При необхідності поля в режимі таблиці, форми або звіту для відображення конкретне значення під час інше значення в поле зберігається Створення поля підстановки. Поля підстановки корисний при необхідності в поле зрозумілих ніж номер, наприклад ID (або інше значення зовнішній ключ). Наприклад замість відображення контактів Ідентифікаційний номер, Microsoft Office Access можна відобразити ім'я контакту. У цьому прикладі контакту ідентифікатор називається приєднане значення або значення, що зберігається в вихідну таблицю, запит або список. Ідентифікаційний номер контакту автоматично шукати в джерелі і замінюється з ім'ям контакту. Ім'я контакту називається відображуваного значення.
Примітка: Різниця між відображуваним і приєднаним значенням поля підстановки полягає в тому, що відображається значення відображається в режимі таблиці, але в поле зберігається саме приєднане значення.
Поля підстановки можуть бути простими або складними. Просте поле підстановки дозволяє зберігати тільки одне значення. Складні або багатозначні поля підстановки дозволяють зберігати кілька значень, які відображаються у вигляді елемента управління «поле зі списком» або «список». Для кожного значення в багатозначному поле відображається значення підставляється на основі відповідного йому приєднаного значення. Надання значень підстановки для вибору дозволяє уникнути помилок при введенні даних за рахунок обмеження діапазону значень, які можна ввести.