Офісні приміщення характеризуються тривалим за часом зосередженням людей, що володіють різними індивідуальними особливостями і, відповідно, потребами, що забезпечують найвищу продуктивність праці. Одні люди вважають за краще прохолодні приміщення, інші прагнуть перебувати в теплі і негативно реагують на протяги.
Певну складність також представляє можливу невідповідність продуктивності системи вентиляції потребам виробничого процесу організації. Справа в тому, що з плином часу функціональне призначення приміщення може змінитися, що може привести до невідповідності потреб перепрофільованого приміщення і можливостей системи вентиляції та кондиціонування.
Сучасні будівлі нерідко проектуються з такими системами вентиляції, які дозволяють реалізувати облік індивідуальних потреб щодо створення мікроклімату для кожного робочого місця.
З урахуванням сучасних вимог, загально обмінна вентиляційна система, доповнена засобами регулювання параметрів мікроклімату на робочих місцях, може вважатися оптимальним рішенням в розрізі енергоспоживання і якості підтримки заданого теплового режиму.
Функціональне зонування будівель, як основа для вибору архітектурних та інженерних рішень, служить ключовою умовою, що визначає параметри систем формування мікроклімату. У процесі розрахунку конфігурації і експлуатаційних характеристик системи вентиляції, а також при виконанні теплотехнічного розрахунку будівлі, враховуються такі чинники, як площа скління, кількість віконних прорізів, місця їх розташування. Зрозуміло, при перепланування в процесі експлуатації будівлі і при виконанні перепрофілювання в будівлі повинні бути враховані характеристики інженерних систем, закладених в первинному проекті. В іншому випадку, виникає ризик виникнення охолодження або прогрівання приміщень вище допустимих нормативів температур, а також поява конвекційних потоків, що створюють дискомфортні умови для людей в офісі.
Важливим аспектом забезпечення комфортних умов в приміщеннях є грамотна експлуатація систем вентиляції та кондиціонування. Найбільшою мірою якісна експлуатація та обслуговування критичні для активних систем вентиляції, що допускають регулювання швидкості подачі повітря і його температури. Наприклад, при надмірно високій швидкості подачі люди в приміщенні відчувають не тільки звуковий дискомфорт, а й відчувають зміну температури і виникнення протягів. Це призводить, як правило, до відключення припливних пристроїв або примусового провітрювання, що, в свою чергу підвищує навантаження на систему вентиляції і веде до збільшення експлуатаційних витрат.
Одним з ключових чинників формування комфортного мікроклімату в офісних приміщеннях є вологість. Для створення комфортної та безпечної середовища вологість розглядається в поєднанні з температурою навколишнього повітря. При оптимальних для самопочуття людей величинах температури висока вологість повітря не надає особливого негативного впливу на організм людини, однак низька вологість (особливо при високих температурах) несприятливо позначається на загальному самопочутті, стані очей і слизових, верхніх дихальних шляхів і шкіри.
Також комфортні умови мікроклімату в приміщеннях нерозривно пов'язані з локальними факторами, такими як конвекційні або аеродинамічні переміщення повітряних мас в межах обсягів будівлі, температура поверхні підлоги та огороджуючих конструкцій, різниця температури повітря в межах приміщення по вертикалі і горизонталі.
У практиці проектування систем вентиляції та кондиціонування враховується весь комплекс факторів, що становить вихідні умови для розрахунку експлуатаційних характеристик, конфігурації використовуваного обладнання та режимів його роботи. Таким чином, найбільш вдалим розташуванням для цілей розміщення офісу з точки зору забезпечення комфортного і безпечного мікроклімату на робочих місцях можна вважати приміщення, не посуваються перепрофілюванню та перепланування, що гарантує роботу системи вентиляції та кондиціонування в штатних режимах.