Менеджери починають здійснювати функцію контролю з того моменту, коли вони визначили мету і створили організацію. Контроль виступає одним з головних інструментів розвитку організації. Без контролю неможливий управлінський процес, оскільки це обов'язкова функція менеджменту, яка грає роль ланки, що зв'язує керуючу і керовану системи.
Контроль є абсолютно необхідним з таких причин:
1. Зникає невизначеність. Ніякі ретельно розроблені плани і програми дій не можуть врахувати всі можливі ускладнення і обставини. Контроль потрібен для того, щоб, коригуючи вирішення завдання, усувати або зменшувати невизначеність.
2. З'являється можливість передбачати кризові ситуації. Помилки і дрібні невирішені питання, які є завжди, але іноді (як правило, це відбувається в тому випадку, якщо їх не вирішувати) стають такими численними, що перевищують критичну масу. Контроль дозволяє фіксувати і виправляти помилки до того, як їх наслідки призведуть до кризи.
3. Виявляються не тільки і не стільки помилки, скільки успіхи. Він дозволяє визначити, які саме завдання були виконані найбільш успішно і найбільш сприяли досягненню цілей.
Управлінський службовий контроль, об'єктом якого виступає людина, реалізується шляхом контролю виконанням службових обов'язків.
Управління виконанням службових обов'язків - це система постановки цілей і визначення стандартів поведінки, а також оцінки виконання посадових обов'язків окремими працівниками і поведінки, яку вони демонструють. Ця система в дії повинна бути спрямована на виявлення проблем, що заважають ефективно виконувати роботу і досягати поставлених цілей, пошук шляхів вирішення цих проблем, зокрема визначення справедливої винагороди, а також потреб у професійному навчанні і потенційних можливостей для розвитку.
Оцінка є елементом системи управління виконанням посадових обов'язків, і сама по собі, є процесом контролю ефективності діяльності працівника, в ході якого встановлюється міра виконання поставлених цілей (оцінюється отриманий результат), а також відповідність фактичних здібностей, якостей, навичок, структури мотивації працівника вимогам посади відповідно до організаційної структури (оцінюються компетенції).
Оцінка персоналу - це процедура, за допомогою якої виявляється ступінь відповідності якостей працівника, його трудового поведінки, результатів діяльності певним вимогам. Процес оцінки виконання повинен ініціюватися керівництвом організації, йти зверху вниз, поширюватися на всю організацію і стосуватися кожного працівника по індивідуального виконання посадових обов'язків.
Об'єктом оцінювання посадових обов'язків виступає реальне виконання, зіставляється з моделлю компетенцій, а також ступінь виконання поставлених індивідуальних цілей. При цьому дуже важливо пам'ятати, що:
- Оцінюється повинна ефективність діяльності працівника, а не сам працівник;
- Має оцінюватися виконання посадових обов'язків кожним окремим працівником, а не працівники порівнюватися між собою;
- Діяльність повинна розглядатися як значуща не сама по собі, а в прив'язці до поставлених працівникові індивідуальних цілей, які в свою чергу, випливають з цілей підрозділу і організації в цілому;
- Результатом оцінки повинно бути послідовне накопичення інформації, необхідної керівникам для прийняття управлінських рішень, спрямованих на забезпечення існування організації в довгостроковому періоді.
Оцінка праці є складним творчим процесом, специфічним у кожній організації. Однак принципові елементи процесу оцінки персоналу мають загальний характер і містять наступні етапи:
1. Встановлення стандартів виконання роботи.
2. Визначення цілей виконання роботи.
3. Оцінка фактичного виконання роботи.
4. Порівняння фактичного виконання роботи зі стандартами.
5. Обговорення результатів оцінки з працівником.
6. Прийняття рішення про подальші коригувальних дій.
Першим кроком для визначення спрямованості системи оцінки персоналу є постановка цілей і визначення принципів і критеріїв оцінки.
До основних принципів, які використовуються для оцінки персоналу організації, відносяться:
- Валідність (встановлення взаємозв'язку оціночних результатів з фактичними результатами праці);
- Загальність (оцінка всіх співробітників відповідно до періодичності та умовами)
- Дієвість (результати повинні орієнтувати працівника на розвиток і використовуватися на всіх етапах процесу управління персоналом);
- Інформованість (оцінка повинна відбуватися відкрито)
- Колективність (участь групи експертів)
- Комплексність (оцінюється ефективність праці, особистість, особисті якості та компетенції працівника);
- Обгрунтованість, зрозумілість, практичність і об'єктивність.
Надійність критеріїв оцінки повинна полягати в забезпеченні сталості результатів вимірювання, а стандартизированность в регламентованості проведення процедури (уніфікованість інструкцій, бланків, способів реєстрації результатів і т.п.). Критерії оцінки також повинні бути достовірні, тобто захищені від свідомої фальсифікації або неусвідомлених мотиваційних пошкоджень.
Необхідно також відзначити, що при оцінці ділових, професійних та індивідуальних якостей працівників, принцип комплексності займає одну з головних позицій. Взаємозв'язок між характеристикою особистості людини і його професійною діяльністю досить сильний. Є певні дослідження, які визначають, що діяльність людини формує головні професійні якості людини, вивчення і оцінка яких дозволяє визначити можливості реалізації професійного потенціалу людини і ефективності її діяльності в певній сфері. Тому, для оцінки необхідно, перш за все, скласти перелік еталонних якостей працівника, необхідних для успішного здійснення певної діяльності.
При визначенні стандартів оцінки необхідно дотримуватися певних вимог. Ці вимоги повинні:
- Відображати нормативні уявлення про ділові та особистісні якості, трудову поведінку, результати діяльності працівника, виходячи з організаційних та індивідуальних цілей;
- Мати кількісну визначеність - кілька ступенів прояви для оцінки різних рівнів виконання;
- Бути надійними і достовірними, щоб виключати суб'єктивні помилки;
- Бути прийнятними як для керівників, так і для виконавців, процес оцінки був зрозумілий і витрати на нього не перевищували користі від його результатів.
Крім цього, існують певні вимоги до проведення процедури оцінки [9]:
- Об'єктивність - використання достатньо повної системи показників для характеристики працівника, його діяльності, поведінки, використання достовірної інформаційної бази для розрахунку показників, охоплення досить тривалого періоду роботи і врахування динаміки результатів діяльності протягом цього періоду;
- Оперативність - своєчасність і швидкість оцінки, регулярність його проведення;
- Гласність - широке ознайомлення працівників з порядком і методикою проведення оцінки, доведення його результатів до всіх зацікавлених осіб;
- Демократизм - участь громадськості, залучення до оцінки колег і підлеглих;
- Єдність вимог оцінки для всіх працівників однорідної посади;
- Простота, чіткість і зрозумілість процедури оцінювання;
- Результативність - обов'язкове та оперативне застосування дієвих заходів за результатами оцінки;
- Максимально можлива механізація та автоматизація процедури оцінки.
Після визначення того, що потрібно оцінювати, важливим етапом є визначення методів, що дозволяють виявити наявність елементів змісту оцінки; вимірювання величини того чи іншого елемента за допомогою конкретних показників [1].
Показники ділової оцінки персоналу підприємства можна розділити на групи:
1) результативність праці;
2) професійна поведінка;
3) особисті якості.
Оцінка праці може включати:
- Процес праці за його зовнішніми ознаками (робота, перерва і т.д.);
- Оцінки витрат праці;
- Оцінки складності праці.
Вибір того чи іншого підходу залежить перш за все від цілей оцінки.
Формуючи систему оцінки працівника необхідно визначити на основі яких критеріїв буде проводитися оцінка.
Критерії оцінки персоналу можна згрупувати наступним чином [10]:
- Критерії оцінки результатів роботи: ефективність, професійну майстерність, дотримання термінів; вироблення; шлюб; використання робочого часу; уважність; технологічна дисципліна; ритмічність роботи; частота помилок; швидкість розпізнавання помилок тощо;
- Критерії поведінки на робочому місці: використання робочого часу; структура витрат часу на виконання робочого завдання і культура робочого місця; трудова дисципліна; сумлінність; особиста ініціатива; діловитість; готовність приймати самостійні рішення, підвищувати кваліфікацію; завантаженість роботою; передача професійних знань; готовність допомагати колегам; дбайливе ставлення до засобів і предметів праці.
Одна з основних проблем оцінки персоналу - це проблема збору інформації. На практиці використовують такі основні методи збору інформації: вивчення документів та інших письмових джерел; бесіди і опитування; спостереження.
Вивчення документів та інших письмових джерел включає вивчення об'єктивних даних про працівників (вік, освіта, стаж роботи, послужний список) та результатів їх праці. Джерелом інформації про працівника можуть служити первинні документи обліку кадрів, накази, розпорядження, матеріали нарад, зборів.
Важливим джерелом інформації є також бесіди і опитування. Бесіди - це не отримання усної інформації від самого працівника, а отримання інформації про працівника від інших осіб.
Метод спостереження є джерелом інформації, одержуваної при проведенні ділових ігор, тренінгів, стажування працівників, виконання завдань.
Коли інформація зібрана, потрібно її оцінити. Найпоширеніші методи оцінки інформації пов'язані з використанням системи балів і коефіцієнтів [1].
Впровадження системи оцінки виконання посадових обов'язків дозволить менеджменту організації:
- Визначати реальне, роль і відповідальність кожного працівника в організації по горизонталі і вертикалі;
- Визначати результати роботи, рівень знань і навичок кожного співробітника;
- Забезпечувати чітке розуміння кожним працівником поставлених завдань, критеріїв оцінки успішності їх виконання, залежно системи оплати від результатів праці;
- Налагоджувати зворотний зв'язок з працівниками з організаційних та інших питань;
- Задовольняти потребу працівника в оцінці особистого вкладу в успіх організації;
- Формувати мотиваційний клімат і корпоративну культуру;
- Розробляти програми цілеспрямованого розвитку працівників;
- Формувати кадровий резерв і можливості ротації кадрів. Впровадження системи оцінки виконання посадових обов'язків дозволить працівникам:
- Отримувати якісний зворотний зв'язок від колег і керівника про виконання своїх обов'язків;
- Встановлювати конкретні індивідуальні цілі на наступний період;
- Бачити і розуміти резерви особового розвитку відповідно до цілей і цінностей організації;
- Розробляти спільно з лінійним керівником план професійного розвитку на наступний період.