2) контролювати і вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації;
3) запитувати від структурних підрозділів і організацій відомості, необхідні для роботи служби ДОУ;
4) проводити перевірку організації документаційного забезпечення управління в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів;
5) залучати в установленому порядку фахівців структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
6) повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог;
7) спільно з відповідними підрозділами визначати завдання документаційного забезпечення управління, підлягають автоматизації;
8) підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
9) розробляти положення про структурні підрозділи служби ДОУ і посадові інструкції працівників;
10) вносити пропозиції керівництву організації про застосування адміністративних заходів у всіх випадках порушення підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
11) брати участь в обговоренні керівництвом організації питань, що стосуються стану роботи з документами і вдосконалення форм і методів роботи з ними;
12) вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби ДОП,
їх заохочення та накладення на них стягнень.
Служба ДОУ н е з е т о т в е т з т в е н н о с т ь за забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації і виконання вказівок і доручень керівництва та дотримання необхідних умов праці працівників служби ДОУ.
У сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів по тих функцій - секретарямашіністкі, секретаря керівника, секретаря-стенографіст- ки, адміністратора офісу, - яке передбачено Кваліфікаційного довідника, але термін «секретар» має широке вживання.
Сьогодні на ринку праці службовців затребувані такі посади, як секретар офісу (керівника), секретар-reception; секретар-референт; офіс-менеджер (адміністратор офісу); сек- ретарь-перекладач; помічник (особистий секретар) керівника; керівник секретаріату.
 іноземних компаніях і російських фірмах, що працюють
До числа посадових обов'язків секретаря-референта крім перерахованих вище відносяться планування робочого часу керівника, підготовка і організація зустрічей, виконання відповідальних доручень. У зв'язку з цим секретар-референт повинен добре знати сферу діяльності фірми і її керівного складу, вміти працювати з інформаційно-правовими системами.
 великих компаніях часто вводиться посада офіс-менед- Жера (адміністратора), в обов'язки якого входить вирішення всіх питань забезпечення життєдіяльності офісу (закупівля канцелярських товарів і видаткових матеріалів, організація прибирання приміщень), керівництво кур'єрами і секретарями, контроль за дотриманням робочого графіка і т . Д. Офіс-менеджер повинен знати основи маркетингу, менеджменту, організації виробництва, вміти організувати роботу офісу, підготувати презентації, переговори. Обов'язковою вимогою є хороші організаторські здібності.
Посада секретаря-перекладача передбачається в компаніях, які ведуть активне зовнішньоекономічну діяльність. Крім вільного володіння іноземною мовою від фахівця потрібно знання спеціальної термінології, вміння обеспе- чувати переговори, володіти технікою усного та письмового перекладів, можливість супроводу керівника в закордонних відрядженнях. Обов'язковою є знання ділового етикету.
Помічник (особистий секретар) керівника здійснює контроль виконання доручень, рішень, дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, допомагає керівнику формувати
вать конструктивні рішення, організовує зустрічі та переговори, здійснює планування та організацію робочого дня керівника. Помічник керівника повинен володіти знаннями в області менеджменту, документаційного забезпечення управління.
Посада керівника секретаріату вводиться, як правило, у великих компаніях зі штатом секретарів в офісі не менше 5-8 чоловік. Основними посадовими обов'язками є розстановка, організація, координація роботи секретарів і контроль за їх діяльністю. У деяких компаніях посадові обов'язки керівника секретаріату частково суміщені з функціями офіс-менеджера (адміністратора).
2.6. Організація і обладнання робочого місця секретаря
Інтер'єр службового приміщення та обладнання робочого місця дуже впливають на ефективність роботи будь-якого співробітника, в тому числі і секретаря.
Робоче місце - це зона трудової діяльності одного або декількох виконавців, оснащена необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.
Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх функціональному розміщення.
Організація робочого місця включає в себе: оснащення робочого місця меблями, спеціальним устаткуванням і необхідними засобами організаційної техніки.
Як правило, робоче місце секретаря знаходиться в приймальні. Приймальна та секретар - це візитна картка організації, по якій оцінюється культура праці в організації в цілому, створюється перше враження про неї. Тому стає зрозуміло значення, яке надається обладнанню приймальні і робочого місця секретаря.
У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, які необхідні секретарю в процесі роботи. Його робоче місце складається з трьох зон: основний, в якій знаходиться стіл з приставками і необхідною оргтехнікою; зони прийому відвідувачів, де розташовані журнальний столик і äâà-òðè крісла або стільця, і допоміжної зони, в якій обладнуються шафи для зберігання справ і платтяні - для верхнього одягу, а також сейф. Велике значення має вибір меблів. До складу робочого місця секретаря входять стіл з приставками, підйомно-поворотний стілець (бажано на коліщатах, так як це розширює робочу зону) і стілець для відвідувача.
Габарити меблів повинні відповідати площі приміщення: вона не повинна захаращувати приймальню. приміщення повинно
бути добре провітрюваним або обладнаним кондиціонером: рух повітря в ньому не повинно перетворюватися в протяг.
Приймальна повинна бути добре освітлена. Світло повинне падати зліва або спереду, сліпучий ефект неприпустимий. Інтер'єр добре оживляють кімнатні рослини, які очищають повітря
è створюють затишну обстановку. Їх можна розмістити на стінах або в спеціальних підставках на підлозі, але так, щоб вони не захаращували приміщення і не заважали проходу. Небажано ставити квіти на підвіконня, так як це зменшує потік природного світла.
 відповідно до діючих норм температура в службовому приміщенні повинна бути в межах + 20¾ + 22 ° С, відносна вологість повітря в зимовий період - 45-50 відсотків, в літній - 50-55 відсотків.
Для співробітників служби документації необхідно створити певний зоровий комфорт. Важливим є використання кольору в якості носія інформації, а також для створення потрібного порядку на робочому місці, для кращої організації праці: наприклад, секретар використовує різні кольори папок при розкладці документів за видами, а також кольору реєстраційних карток.
Розташовується робоче місце секретаря поруч з входом в кабінет керівника, але обов'язково так, щоб добре бачити всіх вхідних в приймальню і зустрічати їх обличчям, а не спиною.
Особливе значення надається обладнанню робочого місця секретаря засобами оргтехніки, що скорочує час і трудовитрати на створення, зберігання, передачу і використання документів та інформації. Сучасні засоби оргтехніки дозволяють максимально механізувати і автоматизувати практично всі технічні процедури створення і обробки документів. Сьогодні робоче місце секретаря немислимо без персонального комп'ютера, який, як правило, розміщується на столі-приставці. Якщо робота секретаря пов'язана з введенням документів на паперових носіях, то до комп'ютера повинен бути підключений сканер. Тут же розташовується принтер. Все більш широке застосування в роботі секретаря знаходять багатофункціональні пристрої (БФП), модулі, оснащені факсом, автоподатчиком документів, мережевим інтерфейсом.
Комп'ютер обов'язково повинен мати відповідне програмне забезпечення. Як правило, комп'ютер секретаря пов'язаний з комп'ютером керівника або підключений до локальної мережі фірми, а в разі виконання секретарем прийому-передачі факсів
Бажано наявність ксерокса або іншого копіювального апарату.
На столі секретаря повинні бути тільки ті предмети, які необхідні для роботи. У лотки або папки поміщаються поточні документи, які потрібні секретарю протягом робочого дня. Документи рекомендується покласти так, щоб їх можна було легко брати і зручно ними користуватися. Всі інші документи повинні бути прибрані в шафу або сейф.
Для секретаря правомірні поняття нормальної і максимальної робочих зон. У нормальній робочій зоні секретар працює кистями і пальцями рук, зігнутих у лікті. Тут знаходяться ручки, блокнот для записів.
Справи і папки з документами, що зберігаються в столі і на полицях шафи, повинні мати яскраву маркування різного забарвлення, з кодовими позначками, номерами справ по номенклатурі, що допоможе швидко знайти потрібний документ або справа.
Режим праці і відпочинку регламентується правилами внутрішнього розпорядку. У них визначені початок і кінець робочого дня, перерва на обід. Встановлюючи розпорядок дня для службовців, як правило, передбачають певні перерви для короткочасного відпочинку протягом робочого дня. Секретарю доцільно робити 5-8-хвилинні перерви через кожні дві години роботи, а також бажано чергувати види робіт, які виконуються сидячи за столом, з роботами, пов'язаними з переміщеннями по приймальні або установі.
Контрольні питання і завдання
1. Назвіть форми організації роботи з документами і поясніть ці терміни.
2. Що означають поняття «нормальна робоча зона» і «максимальна робоча зона»?
3. Як поділяються установи за обсягом документообігу?
4. Що включає в себе організація робочого місця?
5. Скільки і які зони включає в себе робоче місце секретаря?