Лабораторія музейної педагогіки
Консультація для керівників шкільних музеїв
Методика обліку музейних фондів та їх наукова документація
Консультант: Айдарова Олеся Олександрівна, методист лабораторії музейної педагогіки
Ключові слова: фонди музею, облік музейних фондів, облікова документація, система фондовій документації, акт прийому, легенда, інвентарна книга.
Коротка анотація контенту консультації
Педагоги, які займаються створенням і керівництвом шкільних музеїв, не завжди бувають досить інформовані про те, як правильно оформляти ведення облікової документації та як слід організовувати її зберігання. Від уміння поетапно і правильно організовувати роботу з обліковою документацією в музеї, залежить збереження його фондових колекцій.
Запит на консультування
Які основні етапи роботи зі створення облікової документації в музеї навчального закладу і форми заповнення облікової документації?
Фонди музею - науково-організована сукупність що належать музею музейних предметів і науково-допоміжних матеріалів. Фонди музею є основою для реалізації провідних напрямків музейної діяльності, а також джерельною базою для профільних музею наук. Фонди музею складаються історично в ході реалізації музеєм однієї з основних своїх функцій документування процесів і явищ, що відбуваються в суспільстві.
Фондова збірка кожного шкільного музею, на ряду з зборами музеїв іншого рівня організації, є найціннішим загальнонародним надбанням нашої країни. Маючи певну духовну і матеріальну цінність, фонди шкільного музею потребують фізичної та юридичної збереження. Правовий захист фондів передбачає:
- закріплення предметів за музеєм і гарантування його прав на них;
- оформлення юридичного положення предмета в фондах музею;
- можливість швидкого отримання відомостей про наявність та місцезнаходження предмета;
- відповідальність шкільного музею за його ж предмети.
Облік музейних фондів шкільного музею здійснюється окремо за основним та науково-допоміжного фондів:
Отже, фондова робота, метою якої є юридична охорона музейних фондів, називається урахуванням музейних фондів. а складається в процесі обліку музейних фондів документація - обліковою документацією.
Система фондовій документації
Взаємопов'язана сукупність документів, складених за встановленими формами в процесі обліку фондів, їх класифікації та систематизації називається системою фондовій документації.
Фонди музею постійно змінюються, тому ведення такої документації процес не припиняється, успішність його багато в чому залежить від професійної компетенції працівника музею і наявності необхідного для складання та зберігання фондовій документації оснащення (бланків актів, книг надходжень, картотечних шаф, сейфів).
Заповнення основних документів обліку музейних фондів
Першим документом, що оформляє юридичну належність предмета музею є «Акт прийому на постійне зберігання». Акт складається у двох примірниках, обидва примірники підписуються дарувальником (приватною особою або представником організації передавальної предмет) і керівником шкільного музею. Один примірник залишається в музеї, інший передається дарувальнику. У першій графі проставляються порядкові номери переданих пам'ятників історії і культури. Якщо одночасно передається велика кількість матеріалів, то в кожному наступному бланку акта триває валова нумерація. У наступній графі вказуються найменування пам'яток історії та культури і їх короткий опис. У графі «Облікові позначення» проставляється чорнилом постійний номер. У графі «Збереження» зазначається ступінь збереження пам'ятки історії та культури: «Зберігся повністю», «Папір пожовкла, текст місцями вицвів», «Нижній правий кут другого листа відірваний» і т.п. У графі «Кількість примірників (аркушів)» вказується кількість переданих даних дарувальником ідентичних предметів, а для документальних пам'яток в дужках вказується і кількість аркушів. Графа «Примітки» служить для внесення в акт додаткових відомостей про пам'ятник історії і культури, посилань на інші облікові документи, відміток про передачу пам'ятника з фондів шкільного музею в зборів державних музеїв і архівів.
При прийомі предметів слід від імені дарувальника зібрати якомога більше відомостей про предмет (походження предмета, історія його побутування, приналежність до місцевості або події, зв'язок з особистістю). Ці відомості записуються зі слів дарувальника і носять назву «Легенда». Легенда зберігається разом з актом прийому даного предмета.
Основним юридичним документом обліку, наукового опису і охорони фондів шкільного музею є інвентарна книга. Вона може бути виготовлена самостійно з великою товстої зошити в товстому палітурці. Книгу ділять за основними графами.
У графі 1 «Інвентарний номер №» - проставляються порядкові (інвентарні) номери надійшли в музей пам'ятників історії і культури. Кожному музейному предмету присвоюється свій номер.
У графі 2 «Дата запису (число, місяць, рік)» - зазначається дата запису музейного предмета в інвентарну книгу.
У графі 3 «Час, джерело і метод надходження» - відбивається час і місце виявлення і отримання пам'ятника, ким і коли він переданий в музейне зібрання.
У графі 5 «Кількість предметів» - вказується кількість примірників надійшли музейних предметів (якщо вони абсолютно однакові), а при надходженні документального пам'ятника - і кількість аркушів в ньому, якщо їх кількість більше одного аркуша.
У графі 6 «Матеріал і техніка виготовлення» - визначається матеріал, з якого або на якому виготовлено пам'ятник (папір, береста, тканину, дерево і т.д.), і спосіб виготовлення (рукопис, машинопис, фотографія, малюнок, карбування і т .п.).
У графі 7 «Розмір, вага» - в шкільних музеях вказуються тільки розміри пам'ятника, так як при виявленні предметів з дорогоцінних металів і каменів їх необхідно передати державним органам. Розміри вказуються в лінійних заходи, причому спочатку вказується висота, потім ширина, потім товщина предмета. Наприклад, при вимірі книги спочатку необхідно вказати її висоту по корінці, потім ширину по нижньому краю обкладинки, а потім її товщину. Якщо пам'ятник має малу товщину, яка не має принципового значення, наприклад фотографія, то вимірюється тільки висота і ширина цього пам'ятника.
У графі 8 «Збереження» - якщо пам'ятник добре зберігся, пишеться «В цілості», якщо ж він має пошкодження, то вони докладно описуються. Кожен запис в цій графі скріплюється підписом особи, яка проводила опис пам'ятника в інвентарній книзі.
У графі 9 «Вартість» - вказується вартість предмета, якщо вона була придбана для музею.
У графі 10 «Місце зберігання» - вказується, де зберігається предмет, в якої колекції, експозиції і т.д.
У графі 11 «Номер держобліку» - вказується номер державного обліку предмета, якщо такий є.
У графі 12 «Примітки» - вказуються наявні примітки.
Потім, книгу прошивають по корінці міцними нитками, листи нумерують м'яким простим олівцем, в правому верхньому куті лицьового боку кожного аркуша. Графи книги найкраще розташовувати на двох сторінках з її розвороту.
В кінці книги робиться засвідчувальний напис про кількість аркушів в ній. Запис і прошивка книги скріплюється печаткою навчального закладу, при якому працює музей.
Всі записи в інвентарній книзі робляться акуратно, чорними або фіолетовим чорнилом, виправлення, які небажані, вносяться червоним чорнилом і завіряються підписом «виправленому вірити» і підписом керівника освітнього закладу.
Музейні предмети слід реєструвати в інвентарній книзі в день надходження в музей. Якщо в музей надходить одночасно велику кількість предметів, то термін записи їх в інвентарну книгу збільшується до місяця.
Найменування установи (школи, позашкільного закладу), при якому працює шкільний музей