Для кого-то 100-200 листів на email з ранку - страшний сон, а для кого-то - звична реальність.
Робота з десятком команд і проектів вимагає від інвесторів чіткої і зручною систематизації процесу: в хід йдуть трекери завдань, що зарекомендували себе методи роботи з поштою і навіть медичний тріажа.
Сергій Фрадков і Михайло Авербах, керуючі партнери iDealMachine. керівники програми iDM USA Landing, поділилися власними напрацюваннями, які дозволяють їм ефективно використовувати свій час і досягати цілей в безперервному потоці завдань.
Скільки поштових скриньок потрібно для щастя?
Сергій Фрадков: У мене 7 різних inboxes, в кожному - свої вхідні та своя структура. iPhone, як і MacBook, має функції old і all, застосувавши які ви можете побачити весь вміст ящика. Але я цим не користуюся, тому що завжди працюю в контексті конкретної компанії в окремій папці.
Михайло Авербах: Я збираю все в одному inbox, щоб з нього розподіляти листи і завдання далі. У Blackberry, наприклад, є додаток Hub, яке акумулює в одному місці всю пошту, повідомлення з месенджерів, повідомлення з Instagram, Facebook, Slack і інших каналів. Це найкраще, на мій погляд, поштове додаток.
систематизуйте все
Михайло Авербах: Для мене всі повідомлення в inbox активні. Це ті справи, які ще незакінчений або вимагають вирішення. Для упорядкування вхідного потоку я використовую систему розподілу по проектам і темам: стандартний набір папок для кожного проекту.
Сортування всіх «to do» завдань дуже корисна, і її варто проводити для профілактики: перевірити, кому ти не відповідав, наприклад, 7 днів і чи актуальні питання до сих пір.
Потім можна відфільтрувати пошту за іменами, щоб подивитися, чи не накопичилося чи боргів по відношенню до конкретної людини.
Іноді я використовую пошту для фіксації невеликих грошових витрат. Припустимо, ми щось робимо компанією, у мене громадський гаманець, і я за все плачу. В такому випадку я просто фіксую в пошті, за що саме і скільки, і сам собі відправляю лист.
Незважаючи на те що існує ціла плеяда зручних додатків, які призначені для моніторингу витрат, я нечасто до них вдаюся. У моєму випадку проблему вирішує звичайний лист.
Сергій Фрадков: Мій inbox прирівнюється до «to do list». Там знаходяться листи, з якими я щось повинен зробити. Наголошую їх різними прапорцями і кольором залежно від терміновості і важливості: червоним - то, що я повинен зробити до певного терміну, помаранчевим - речі, пов'язані з пересуваннями, наприклад, квитки або бронювання. Жовтий - необхідно з кимось поговорити, синій - щось прочитати.
Ще можна відправляти собі фотографії та завдання. Це знову ж таки про searchable: лист завжди можна знайти, а значить, записи точно збережуться.
Висновок: Багато інвесторів працюють в контексті великої кількості бізнесів. Хтось вважає за краще акумулювати всю пошту в одному місці, інші працюють за завданнями кожної компанії в окремих ящиках. При цьому більшість переводять листи в «to do list».
Порада: Виробіть власну систему розподілу потоку вхідних листів та інформації, апробуються і вдосконалюйте її. Це допоможе вам ефективно розпоряджатися власним часом і управляти процесами.
Інформація в пошті повинна бути searchable
Згодом у мене виробилася практика - фіксувати завдання у вигляді календарних записів. Виходив свого роду календар завдань.
Найціннішим в ньому було те, що всі автоматично синхронізуватися з комп'ютером і було адаптовано для пошуку за ключовими словами. Так можна було знайти задачу річної давності.
Це, до речі, парадигма, за яку бореться Google: інформація не повинна бути структурована вручну і має бути доступна для пошуку - ти ставиш машині правильний запит, вона видає тобі інформацію.
І в цьому є величезний сенс: успіх Evernote - яскраве тому підтвердження.
Були часи, коли все з задоволенням користувалися ICQ (в тому числі і наші розробники), але в якийсь момент ми системно зобов'язали всіх перейти на Google Talk, який зараз став Google Hangouts. Зміна месенджерів була обумовлена тим, що Google Talk має функцію пошуку, ICQ же - ні.
Ми користувалися і користуємося Outlook. Давним-давно маленька компанія Lookout зробила плагін, який міг здійснювати пошук усередині Outlook'овскіх файлів .pst, роблячи все вміст «searchable».
Але головне - він міг шукати інформацію всередині файлів, просто зберігалися на жорсткому диску і не підключених до Outlook. Це дозволяло знайти пошту навіть 15-річної давності. І все було здорово, поки Microsoft не купив маленьку компанію Lookout. З появою Windows XP підтримка Lookout припинилася, і, на жаль, сервіс втратив свою корисність.
Висновок: Не так важливо, де фіксуються ваші завдання. Весь фокус у пошуку.
Порада: Якщо ви можете знайти те, що обговорювали, за ключовими словами або за часом, цього достатньо.
Email-гігієна або ранковий тріажа інвестора
Михайло Авербах: Мій ранковий тріажа пошти займає 15-20 хвилин. Термін тріажа спочатку взятий з медицини і означає сортування постраждалих в залежності від ступеня тяжкості. Найважчих потрібно лікувати негайно, інших - в другу чергу. Так і з листами.
Сергій Фрадков: Я користуюся IMAP, щоб все розташовувалося на сервері і синхронізувати з пристроєм. Якщо я щось видаляю, воно видаляється і тут.
Порада: Якщо ви використовуєте поштовий клієнт на зразок Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Mac OS X Mail або інше сучасне email-додаток, визначитеся з вибором протоколу (POP3 або IMAP) при отриманні електронної пошти. У кожного свої плюси і мінуси, і, знаючи про них, ви зможете вирішити, який краще використовувати.
У таск-трекерах найголовніше - простота
В якості робочого месенджера більше підходять групові чати в WhatsApp. На практиці ж у кожного проекту є свій трекер завдань. Часто команда сама вибирає формат взаємодії, а ми під нього підлаштовується.
Як CRM ми віддаємо перевагу Pipedrive або Salesforce. Вони зручні і популярні.
На даний момент з функцією організації завдань месенджер справляється погано, тому що вся історія йде вниз. Як канал комунікації всередині команди ми недавно перейшли на Discord.
Звичайно ж, ми як і раніше використовуємо і Skype (в силу його масового поширення), а завдання фіксуємо в Asana. Трекери іноді взагалі неактуальні. Наприклад, у випадку з проектами iDM USA Landing ефективніше зустрічатися особисто.
Деякі трекери завдань надсилають нагадування на пошту, і в кінцевому підсумку вони потрапляють в той же самий inbox, що дуже зручно. Також для мене корисна опція відстеження тегів в Facebook: я там рідкісний гість, а за допомогою цієї функції можу оперативно дізнаватися, в яких публікаціях мене відзначили.
Висновок: Ключ в простоті. Трекер завдань повинен обов'язково мати у своєму розпорядженні наскрізним пошуком і бажано - працювати офлайн, тобто локально на пристрої. Якщо необхідно створювати завдання для великої кількості людей або великих компаній, а потім відстежувати їх, потрібен ефективний і негнучкий інструмент. Наприклад, в акселератор у проектів тижневі цикли трекшн і колективне проходження одному протоколу. В цьому випадку гнучкість заважає, і швидше за важлива стандартизація.
Вічні трекери: старі добрі щоденники
Сергій Фрадков: Коли мова йде про велику кількість завдань і сум'ятті в них, я беру блокнот і записую все на папір, щоб реорганізувати їх і виконати в максимально короткий термін.
Михайло Авербах: У паперовому блокноті зручно фіксувати завдання. Я довгий час користувався notepad - блокнотом великого формату з відривними листами. Єдиний мінус - його незручно носити з собою.
Висновок: Цінність паперових щоденників не в самому папері, а в оперативній реорганізації списку термінових завдань. Коли висока ймовірність того, що все заплановане ви зробити не встигаєте, паперова версія списку стає набагато зручніше, ніж будь-який трекер завдань, яким треба управляти. Суть в тому, щоб завершити справи; все інше - просто інструментарій.
файлообмінники
Сергій Фрадков: Dropbox хороший для обміну файлами і взаємодії з іншими. На відміну від Google Photos, він не стискає фотографії, а завантажує їх автоматично при настройці відповідної функції на iPhone. Його ми використовуємо і для зберігання особистих фото.
Михайло Авербах: Google Drive незручний своєю непередбачуваністю з кешуванням. У цьому сенсі Dropbox мені подобається більше, але у нього є проблема з місцем розташування папок: ми звикли до ієрархічним і розгалужених структур, а він все ставить в корінь.
Єдиний зручний спосіб знайти що-небудь на Google Drive - натиснути кнопку Shared with me. В цьому випадку відкриється нескінченну кількість файлів, якими з вами поділилися.
Делегувати по-американськи
Михайло Авербах: У Росії сервіси ті ж, що і в США, адже більшість звідти і запозичені. Є, звичайно, і російські системи, але вони мало чим відрізняються від західних. Загальна їхня концепція - створення якої ієрархічної структури (умовно - пірамідальної), або плоскою з наскрізним пошуком. Це дві ключові парадигми, все інше будується навколо них.
Підводячи підсумок
Найчастіше люди приділяють занадто багато уваги системі, а не суті процесу. Кількість завдань у нашій роботі таке, що рівень внутрішньої шизофренії вкрай високий :) Це не роздвоєння особистості, а вже «раздесятіреніе», отаке кількість м'ячиків, якими можна жонглювати одночасно. Зрештою, все м'ячики повинні бути в повітрі, крім одного. Тобто, чим вище їх підкидаєш, тим довше вони летять вниз.
Важливо визначити для себе, як вам зручніше систематизувати те, що необхідно зробити, а далі - підлаштовуватися під систему, яку пропонує ваша среда, проект і команда, або зміни в житті. Це, в першу чергу, ваша власна ментальна гнучкість. Залишайтеся пластичними, але структурованими, і все буде добре.