У звіті треба буде вказувати реєстраційний номер страхувальника в ПФ, коротке найменування, а також ІПН / КПП роботодавця. Чи вписується рік і місяць, за який треба подати відомості. Також треба буде вписати тип форми - вихідна за звітний місяць, яка доповнює, скасовує. У таблицю будуть вписуватися ПІБ працюють, страховий номер індивідуального особового рахунку, ІПН. Останній буде вказуватися при наявності його у фізособи.
ФНС виклала чергові роз'яснення щодо заповнення розрахунку 6-ПДФО
Обов'язок податкових агентів подавати даний розрахунок кореспондує з обов'язком сплачувати сукупну суму ПДФО. При цьому російські організації, які мають відокремлені підрозділи, зобов'язані перераховувати обчислені та сплачені суми податку до бюджету як за місцем свого знаходження, так і за місцем знаходження кожного свого відокремленого підрозділу.
Організації, які мають відокремлені підрозділи, подають розрахунок щодо працівників цих підрозділів до податкового органу за місцем обліку таких підрозділів, а також щодо фізосіб, які отримали доходи за договорами цивільно-правового характеру, до податкового органу за місцем обліку відокремлених підрозділів, які уклали такі договори.
Найбільші платники податків, які мають відокремлені підрозділи, заповнюють 6-ПДФО окремо по кожному відокремленому підрозділу і представляють його, в тому числі, щодо працівників цих відокремлених підрозділів, у податковий орган за місцем обліку в якості найбільшого платника податків, або стосовно працівників цих відокремлених підрозділів в податковий орган за місцем обліку такого платника податків з відповідного відокремленого підрозділу.
Розділ 1 розрахунку 6-ПДФО заповнюється наростаючим підсумком за перший квартал, півріччя, дев'ять місяців і рік.
У розділі 2 розрахунку за відповідний звітний період відображаються ті операції, які вироблені за останні три місяці цього звітного періоду.
Рядок 100 розділу 2 "Дата фактичного отримання доходу" заповнюється з урахуванням положень статті 223 НК, рядок 110 розділу 2 "Дата утримання податку" заповнюється з урахуванням положень пункту 4 статті 226 та пункту 7 статті 226.1 НК, рядок 120 розділу 2 "Термін перерахування податку "заповнюється з урахуванням положень пункту 6 статті 226 і пункту 9 статті 226.1 НК.
Відповідно до пункту 2 статті 223 НК датою фактичного отримання доходу у вигляді оплати праці визнається останній день місяця, за який платнику податків було нараховано дохід за виконання трудових обов'язків відповідно до трудового договору (контракту).
Згідно з пунктом 4 статті 226 НК податкові агенти зобов'язані утримати нараховану суму податку безпосередньо з доходів платника податку при їх фактичної виплати з урахуванням особливостей, встановлених цим пунктом.
При цьому податкові агенти зобов'язані перераховувати суми обчисленого й утриманого податку не пізніше дня, наступного за днем виплати платнику податку доходу. При виплаті платнику податку доходів у вигляді допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи допомогу по догляду за хворою дитиною) і у вигляді оплати відпусток податкові агенти зобов'язані перераховувати суми обчисленого й утриманого податку не пізніше останнього числа місяця, в якому проводилися такі виплати.
На довідці 2-ПДФО не потрібно ставити печатку
Фірми зможуть зберігати частину документів з особового складу на 25 років менше
Про зберігання електронних документів
1) Зберігання електронних документів має бути організовано в електронному вигляді.
2) При організації зберігання електронних документів рекомендовано дотримуватися правил, зазначених в наказі Мінкультури Росії від 31.03.15 р № 526.
Чи існують які-небудь правила зберігання електронної «первинки» в організації?
Пунктом 1 ст. 29 Закону № 402-ФЗ встановлено, що первинні облікові документи підлягають зберіганню протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року.
- Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 № 105 (в частині, що не суперечить відповідним законодавчим та іншим нормативно-правовим актам, виданим пізніше) (далі - Положення про документи і документообіг);
Так, порядок зберігання документів бухгалтерського обліку встановлено в п.п. п. п. 6.1 - 6.4 Положення про документи і документообіг. Первинні документи підлягають обов'язковій передачі в архів, до передачі їх в архів підприємства, установи документи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Схожі правила встановлені і Наказом Мінкультури Росії № 526. Так, згідно з п. 2.1 Наказу № 526 документи, що утворюються в діяльності організації, складають документальний фонд. Пунктом 2.3 Наказу № 526 встановлено, що частина документального фонду, документи з особового складу та документи тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання, включені в облікові документи архіву, становить архівний фонд організації, який підлягає зберіганню в архіві організації. Документи тимчасових (до 10 років включно) термінів зберігання зберігаються в структурних підрозділах організації. Архів організації розміщується в спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або в окремих приміщеннях будівлі (п. 2.16 Наказу № 526).
Даним Наказом також встановлено вимоги до архівосховищ та порядок обліку архівних документів (розділи II і III Наказу № 526). Зокрема, правила зберігання електронних документів, їх облік та порядок комплектування архіву електронними документами прописані в п.п. 2.30 - 2.33, 2.35, 2.39 - 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Наказу № 526.
Чи потрібно в електронному вигляді якимось чином зберігати файли з первинкою + ЕЦП?
Одиницею зберігання електронних документів є електронне справу (п. 3.3 Наказу № 526).
Обов'язкові вимоги до зберігання електронних документів встановлено п. 2.30 Наказу № 526:
- наявність в архіві організації не менше двох примірників кожної одиниці зберігання електронних документів (основний і робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);
- наявність технічних і програмних засобів, призначених для відтворення, копіювання, перезапису електронних документів, контролю фізичного та технічного стану;
- забезпечення режиму зберігання електронних документів, що виключає втрату, несанкціоновану розсилку, знищення або спотворення інформації.
Електронні документи на фізично відокремлених носіях розміщуються окремо від інших документів. При цьому не рідше одного разу на 5 років повинні проводитися технічний контроль фізичного стану носіїв електронних документів і відтворюваності електронних документів. У разі зміни версій програмного забезпечення, форматів проводиться перезапис електронних архівних документів на електронні носії і в нові формати. Перезапис також проводиться, якщо виявлені зміни фізичного стану носіїв електронних документів або погіршення відтворюваності електронних документів.
Алгоритм передачі електронних документів в архів організації визначено в п. 4.34 Наказу № 526. Електронні документи передаються в архів на фізично відокремлених матеріальних носіях у двох ідентичних примірниках (робочий і основний).
Також при прийомі в архів електронних документів проводяться такі операції:
- формується в інформаційній системі організації електронних справ, які є сукупністю контейнерів електронних документів або контейнером електронного документа, що містить контент і метадані електронного документа, файли електронних підписів і візуалізовану копію текстового електронного документа в форматі PDF / A;
- складається опис електронних справ, документів структурного підрозділу (додатки №№ 17, 18 Наказу № 526);
- архів організації перевіряє електронні документи на наявність шкідливих комп'ютерних програм;
- проводиться перевірка відтворюваності електронних документів;
- проводиться перевірка фізичної і технічного стану носіїв (при передачі електронних документів в архів організації на фізично відокремлених матеріальних носіях);
- перевіряється справжність електронного підпису, яким підписано електронний документ.
При прийомі електронних документів в архів організації по інформаційно-телекомунікаційної мережі (при наявності в архіві організації інформаційної системи) або на фізично відокремлених носіях в кінці опису електронних справ, документів оформляється підсумковий запис, в якому цифрами і прописом вказується кількість фактично прийнятих в архів електронних справ і електронних документів. Даний запис підтверджується підписами співробітника архіву та співробітника структурного підрозділу, який передав електронні справи і документи.
При прийомі на архівне зберігання електронні справи завіряються електронним підписом керівника організації або уповноваженої ним посадової особи.
Згідно подп. 7 п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ обов'язковим реквізитом первинного документа є підписи осіб, які вчинили угоду або відповідальних за її оформлення, або за оформлення події, що відбулася.
Інформація в електронній формі, підписана електронним підписом (кваліфікованої, простий або некваліфікованої), визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом (ст. 6 Закону № 63-ФЗ). Винятком є випадок, коли федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії.
Якщо документ повинен бути завірений печаткою, то електронний документ, підписаний посиленою електронним підписом і визнається рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, визнається рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом і завіреному печаткою. Однією електронним підписом можуть бути підписані кілька пов'язаних між собою електронних документів (пакет електронних документів).
Отже, складені в електронному вигляді первинні документи або пакет документів підписуються електронним підписом. Первинний документ, підписаний електронним підписом, визнається рівнозначним документом на паперовому носії. При передачі в архів електронні документи передаються разом з ЕЦП. Також при передачі в архів електронні справи підписуються ЕЦП керівника або уповноваженої особи.
Таким чином, електронна первинна документація зберігається в електронному вигляді на фізичних носіях. Дані файли включають в себе контент і метадані електронного документа, файли ЕЦП і візуалізовану копію текстового електронного документа в форматі PDF / A.
Чи можна первинні документи зберігати тільки в електронному вигляді?
Як зазначалося під час відповіді на питання 1, первинні документи можуть бути складені на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа. Отже, організація самостійно вибирає в якому вигляді повинні складатися документи: тільки на паперовому носії, тільки в електронному вигляді, поєднання паперового та електронного документообігу.
Отже, якщо документи складені в електронному вигляді, то вони підлягають зберіганню також в електронному вигляді.
зберігання первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку може здійснюватися в електронному вигляді, якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами Російської Федерації.
Таким чином, первинні електронні документи можуть зберігатися тільки в електронному вигляді, без їх роздруківки на паперовому носії.
В якому вигляді при перевірках виїзних і камеральних потрібно буде надавати електронну первинку? Чи потрібно її буде роздруковувати?
Пунктом 2 ст. 93 НК РФ передбачено, що витребовує при проведенні податкових перевірок документи можуть бути представлені в податковий орган особисто або через представника, надіслані поштою рекомендованим листом або передані в електронній формі телекомунікаційними каналами зв'язку або через особистий кабінет платника податків. У разі, якщо витребує у платника податків документи складені в електронній формі за встановленими федеральним органом виконавчої влади, уповноваженим з контролю та нагляду у сфері податків і зборів, форматам. платник податків має право направити їх до податкового органу в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку.
Отже, платник податків має право передавати податковому органу документи в електронному вигляді по ТКС. При цьому вони повинні бути складені за форматами, встановленими ФНС Росії.
На сьогоднішній день встановлено такі формати:
У разі, якщо первинні документи складені не за форматами, затвердженим ФНС Росії, то при проведенні камеральних і виїзних перевірок платник податків повинен представити дані документи на паперових носіях у вигляді завірених копій, оскільки абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ встановлено, що подання документів на паперовому носії проводиться у вигляді завірених перевіряється особою копій.
При цьому хотілося б відзначити, що деякі документи платник податків має право подати до податкового органу у вигляді скан-образів. До таких документів належать: договір (угоду, контракт); специфікація (калькуляція, розрахунок) ціни (вартості); акт приймання-здачі робіт (послуг); рахунок-фактура, в тому числі коригувальний; вантажна митна декларація / транзитна декларація та ін.
Таким чином, якщо електронні первинні документи складені за форматами, затвердженим ФНС Росії, то при проведенні камеральних і виїзних податкових перевірок вони представляються також в електронному вигляді.
У разі, якщо документи складені за іншими форматами, то вони при проведенні перевірок роздруковуються і представляються до податкового органу у вигляді завірених копій.
У деяких випадках допустимо подання податковому органу т.зв. електронних скан-образів документів.
Чи можна вести податкові регістри і всі розрахунки тільки в електронному вигляді? Яким чином потрібно організувати підписання даних електронних документів головним бухгалтером?
Згідно ст. 314 НК РФ регістри податкового обліку ведуться у вигляді спеціальних форм на паперових носіях, в електронній формі та (або) будь-яких машинних носіях.
Відповідно до п. 1 ст. 80 НК РФ податкова декларація - це письмова заява або заява платника податків, складене в електронній формі та передане по ТКС із застосуванням посиленою кваліфікованої електронного підпису або через особистий кабінет платника податків, про об'єкти оподаткування, про отримані доходи і проведені витрати, про джерела доходів, про податкову базі, податкові пільги, про обчисленої сумі податку і (або) про інших даних, які є підставою для обчислення і сплати податку.
рахунки-фактури, виставлені в установленому порядку в електронному вигляді, зберігаються платником податків в електронному вигляді без роздруківки їх на паперовому носії.
Таким чином, податкові регістри і податкові декларації, складені в електронному вигляді, можуть зберігатися також в електронному вигляді.
При цьому варто враховувати, що документ в електронній формі прирівнюється до документа на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, якщо він підписаний електронним підписом. Законом № 63-ФЗ встановлено три види електронних підписів: проста електронний підпис, кваліфікована електронний підпис, некваліфікована електронний підпис.
Так, наприклад, електронний рахунок-фактура, складений за затвердженим ФНС формату, повинен бути завірений посиленою кваліфікованої електронним підписом (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).
Податкове законодавство не встановлює будь-яких вимог до підписання податкових регістрів, за винятком електронних рахунків-фактур, посиленою кваліфікованої електронним підписом.
Щодо підписання податкових регістрів головним бухгалтером хотілося б відзначити наступне.
Таким чином, податкові регістри можуть вестися організацією тільки в електронному вигляді. При цьому вони повинні бути підписані електронним підписом осіб, відповідальних за їх ведення.