Кошторисно-договірний відділ не винен, у нього просто не було програми
Щомісячна проблема - які обсяги виконаних робіт можна підписати підряднику відповідно до обсягами, підписаними замовнику, - перетворюється в великий головний біль. Особливо, якщо дані з кошторису з замовником не збігаються з даними з кошторису з підрядником. Наприклад, у замовника кошторис загальна, згорнута, а у підрядника деталізована, детальна або навпаки. А ще: не вчасно зіставлені взаєморозрахунки - винні в СДО, немає відомостей про історію взаємин з тим чи іншим підрядником або замовником - знову нарікають на СДО.
Незважаючи на те, що діяльність кошторисно-договірного відділу прийнято вважати регламентованої, на практиці ж такою вона не є. Адже зазвичай в компетенцію співробітників даного відділу, крім складання і перевірки кошторисів і актів, входять такі завдання як: створення договорів з замовниками та підрядниками, контроль термінів, облік умов договорів (якщо немає юридичної служби, то саме СДО відповідає за це).
В результаті нестачі в спеціалізованих засобах автоматизації виникає замкнуте коло. Керівництво будівельної компанії з об'єктивних причин хоче, щоб в частині кошторисно-договірних аспектів був порядок. У той же час, поняття «автоматизація відділу», «впровадження спеціалізованого ПЗ» в розрахунок беруться не завжди.
Але це тільки з одного боку. З іншого боку, профільних комп'ютерних рішень, орієнтованих саме на СДО, на ринку практично немає. А точніше не було до недавнього часу.
Спеціалізоване «Готове рішення для СДО»
Компанія «АЛТІУС СОФТ» розробником такої програми виступила, назвавши її точно і по справі: «Готове рішення для СДО» (малюнок 1).
Взагалі основний програмний продукт компанії це масштабна, готова ERP-система управління будівельним підприємством «АЛТІУС - Управління будівництвом». Однак думка на додаток до цієї системи створювати окремі програмні продукти для кожного відділу будівельної організації виникла не випадково.
Все частіше і частіше потенційні і діючі клієнти компанії «АЛТІУС СОФТ» стали говорити про те, що СДО повинен працювати в рамках своєї компетенції. Тобто, незалежно від даних, якими володіють інші відділи. Іншими словами, щоб робота не замикалася на те, що співробітник іншого підрозділу не подав дані вчасно або просто забув це зробити. Адже запитують щось все одно з СДО. Причому аж до того, що співробітники цього відділу повинні самостійно відслідковувати процес підготовки документа, його візування, терміни дії, подальше зберігання і багато інших моментів.
Можливості для СДО
Отже, що ж може програма «Готове рішення для СДО», і чим вона корисна для відповідного підрозділу.
У програмі реалізовані наступні функції:
Підготовка та облік договорів за єдиними стандартами (малюнок 2). Завдяки цьому можна швидко зробити вибірку документів і обробити їх за заданими критеріями. Наприклад: по об'єктах, замовникам, виконавцям, сумам договорів, відповідальним особам, типам будівництва (промислове, цивільне, дорожнє) і так далі.
Розподіл робіт по субпідрядним організаціям з їх подальшим контролем термінів, обсягів, вартості.
Формування та перевірка КС-2, КС-3.
Ведення документообігу (зберігання, візування, сканування документів, контроль переміщення паперових копій).
Наскрізний облік всього ланцюжка: замовник, генпідрядник, субпідрядник (рисунок 3).
Система нагадувань для можливості поетапного відстеження кожного договору.
Імпорт кошторисів з MS Excel і кошторисних програм, а також формування комерційних кошторисів за власними, внутрішньофірмовим нормативами (як для замовника, так і для підрядника).
Отримання звітів по виконанню робіт, проектів, договорів, які демонструють все, що стосується замовників, субпідрядників і розподілу робіт.
Ведення «Картки підрядника», в якій можна відстежити всю історію робіт з конкретним підрядником за будь-який період часу.
Робота в єдиній базі контрагентів (замовників і субпідрядників). Причому такої бази немає в жодного бухгалтерії, ні в будь-якому іншому відділі. У ній містяться всі дані про субпідрядників, навіть про тих, співпраця з якими з якихось причин не відбулося.
Це лише короткий перелік функцій програми «Готове рішення для СДО». Основна її завдання: стандартизувати і автоматизувати діяльність кошторисно-договірного відділу. Зробити так, щоб співробітники СДО мали необхідних даними в оперативному режимі, могли отримувати завчасні нагадування про відхилення від термінів виконання робіт, знали, який договір необхідно пролонгувати. Загалом, стали володарями реально працюючого інструменту, який би полегшив їхню професійну діяльність.
Співробітники шукають, розробник знайомить, начальник СДО відгукується
До речі, за відгуками слухача одного з минулих інтернет-семінарів, начальника СДО компанії «Капітал-буд» Курносова Євгенія, правильно і важливо працювати в єдиній базі даних субпідрядних організацій. Однак такі інструменти, як Word або Excel, зручними для цієї мети не є. На думку Євгена, програма «Готове рішення для СДО» містить безліч корисних функцій для даного відділу, і її освоєння було б відмінним кроком на шляху до автоматизації бізнесу.