Для вибору джерела даних для звіту відкрийте звіт в режимі макета і натисніть клавіші ALT + ENTER, щоб перейти до списку опцій. Натисніть квадрат прямо під вкладкою об'єкта звіту для вибору всього звіту, а потім в таблиці властивостей на вкладці Дані виберіть пункт Джерело записів для вибору параметра. Задати джерело даних можна, вибравши об'єкт зі списку або натиснувши кнопку «Побудувати». щоб відкрити запит режимі конструктора, де можна побудувати джерело записи для запиту.
Джерело записів звіту визначає, які поля з бази даних будуть відображатися в звіті. У реляційній базі даних пов'язані дані, як правило, зберігаються в кількох таблицях. Наприклад, відомості про клієнтів можуть зберігатися в одній таблиці, а відомості про замовлення кожного з них - в інший. Звіти - це гнучкий інструмент, що дозволяє зібрати дані воєдино і відобразити їх у потрібному вигляді, проте спочатку необхідно переконатися в тому, що джерело записів містить всі необхідні дані. Додаткові відомості про джерело записів звіту см. Далі в цій статті. Основні відомості про звіти см. В статті Основні відомості про звіти в Access.
В цій статті
Різні типи джерел записів
Якщо всі необхідні поля знаходяться в одній таблиці, можна вибрати її в якості джерела записів для звіту. Якщо необхідні поля знаходяться в двох або декількох таблицях, слід переконатися в тому, що ці таблиці можна логічно об'єднати по деякому загальному значенням, після чого створити іменований чи впроваджений запит, який буде використовуватися в якості джерела записів.
іменований запит
Іменований запит, зазвичай званий просто запитом, - це запит, який було збережено у вигляді об'єкта бази даних. Іменований запит може використовуватися як джерело даних для декількох форм і звітів. Однак зміни, внесені в іменований запит, поширюються на всі форми і звіти, для яких він виступає джерелом даних. Крім того, іменований запит порівняно легко видалити, а це призведе до порушення роботи пов'язаних з ним форм і звітів.
впроваджений запит
Впроваджений запит - це запит, який зберігається у властивості звіту «Джерело записів». Оскільки впроваджений запит не є окремим об'єктом, його складно випадково видалити або змінити, порушивши таким чином роботу звіту. Впроваджений запит рекомендується створювати в тому випадку, якщо він буде використовуватися тільки з конкретним звітом (іншими словами, запит не буде передаватися використовуватися декількома об'єктами).
Впроваджені запити створюються за замовчуванням при використанні інструментів Конструктор звітів. Порожній звіт і Наклейки. описаних в наступному розділі. Впроваджені запити також створюються майстром звітів, якщо користувач вибирає дані для звіту з декількох таблиць. Якщо обрані дані тільки з однієї таблиці, майстер звітів пов'язує звіт безпосередньо з цією таблицею.
Впроваджений запит також можна створити, скопіювавши інструкцію SQL з іменованого запиту, відкритого в режимі SQL, і вставивши її в властивість звіту «Джерело записів». Щоб відкрити іменований запит в режимі SQL, виконайте такі дії.
Клацніть правою кнопкою миші запит в області навігації та виберіть команду Конструктор.
На вкладці Конструктор у групі Результати виберіть команду Режим. а потім - пункт SQL.
Створення джерел записів за допомогою інструментів для роботи зі звітами
Щоб створити звіт в Access, досить вибрати один з інструментів на вкладці Створення в групі Звіти. Залежно від того, як використовуються ці інструменти, кожен з них створює джерело записів одного з трьох описаних вище типів.
У наведеній нижче таблиці описані механізми роботи кожного інструменту і вказано, які джерела записів створюються за замовчуванням.