Відрядження досвід має більшість працівників. Так освоїти правила заповнення та оформлення супутньої поїздці документації нескладно, але все ж до будь-яких відрядження оформленням варто ставитися дуже серйозно.
Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Що таке відрядження?
Під відрядженням розуміється виконання працівником завдання або доручення по службової діяльності в іншій організації (не за місцем дійсної роботи) тривалістю довше, ніж протягом однієї доби. Порядок відрядження напрямки визначають відповідно до глави 24 ТК РФ. Також визначається положеннями інших нормативно-правових актів, інших актів і нормативно-правових договорів.
Документи, які супроводжують наказ про направлення працівника у відрядження
- командировочне посвідчення;
- завдання (службове);
- відрядження звіт;
- звіт за авансами;
- реєстраційний журнал прибули у відрядження працівників.
Гарантії працівнику при направленні у відрядження
- Збереження робочого місця і його середнього колишнього заробітку;
- Відшкодування витрат на відрядження;
- Середній заробіток розраховується за правилами, встановленими ТК РФ.
Основні документи
Комплект документів для оформлення відрядження:
Дізнатися, як правильно скласти наказ про призначення генерального директора та бухгалтера в одній особі і завантажити його зразок заповнення, ви можете тут.
Наказ про направлення працівника у відрядження
Будь-яке відрядження співробітника організації починається з наказу начальника. Уніфікована форма такого наказу була розроблена Держкомстатом РФ і доступна в його Постанові.
Форма Т-9 про направлення працівника у відрядження заповнюється наступним чином:
- Форма по ОКУД - це загальноросійський класифікатор управлінської документації, який спочатку міститься в наказі;
- Форму по ОКПО (загальноросійський класифікатор підприємств і організацій) можна відшукати в свідоцтві, виданому організації Держкомстатом. ОКПО - це 8 індивідуальних цифр, присвоєних підприємству. Завдяки сучасним технологіям його можна знайти навіть просто на самому сайті Держкомстату;
- Заповнюємо назву організації: його можна переписати з установчих документів (статуту). Прописуємо далі дату заповнення форми;
- В основній частині розпорядження вказуємо всі дані про співробітника, якого направляємо у відрядження. ПІБ, посада, місце роботи: підрозділ і буквальне місце, а також табельний номер працівника, присвоєний йому при прийомі на службу (його можна з'ясувати у кадровика, в обов'язки якого входить ведення реєстру табельних номерів працівників);
- Далі - термін відрядження. Перший день є днем відправки транспортного засобу в точку призначення, відповідно, останній - днем його прибуття в регіон розташування постійного місця трудової діяльності - все це ми прописуємо в графах «с» і «по»;
- Співробітникові з собою у відрядження видається (не обов'язково) особливий документ, який називається службовим завданням. Відповідно до нього в наказі ми прописуємо мета від'їзду працівника;
- Вказується джерело фінансування поїздки командира. Їм є бюджет організації, від якої співробітник був відряджений. Крім зарплати йому належать такі виплати, як добові, вартість проїзду та житла - компенсація витрат на відрядження.
- Підставою висилки працівника можуть бути службове завдання або службова записка начальника. Оскільки оформлення службової записки є необов'язковим з недавнього часу, можна взагалі залишити це поле порожнім;
- Ставимо підпис керівника та знайомимо трудящого з наказом, на якому він ставить і свій підпис на знак згоди з відрядженням;
- Надаємо документу його індивідуальний порядковий номер. Цим займається служба діловодства, яка веде облік всіх документів організації.
Наказ про направлення працівника у відрядження форма Т-9 скачати можна за цим посиланням.
Форма Т-9а відрізняється від Т-9 тільки тим, що вона призначена для відправки в від'їзд у службових цілях групи співробітників. Для кожного працівника відповідне поле заповнюється окремо.
Наказ про направлення працівника у відрядження за формою Т-9а ви можете завантажити тут.
Командировочне посвідчення
Потім на підставі наказу створюється і заповнюється посвідчення про відрядження, теж необов'язкова з недавнього часу. Посвідчення про відрядження є документ, що засвідчує час перебування у відрядженні. Кожен пункт призначений для відміток про час прибуття і вибуття. Відмітки завіряються відповідальною посадовою особою (його підпис і печатка).
Посвідчення про відрядження - зразок заповнення:
Службове завдання
Одним з основних, але з недавніх пір необов'язковим відрядження документом є службове завдання, що видається керівником структурного підрозділу з дозволу керівника. У разі його наявності може виступати підставою наказу про направлення працівника безпосередньо у відрядження.
Разом із завданням працівникові надається службова записка, де сформульовано обґрунтування відрядження. Звіт далі складається працівником самостійно і надається в бухгалтерію протягом 3-х днів на підставі виконаної роботи, зібраних підписів і заповненого посвідчення про відрядження. Узгоджується з керівником структурного підрозділу.
Службове завдання на відрядження - зразок заповнення по ЗАТ:
Службова записка на відрядження - зразок заповнення по ТОВ:
Авансовий звіт
У звіті зазначаються:
- Назва організації;
- Назва структурного підрозділу;
- Відповідальна особа;
- Надана сума;
- довіритель;
- Підпис довірителя;
- Підзвітна особа і його підрозділ;
- Фіксована сума;
- Розписані витрати;
- Витрачена сума;
- Внесені невитрачений залишок;
- Дані бухгалтера;
- Дата внесення і заповнення;
- Заповнена бухгалтерів розписка.
Заповнений зразок авансового звіту по ТОВ Фрегат:
Порядок зберігання наказів
Документ про відрядження співробітника є наказом по особовому складу. Термін зберігання таких паперів дорівнює 5 або 75 років. Це залежить від виду відрядження: накази по короткостроковим від'їздів (не перевищують двох місяців) в межах країни лежать в архіві 5 років, розпорядження про направлення за кордон або в тривале відрядження - 75 років.
Все що додаються до наказу документи містяться в архіві разом з ним стільки ж часу.
Обмеження на направлення у службові відрядження
Заборонено направляти у відрядження по службі:
- вагітних;
- працівники до 18 років;
- жінок, дітей яких менше 3-х років;
- працівників, під опікою яких знаходяться діти-інваліди до моменту досягнення ними 18 річного віку;
- працівників, які здійснюють догляд (патронаж) за хворими членами сімей (необхідний медичний висновок).
Відправлення у відрядження допускається лише в разі наявності письмової згоди працівника, а також за умови відсутності заборони за медичними показаннями.
Дані правила распространіми і на батьків, що мають на вихованні дітей без матері, також на опікунів неповнолітніх.
Ми ознайомилися з основами заповнення документів на відрядження. Сподіваємося, що труднощі заповнення документації будуть зведені до мінімуму і взагалі виявляться єдиною трудністю, пов'язаної з усією відрядженням.
Якщо посвідчення про відрядження не є обов'язковим документом, то яким чином працівник підтвердить час перебування у відрядженні? Адже в посвідченні про відрядження робилися позначки, коли саме він був в тій організації, куди спрямований, скільки днів там пробув - і на підставі цього розраховувалися добові.
І якщо організація вирішить використовувати посвідчення про відрядження - потрібно це прописувати в обліковій політиці чи ні?