Для яких цілей на підприємстві може знадобитися архівування всієї переписки в корпоративної пошти?
Контроль за діями співробітників
Найбільш затребувана функція архівації пошти. Маючи доступ до копій всього листування підлеглих керівник в будь-який момент може відновити, наприклад, історію листування з клієнтом і переконатися, в тому наскільки відповідально співробітник виконує свої посадові обов'язки. Чи був відправлений відповідь на лист замовника? Чи був відповідь оперативним (копії зберігають оригінальні дату і час повідомлення)? Чи було електронного листа працівника по суті і вичерпним? Нарешті, чи був він елементарно ввічливий з підрядником / клієнтом?
Особливо корисним властивістю тіньового копіювання є неможливість саме співробітника вплинути на те які листи потраплять в архів, а які ні - копіюється все незалежно від його бажання або дій. Тобто він може видалити «незручне» повідомлення в своїй поштовій скриньці і спустошити кошик і навіть відформатувати жорсткий диск свого комп'ютера, однак повідомлення в архіві залишиться недоторканним.
Здійснювати контроль за корпоративною листуванням співробітників може як сам керівник особисто, так фахівець служби безпеки компанії (при наявності такої) або будь-які інші відповідальні особи - в залежності від конкретного випадку.
Можливість відновлення листування
Якщо доступ до пошти здійснюється по протоколу POP3 і зберігання повідомлень відбувається на комп'ютерах користувачів, вельми вірогідна втрата всього листування в разі виходячи з ладу жорсткого диска або зараження вірусом. В такому випадку відновлення з архіву забезпечить швидке відновлення робочого листування, клієнтської бази, ділового процесу в цілому.
Архівація пошти з юридичної точки зору
Технічна реалізація копіювання листування
Якщо доступ відповідального співробітника до цього ящика здійснюється по протоколу IMAP, можлива сортування копій повідомлень по папках. Наприклад, ієрархічна структура:
У більшості випадків цього цілком достатньо. Користувачеві ящика з копіями потрібно лише стежити за тим, щоб він не переповнявся і не були перевищені ліміти квот на максимальний обсяг, яку він обіймав повідомленнями або на їх максимальну кількість.
висновок
Контроль за корпоративною поштою за допомогою її архівації (тіньового копіювання) - потужний засіб захисту від витоків комерційної таємниці, засіб контролю і оцінки ефективності діяльності співробітників, а також створення резервної копії на випадок виходячи з ладу обладнання або програмного забезпечення. Складно переоцінити важливість корпоративної пошти в бізнес-процесах сучасної компанії, архівація ж дає керівникові потужний засіб контролю за її потоками.