Хто не має права видавати лікарняні
Далі ми поговоримо про інші ризики, з якими ви можете зіткнутися при виплаті посібників. Я підкажу, як діяти, щоб уберегти гроші компанії.
Як правило, розпізнати підробку виходить, тільки коли ФСС відмовив у відшкодуванні допомоги. Тому дуже важливо навчитися відрізняти оригінал від фальшивки. Зараз це перш за все завдання бухгалтерів. На допомогу нам чиновники соцстраху розробили пам'ятку з основними ознаками підробленого листка.
Насамперед оціните загальний вигляд бланка (див. Зразок нижче).
Справжній лікарняний повинен бути насиченого блакитного кольору. Від центру до країв колір переходить від світлого відтінку до більш темного. Якість паперу на дотик нагадує ту, на якій друкують грошові купюри. Схожі і захисні знаки - волокна рожевого, світло-зеленого і синього кольорів (яскравішими і помітними вони будуть в ультрафіолетовому світлі), а також водяні знаки. Якщо піднести лікарняний до вікна або яскравого світла, то ви побачите ці знаки - логотипи з написом «ФСС РФ». І звичайно, мікротекст «ЛІСТОКНЕТРУДОСПОСОБНОСТІ» (1) в таблиці «Звільнення від роботи» в графі «Підпис лікаря».
Далі зверніть увагу на осередки листка. У справжнього лікарняного вони світло-жовті, а у підробки, як правило, білі. Ревізори радять пробивати бюлетені по електронній базі загублених та викрадених лікарняних. Для цього треба зайти на сайт fss.ru в розділ «Діяльність фонду» і виберіть «Недійсні бланки листків непрацездатності». Далі забийте номер бланка (2), зазначений у правому верхньому кутку листка під штрихкодом. І якщо такий порядок цифр система знайде, то в відшкодування ревізори відмовлять.
Щоб цього не сталося, можна заздалегідь перевірити, чи існує взагалі медична організація, від імені якої видано листок (3). В наші дні інформацію практично про кожному лікувальному закладі можна знайти в Інтернеті.
Дуже важливо, щоб найменування медичної організації відповідало відбитку печатки клініки (5). І ще сигналом фальшивки можуть бути грубі порушення в розділі «Заповнюється лікарем медичної організації» листка (6).
Наприклад, не вказано період стаціонарного лікування або, скажімо, стоїть підпис і прізвище лікаря, який не працює в даній медичної організації. З'ясувати це нескладно. Достатньо зателефонувати туди і запитати, чи приймає відвідувачів конкретний фахівець.
Питання - Нам співробітник недавно приніс цілий лікарняний лист разом з нижнім корінцем, який зазвичай відривають в поліклініці. Таке може бути? Або це швидше за все підробка?
- Правильно, що ви звернули на це увагу. Адже співробітники повинні приносити лікарняні без нижньої відривній частині. Корінець завжди залишається в лікувальному закладі. Працівникам його не видають.
Звичайно, і відмовляти в допомозі відразу теж не можна. Можливо, лікар просто-напросто забув відірвати корінець. Раджу вам спочатку перевірити, чи є ознаки того, що це фальшивка. А якщо у вас все ж залишаться сумніви, то зателефонуйте своєму лікарю і уточніть.
На практиці липовий лікарняний далеко не рідкість. Але багато співробітників навіть не підозрюють, що їм загрожує за такий фальсифікація. По-перше, це штраф, який може досягати 80 тис. Руб. А, по-друге, як альтернатива, арешт строком на півроку (ч. 3 ст. 327 КК РФ). Тому проведіть з працівниками бесіду і роз'ясніть їм всю серйозність ситуації. Навіть якщо прислухається тільки частина з них - вже добре.
Керівництву такий обман теж явно не сподобається. Відпочинок, який працівник сам собі влаштував, змінивши ситуацію хворим, буде вважатися прогулом. А за це можна і зовсім втратити роботу.
Помилка в лікарняному
Коли ваші співробітники приносять лікарняні листи, в першу чергу звертайте увагу на дати і відомості про пацієнта. Адже помилка в лікарняному листі в цих реквізитах найпоширеніші і до того ж найбільш небезпечні для компанії.
Найчастіше лікарі неправильно пишуть дату народження пацієнта, плутають дні видачі листка непрацездатності. Приклади з практики пов'язані в основному з невірним зазначенням місяця початку хвороби і навіть року. В імені хворого теж не дивно помилитися, особливо якщо воно рідкісне або надто складне. Здавалося б, така дріб'язкова помилка в лікарняному листі не заважають зрозуміти, хто саме і коли був на лікарняному у вашій компанії. Однак в соцстраху витрати через таких помилок можуть зняти. Тому листок потрібно замінити.
Легко заплутатися в датах, які вказують в таблиці «Звільнення від роботи», якщо у листка є продовження. Особливо якщо другий бланк видає вже зовсім інша клініка. Часто дні в обох листках задваіваются. Звичайно, коли співробітник в один і той же день закрив первинний лікарняний лист і відкриває новий в інший поліклініці, претензій до документу не буде. Але у всіх інших випадках перетин дат буде вказувати на помилки. А значить, якщо ви не хочете втрачати гроші компанії, бланк доведеться замінити.
Слідкуйте також за тим, яка посада лікаря вказана в однойменній графі. Наприклад, якщо ви збираєтеся видати співробітниці допомога по вагітності та пологах, то бланк повинен виписати саме акушер-гінеколог. Інакше ФСС швидше за все відмовиться відшкодовувати посібник.
Історія з практики. Представники відділення ФСС відмовилися прийняти до заліку витрати на виплату допомоги. Листки непрацездатності були оформлені з порушенням, а виправлення були внесені вже після прийняття бланків до оплати. Однак судді трьох інстанцій визнали, що фонд відмовив компанії даремно.
Помилки були визнані несуттєвими і усуненими. Наприклад, лікар не заповнив рядок «Приступити до роботи» і не вказав дату видачі нового листка. Інший бюлетень продовжили без рішення лікарської комісії Таке рішення є обов'язковим, якщо людина хворіє довше 15 календарних днів.
Звичайно, ревізори були незадоволені тим, що виправлення внесли вже після того, як заплатили допомоги. Але суд відхилив і цей аргумент. Діючі правила не забороняють виправляти недоліки і не встановлюють термін для цього. А в тому, що працівники дійсно хворіли, ніхто не сумнівався. Значить, ревізори зобов'язані зарахувати витрати.
Копії з лікарняних листів
Переконати ревізорів в тому, що посібники співробітникам ви платили небезпідставно, допоможуть копії лікарняних. Судіть самі. Якщо листки загубляться, то представники соцстраху набагато швидше повірять копій документів, ніж вашому чесному слову. Дублікат для компанії в поліклініці виписувати не стануть, раз бланк втратив не співробітник. Запитувати корінці теж ризиковано: можна довго прочекати або взагалі отримати в результаті відмова.
Тому простіше відразу, як тільки співробітник приніс бюлетень, зняти з нього копію. Запевнити її печаткою компанії і підписом відповідального співробітника. Наприклад, головного бухгалтера.
До речі, є ще один привід запастися копіями лікарняних заздалегідь - чорнило на такому документі одного разу можуть просто зникнути. Бухгалтери дійсно вже зіткнулися з подібною проблемою. Хтось каже, що бланк вицвітає від підвищення температури, деякі припускають, що тут справа в часі.
втрата листка
Нерідко на практиці оригінали лікарняних листів губляться. Особливо часто таке буває, коли компанія або її підрозділ переїжджають. На жаль, допомоги по втраченим листками непрацездатності ФСС відшкодовувати не стане.
За допомогою дубліката лікарняного цю проблему теж вирішити не вдасться. Є всього два випадки, в яких лікувальний заклад має оформити дублікат. По-перше, якщо в лікарняному ви знайшли помилки. А по-друге, якщо бюлетень втратив сам працівник.
Причому до того самого моменту, як співробітник надасть вам дублікат, допомога йому нараховувати не треба. І тим більше не варто його виплачувати.
Компанія втратила оригінали лікарняних і, природно, не змогла представити їх в ФСС РФ. Дублікатів у неї теж не виявилося. На цій підставі фонд відмовив організації у відшкодуванні.
Тоді компанія подала позов до суду і доклала довідки і листи з поліклінік про те, що листки видавалися. Крім того, організації вдалося роздобути копії корінців лікарняних, які залишилися в поліклініках. Придалися і розрахунки посібників. Ці папери підтверджують період хвороби, факт виплати допомог і їх розмір. Так вирішили судді і змусили фонд відшкодувати допомоги.