконні.
7. Провести інструктаж співробітників
Необхідно розповісти всім і кожному, як вести себе на випадок раптової появи в офісі співробітників поліції. Окремим працівникам треба дати чітку вказівку покинути офіс, а іншим - усюди супроводжувати перевіряючих і фіксувати їх дії.
8. Програти ситуацію раптової появи в офісі співробітників поліції
Дуже важливо заздалегідь підготувати сценарій поведінки співробітників в разі раптової перевірки і програти ситуацію. Цей план дій допоможе не панікувати, діяти швидко і ефективно. Кожен буде знати, що йому робити і як реагувати. Також необхідно визначити працівника, який буде вести всі переговори з поліцією. У ролі «парламентера» повинен виступати заздалегідь визначений і підготовлений працівник.
FAQ по поліцейським перевірок
Що робити, якщо поліція виявила значну суму готівки?
Одне з основних правил безпеки бізнесу - не зберігати в офісі наднормативну «готівку». Якщо чомусь вирішили зберігати, то хоча б окремо в конверті з позначкою «особисті кошти» і фразою директора (головного бухгалтера і т.д.): «Вдома ненадійно і всі річні заощадження тримаю тут». Також можна спробувати прибрати готівку в особисту сумку співробітника - якщо мова не йде про обшук, то оглядати особисті речі поліція не має права.
Але взагалі, це помилка, яку складно виправити. Якщо ще не вилучені касові документи, то краще терміново скласти договір позики з директором (і природно, оформити «пріходнік»). Якщо вилучені, то можна сказати, що це особисті кошти або позику, який не встигли оформити. Версії погані, але хороших в такій ситуації немає.
Що робити, якщо на складі товару більше, ніж за документами?
Звичайно, зберігати на «білому» складі неврахований товар, - не найкраще рішення, простіше забезпечити «лівий» склад. Але якщо вистачило сміливості помістити на склад «неврахованки», а перевіряючі її виявили, то є кілька обгрунтувань на такий випадок:
- «Не оприбутковували з вини комірника або постачальника, він привіз зайвий товар, збираємося повернути» (звичайно, якщо ви домовитеся з постачальником про цю версію). До речі, можливо, що цей товар дійсно неузгоджений, з будь-якими вадами, що не пройшов огляд і т.д. Тобто надлишок не завжди свідчить про порушення.
- «Знову склади переплутали, на іншому складі зараз недостача» (і швидко дзвонимо на цей склад). Взагалі, наявність декількох складів - це основа для торгівлі (природно, запас на кожному складі не повинен перевищувати загалом по організації).
- «Тільки що привезли» (при можливості узгодження з постачальником або підготовки щодо надійних накладних).
- «Це не наш товар, а на відповідальному зберіганні» (тільки заздалегідь підготуйте договір про можливості такого зберігання з третьою особою).
Які незаконні дії з боку поліції можливі в ході перевірки?
- вимога того, чого не має права вимагати, або має право, але ми не зобов'язані це виконувати;
- при огляді (обстеженні) зазвичай відкривають шафи, тумбочки і т.д. хоча не має права самостійно цього робити;
- огляд особистих речей в рамках абсолютно іншого заходу;
- вилучення не відносяться до перевірки предметів і документів;
- погрози, переконання в тому, чого немає, моральний тиск;
- обмеження свободи пересування працівників під виглядом необхідності отримання пояснень;
- банальні крадіжки;
- проведення перевірочних заходів без відповідних документів.
- неподання копій документів, які є підставою для проведення перевірочних заходів.
Що робити, якщо почався поліцейський беззаконня?
Іноді натиск збивається примітивної «грою в ідіота». Так, в ході однієї перевірки директор просто сказав: «Нічого відповідати і робити не буду, а в офісі у нас стоять камери, встановлені не мною, а« безпечники », з яким зараз не можу зв'язатися, так що давайте спокійніше». Таким чином перший порив був збитий (а він найнебезпечніший), потім в поліцію було здано зустрічну заяву на тих, хто вимагав порушення кримінальної справи, і сторони перейшли від залякування до переговорів.
Ще один, перевірений на практиці, варіант на випадок, якщо поліція закриває всіх в одному приміщенні і відбирає засоби зв'язку, - послатися на те, що комусь із співробітників компанії (якого необхідно терміново «евакуювати» з місця проведення перевірки), стало погано зі здоров'ям. У даній ситуації поліцейські зобов'язані викликати «швидку».
Чому перевірки поліції часто закінчуються плачевно
Наш досвід показує, що при появі в офісі компанії співробітників поліції виявляються такі функціональні прогалини:
- відсутність єдиного алгоритму дій для всіх співробітників компанії, що може привести до дезорганізації діяльності компанії, і, як результату - виникнення хаосу, що полегшує неправомірний доступ співробітників поліції до цінної інформації;
- некомпетентність працівників компанії при ідентифікації автентичності пропонованих документів, і, як наслідок, ризик проникнення в компанію осіб, які не є співробітниками правоохоронних органів;
- неможливість самостійного виявлення та припинення незаконних дій поліцейських.
- відсутність заходів профілактики, що дозволяють своєчасно виявляти проблемні зони компанії, привабливі для перевіряючих;
- відсутність мотивації співробітників компанії захищати інтереси компанії і незнання своїх прав, в зв'язку з чим вони легко піддаються психічному тиску з боку недоброчесних співробітників правоохоронних органів;
- відсутність контактних даних структур і підрозділів, куди можна звернутися on-line при порушенні перевіряючими законів і норм поведінки;
- відсутність термінової кваліфікованої юридичної підтримки.
І нарешті, трохи про те, що обіцяє компанії проведення в її офісі перевірки за участю представників правоохоронних органів.
Серед інших можна виділити основні негативні наслідки:
- викрадення цінної інформації;
- заморозка ділової активності компанії;
- втрата репутації;
- підготовка для реалізації рейдерського захоплення;
- величезні витрати на адвокатів і (або) «відступні» витрати силовим структурам;
- арешт активів, збитки, упущена вигода;
- порушення кримінальної справи відносно власників бізнесу або співробітників компанії.
Але всього цього негативу можна уникнути, якщо заздалегідь підготуватися до візиту поліції заручитися підтримкою компетентного юриста або адвоката.
Звертайтеся - ми завжди на зв'язку!