Нащадки Фігаро, або Як знайти хорошого секретаря
Якщо ви пам'ятаєте, знаменитий Фігаро (персонаж комедії С. Бомарше «Божевільний день або одруження Фігаро», той самий, який «тут і там» - прим.авт.), Складався особистим помічником при графі Альмавіва і виконував масу найрізноманітніших обов'язків - від твори листів і активної організаційної роботи до прийняття деяких рішень від імені свого боса. Хоча Фігаро не мав сучасного нам вищої освіти, не проходив професійних тренінгів і семінарів для секретарів, як це прийнято сьогодні в багатьох компаніях, проте, ледь дії графа стосувалися безпосередньо його честі, іспанець-цирульник умів не просто залишатися лояльним, але і навіть перегравати боса, надійно дотримуючись при цьому особисті інтереси. Що ж, граф був сам в цьому винен - недооцінював він здатності свого не в міру спритного помічника!
Нинішній персональний секретар директора великої і не дуже фірми - його не просто права рука, а найчастіше друг і товариш, надійний конфідент і незамінна «швидка допомога», а нерідко навіть - і alter ego. Хоча іншому роботодавцю потрібно скоріше не секретар, а банальний хлопчик на побігеньках, якийсь лакей, що виділяє догідливість. Деякі шукають чисто декоративного секретаря, щоб клієнти та партнери заздрили: ось, мовляв, яка у мене фотомодель кави розносить! Про смаки, як то кажуть, не сперечаються - кожної компанії притаманний власний стиль керівництва, діють свої вузькокорпоративні стандарти. Але як і раніше залишається головне питання: чи дійсно здатний персональний секретар керівника стати в повному розумінні його «довіреною особою»? Адже саме так перекладається слово «секретар» - а не як «автовідповідач», «офіціант» або «ланцюговий пес для нежданих гостей».
Шукаючи собі секретаря, проявляйте пильність. Якщо вам демонструють зайву активність, надмірну лояльності і просто пекуче бажання неодмінно роздобути жадане місце - остерігайтеся! Справжній майстер своєї справи, що називається, «справжній помічник», завжди знає собі ціну і не буде настільки відверто нав'язувати себе роботодавцю. Він, швидше за все, сам завалить вас питаннями, щоб чітко усвідомити собі з самого початку, куди потрапив і чи зможе тут повністю реалізуватися в професійному відношенні.
Коли ж здобувач виявляє надмірну лояльність і вже на співбесіді ревно запевняє, що хоче працювати саме у вашій фірмі, то це, швидше за все, просто свідчення його персонального легковажності, певної незрілості або ж просто банальна лестощі. Напевно такий кандидат навіть і не планує затриматися в вашій фірмі досить довго, просто збирається «пересидіти» якийсь свій особистий професійний криза. Він поспішає, як правило, як можна швидше приступити до роботи. Цілком можливо, що його приваблює зарплата, яка дуже своєчасна для того, щоб в швидкості піти в декрет або почати довгострокове лікування серйозної хвороби. Так що якщо вже на стадії співбесіди здобувач улесливо заглядає вам в очі з незрозуміло звідки взялася щенячого відданістю, для початку попросіть його конкретно аргументувати настільки похвальне бажання працювати саме у вашій фірмі якомога детальніше. Виключно в якості перевірки.
Або, припустимо, кандидат в секретарі демонструє зайву незалежність вже на співбесіді? Це насторожує якість - доля революціонерів «а ля Че Гевара», а від серйозного секретаря революційних переворотів ніхто не чекає. Компанії важливо, щоб помічник умів не тільки опікуватися керівника, але і чітко виконувати всі його доручення. За визначенням, це людина, готова постійно перебувати в персональної залежності. Справжній секретар завжди гнучкий, досконально знає всі тонкощі характеру улюбленого шефа і, відповідно, вміє легко пристосовуватися до них.
Потенційний претендент на посаду секретаря з порога заявляє, що розраховує на стрімкий кар'єрний ріст? Зрозуміло, що поганий той солдат, який не мріє стати генералом. І дійсно, саме з амбітних, працьовитих і чіпких секретарів-референтів вийшло чимало якісних адміністративних директорів і інших «топів». Але - тільки до пори до часу. Секретар аж ніяк не повинен бути занадто самовпевненим і розраховувати тільки на те, що його цей момент зроблять в топ-менеджери. Завищена самооцінка на секретарської посади тим і шкідлива, що такі працівники іноді беруть на себе набагато більше персональної відповідальності, ніж належить за рангом, або ж в прагненні до виключно особистим цілям забувають про інтереси своєї фірми. Чи така людина затримається у вашій компанії надовго.
А надмірно емоційні натури з виключно «тонкої нервової організацією» - секретарі ще більш нікчемні. Вони схильні до регулярним стресів і дистрес, така їх неврівноваженість буде тільки заважати вам і вашим співробітникам зосередитися і продуктивно працювати. До чого вам серпанкові панночки з інституту шляхетних дівчат з вічно заплаканими очима і хлюпають носиками? Для початку протестуйте здобувача на його стійкість до стресів. Вибирайте тільки того, хто не втрачається в важких обставинах, вміє тримати себе в руках і володіє холодним розумом. Високопрофесійний помічник керівника концентрується не так на проблемах, а на пошуках їх вирішення.
Ключовий критерій при виборі секретаря - особистість самого керівника. У кожного начальника свої особисті вимоги до секретаря і бачення його посадових обов'язків, і, зауважте, немає вимог «правильних» чи «неправильних». Просто для одного більш важливо, щоб його помічник став його довіреною особою. Тоді на перше місце виходять такі якості, як стриманість і коректне поводження з будь-якої конфіденційної інформації. Іншому необхідно в особі першого помічника отримати справжнього робочого партнера, надійну та якісну заміну з певних питань. В такому випадку тепер уже вирішальне значення має виключно професійна компетентність. Третій керівник хоче, щоб його секретар просто вмів заварювати хороший кави саме так, як він любить.
Секретарів першої особи фірми умовно поділяють на три типи: «традиційний секретар», «просунутий секретар» і «керуючий асистент». Традиційний зобов'язаний виконувати обмежений набір функцій, що вимагають, в основному, тільки старанності, граничної організованості і простого знання правил і посадових інструкцій. Більш просунутий вже повинен бути достатньо компетентний для того, щоб самостійно приймати рішення з певного кола питань. Ну, а керуючий асистент - це помічник, який здатний не тільки рятувати в рутинній повседневщіне, але і взяти на себе частину роботи свого шефа.
В ідеалі начальник високого рангу повинен мати двох помічників: діловода, який технічно виконує рутинну роботу з паперами, дзвінками та іншими справами, що потребують постійного перебування в офісі, і особистого помічника-референта. Такий помічник повністю організовує робочий день начальника, планує його зустрічі, виробничі наради і ділові поїздки. На нього завжди можна покластися, і якщо ви затримуєтеся, а в офісі призначена зустріч, він знайде, чим зайняти гостей. Як говорила знаменита Джейн Фонда, «офіс може працювати без шефа, але не без секретаря».
«Від нудьги - на всі руки ...»
Високопрофесійний помічник - це «універсальний солдат», яка багато що може і в менеджменті, і в адмініструванні. Діяльність керівника передбачає прийняття рішень. Підготовчу роботу для цього, а також якісне втілення цих рішень у життя здійснює помічник. 70% роботи начальника - це рутина. Помічник-професіонал цілком може вирішувати багаторазово повторювані, регулярні проблеми за керівника. Адже, працюючи в тандемі з шефом, він вчиться логікою і принципам прийняття оптимальних рішень.
Керівник багато часу витрачає на усне спілкування з підлеглими: на збори, наради, планерки, мозкові штурми. Помічник повинен бути присутнім на них, фіксувати рішення, контролювати їх виконання, нагадувати про доручення. За відсутності начальника або коли він вкрай зайнятий, на нараді його цілком може представляти особистий помічник - і доносити до колективу важливу інформацію від імені шефа. До речі, деякі керівники довіряють своїм асистентам курирувати окремі проекти - зрозуміло, все їх учасники повинні бути сповіщені про це.
Камінь спотикання: особисті доручення
Чи зобов'язаний помічник виконувати ваші особисті доручення? У посадовій інструкції такий пункт - велика рідкість, якщо взагалі зустрічається. Але будь-який керівник хоче, щоб його помічник створював йому комфортні робочі умови, а часом і надавав «неформальну допомогу». Підготуйте вашого помічника до цього з самого початку. Він повинен знати, що якщо потрібно зробити щось в робочих цілях - скажімо, зварити вам кави або сходити для вас в аптеку за таблетками від головного болю, щоб ви могли працювати нормально, то це слід робити без довгих міркувань. Установка для секретаря така: всі доручення, які мають відношення до роботи, потрібно виконувати.
А що ж особисті доручення, безпосередньо до роботи не відносяться? Час - головний ресурс керівника, для нього розподіл часу на особистий і робочий вельми умовно. Тому цілком допустимо в разі необхідності просити секретаря купити квитки у відпустку, підготувати деякі документи для цього, зустріти на вокзалі його родичів і так далі. Особистий помічник - не тільки соратник по роботі, але часто і друг, а в якійсь мірі навіть член сім'ї, На прохання керівника він може пройтися з його дружиною по магазинах, знайти гувернантку для дітей, записати шефа в перукарню, віднести його взуття в лагодження і так далі. І все ж ... Чим менше секретар знає про особисте життя шефа, тим краще!
Секретар завжди ходить по лезу бритви. Зробить більше, ніж належить, візьме відповідальності на себе - значить, прийме рішення замість керівника. Зробить менше, ніж треба, значить, перекладе частину своєї роботи на плечі шефа. Потрібно вміти дотримуватися баланс!
Так що підбирайте собі помічника по характеру і стилю керівництва. Крім того, секретар завжди служить «амортизатором» між керівником і співробітниками, а значить, дуже важливо, наскільки вдалий цей «провідник» інформації і комунікацій.
У деяких питаннях хороший помічник дійсно може стати вашим «другим я», «рівноцінною заміною», «дублером і суфлером». Поганий же секретар, навпаки, додасть вам проблем, головного болю і посилить цейтнот.
Так що шукайте «особа змістовне», а не - формальне. І тоді ваша офісне життя перестане повністю замінювати життя особисту.
спеціально для «Вчасно: ру»
Ця функція доступна тільки для зареєстрованих користувачів