Тема відрядження працівників з новими силами набирає обертів. Відсутність доповнення норм законодавцем, що дозволили б вирішити конфлікт сторін, лише породжує все більше питань.
Дуже часто до нас звертаються колеги (клієнти з інших компаній), які визнають, що в процесі вивчення правил оформлення відряджень спірних ситуацій не виникає і порядок дій при роботі «з нуля» досить зрозумілий. Але як бути, якщо трудові відносини з працівником тривають не перший день, відряджень дуже і дуже багато, зламати стереотипи в організації складно, а бути залученими до адміністративної або інших видів відповідальності не хочеться? Тому пропоную на одному прикладі розібрати, що все-таки вихід є завжди і не можна впадати у відчай. Можливо, на підставі нижчеописаній ситуації Ви зможете вирішити вже існуючі в компанії завдання або вчасно уникнете виникнення окремих помилок.
Роботодавець прийняв працівника з гнучким режимом роботи (без прописаний елементів даного режиму роботи). В його обов'язки входить відвідування контрагентів компанії за місцем знаходження відокремлених підрозділів та інших міст з урахуванням розвитку бізнесу. Вартість проїзду та проживання співробітника оплачуються компанією. У період відрядження також виплачуються добові. Але роботодавцем передбачалося, що працівник буде отримувати певний розмір заробітної плати, тобто через гнучкого графіка роботи весь робочий час у зв'язку зі службовими поїздками буде обмежено встановленим рівнем окладу і витратами на відрядження (добовими). Але після початку роботи працівник почав надавати роботодавцю табелі обліку робочого часу з 11-годинним робочим днем (аналогічно режиму роботи відокремлених підрозділів), в результаті чого виникли годинник понаднормової роботи, які спочатку роботодавцем не передбачалися. В даний час перед керівником стоїть завдання:
1) скоротити витрати, пов'язані з понаднормової роботою даного працівника;
2) прийняти працівника, в обов'язок якого будуть входити численні відрядження, але обмежити заробітну плату працівника певним одноразово (за винятком витрат на відрядження) розміром? І як це закріпити в трудовому договорі?
Застосовні норми права
З описаної ситуації слід, що працівник прийнятий на роботу без визначення йому роз'їзного характеру робіт з гнучким режимом роботи, але роботодавцем допущена помилка - режим роботи закріплений некоректно (неповно). Так відсутній порядок і статус перерв для відпочинку і харчування (ст. 108 Трудового кодексу РФ), немає алгоритму / чергування робочих і вихідних днів (статті 100, 110, 111 Трудового кодексу РФ), загальною тривалістю робочого тижня (ст. 91 Трудового кодексу РФ ). Не передбачено самотабелірованіе працівника.
З умов і обставин, що склалися слід, що оплата працівникові відбувалася виключно на підставі наданого табеля обліку робочого часу без прив'язки до документів, що оформляються при направленні працівника у відрядження і без урахування часу, витраченого на поїздку до місця відрядження, що є порушенням чинного законодавства, тягне залучення до адміністративної та матеріальної відповідальності, а також несе податкові ризики.
Відповідно до частини четвертої статті 91 Трудового кодексу РФ роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. У тому числі відображати всі години надурочної роботи, роботи у вихідний, святковий день, роботи в нічний час і т.д.
Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Якщо час у дорозі також доводиться в період з 22:00 годин до 06.00. працівникові оплачується нічний час, фактично витрачений на дорогу, згідно зі статтею 96 Трудового кодексу РФ.
Якщо службова поїздка припадає на вихідні, святкові дні працівника, то необхідна відповідна оплата (ст. 153 Трудового кодексу РФ), а також дотримання кадрової процедури із залучення працівника до роботи у вихідні, святкові дні.
Всі годинники роботи понад норму є понаднормові і також повинні бути оплачені в підвищеному розмірі (ст. 152 Трудового кодексу РФ).
З цього випливає, що на фактично відпрацьовані години працівника у відрядженні повинні впливати не дані, надані працівником (без фактичного підтвердження), а такі документи як службове завдання (в якому в тому числі вказується термін відрядження), посвідчення про відрядження (з відмітками).
Отже, ми з Вами ще раз згадали норми, пов'язані з оплатою праці працівника при відрядженнях. Але. повертаючись до даної практичної ситуації, бачимо, що дана ситуація ускладнюється тим, що у працівника гнучкий режим роботи. Тому час всіх відряджень і тривалість робочого дня у відрядженні повинні визначатися за угодою. а не в односторонньому порядку. Оформляти таку угоду можна письмово (передбачити процедуру, коли роботодавець, наприклад, пропонує певний алгоритм дій (порядок поїздок, час поїздок, маршрути, транспорт і т.д. працівник погоджується або вносить свої пропозиції, після досягнення загальної домовленості вже оформляються документи на відрядження) . Можна це узгоджувати і усно. Дане питання залишається на розсуд сторін (на практиці роботодавці спочатку при прийомі на роботу працівника включають відповідний алгоритм взаємодії в текст т Рудова договору, в текст локального нормативного акту).
За фактом працівник безпідставно здійснює самотабелірованіе, оскільки не є особою, відповідальною за складання табеля обліку робочого часу, і не має повноважень на самостійне табелювання себе.
Роботодавець при цьому не оформляє процедуру відрядження, за що передбачена адміністративна відповідальність згідно ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ.
Як наслідок, роботодавець не доплачує працівникові, не відшкодовує витрати в протиріччя ст. 168 Трудового кодексу РФ, що також є адміністративною відповідальністю (ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ), матеріальної (ст. 236 Трудового кодексу РФ) і при складі злочину - навіть кримінальною відповідальністю (ст. 145.1 Кримінального кодексу РФ).
У плані податкових ризиків роботодавець, не маючи документів на відрядження, не зможе віднести витрати на проїзд працівника на витрати підприємства, що враховуються при оподаткування, а вони будуть здійснені з чистого прибутку.
Дії роботодавця і легітимні шляхи вирішення
Щоб обійти труднощі, пов'язані з оплатою працівникові понаднормових робіт при гнучкому графіку роботи, одним з варіантів можливо розглянути запровадження підсумованого обліку робочого часу.
Основна мета даного режиму - забезпечити необхідну тривалість роботи з урахуванням специфіки компанії, але в рамках облікового періоду, в зв'язку з чим скоротити витрати роботодавця на оплату понаднормових годин.
У зв'язку з тим, що режим роботи - обов'язкова умова трудового договору (в ситуації, що розглядається вона була придбана в текст угоди між працівником і роботодавцем) (ст. 57 Трудового кодексу РФ), то зміна режиму праці з введенням підсумованого обліку робочого часу можливо тільки за згодою сторін в рамках ст. 72 Трудового кодексу РФ. Якщо працівник відмовиться або компанія сама по яких-небудь причин не прийме рішення застосовувати даний режим, то з урахуванням гнучкого режиму роботи у роботодавця все одно є спосіб врегулювати ситуацію, що склалася.
При будь-якому режимі роботи службові відрядження (як було зазначено вище) повинні супроводжуватися службовими завданнями і відрядними посвідченнями, які оформляє роботодавець. Тому ще раз підкреслимо, що компанія має право самостійно складати маршрути проїзду до клієнтів (контрагентів), временя проїзду, тривалість перебування в тому чи іншому місці і т.д. З урахуванням гнучкого режиму роботи початок, закінчення і тривалість робочого дня (зміни) працівника як це буде визначено за згодою сторін. Все перераховане вище (маршрути проїзду до клієнтів (контрагентів), час проїзду, тривалість перебування в тому чи іншому місці і т.д.) роботодавець буде зобов'язаний узгоджувати з працівником. Узгодження може бути як усне, так і письмове.
І в кінцевому підсумку працівник буде зобов'язаний надавати роботодавцю як звіт про виконане завдання, так і документи, що підтверджують знаходження його у відрядженні і документи, що підтверджують проїзд, який також буде враховуватися в робочий час, витрачений на виконання службового завдання (на підставі пункту 4 Постанови Уряду РФ № 749).
Таким чином, модель взаємовідносин повинна вибудовуватися таким чином. Чи не працівник самостійно все визначає, а компанія вирішує, куди повинен поїхати працівник, на який термін, якими видами транспорту і що повинен зробити. Працівник після звітує за кожну поїздку, а службове завдання, посвідчення про відрядження та проїзні документи будуть доказом виконання працівником своїх обов'язків в певний час і певну кількість годин. Але, знову ж таки, з урахуванням гнучкості режиму необхідна згода сторін.
Рекомендованими діями роботодавця можна назвати зміна режиму роботи працівника, визначивши йому гнучкий режим робочого часу з застосуванням підсумованого обліку робочого часу і встановивши роз'їзний характер роботи. При цьому прописати межі гнучкого режиму, тобто наприклад, що робота повинна здійснюватися з 6 ранку до 22 вечора (що допоможе уникнути витрат на нічні години роботи), робочий день не може бути менше, наприклад, 2 годин і не більше 12 годин, безпосередній режим роботи на наступний тиждень буде узгоджуватися в кінці поточного тижня на підставі плану, щоб їх було узгоджено сторонами, і т.д.
Роз'їзний характер роботи спростить документообіг (немає необхідності оформляти посвідчення про відрядження і службове завдання), а також полегшить роботу бухгалтерії, тому що на відміну від відрядження службові поїздки будуть оплачуватися виходячи з встановленої системи оплати праці, а відрядження - за середнім заробітком (ст. 166, ст.167 Трудового кодексу РФ). Але при роз'їзному характері роботи обов'язок з відшкодування витрат у зв'язку зі службовими поїздками зберігається (ст. 168.1 Трудового кодексу РФ).
Як бути з оплатою роботи в частих службових поїздках
На підставі ст. 135 Трудового кодексу РФ заробітна плата працівнику встановлюється трудовим договором відповідно до діючих у даного роботодавця системами оплати праці.
З урахуванням положень статей 168 і 168.1 Трудового кодексу РФ роботодавець зобов'язаний проводити компенсацію витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням і службовими поїздками.
Виплачувати компенсаційні (додаткові) виплати працівникові за численні відрядження і службові поїздки право, але не обов'язок роботодавця. У компанії можуть бути встановлені такі надбавки (наприклад, за направлення у відрядження протягом 1 місяця 3 і більше разів - 3 000 руб.), Але це залишається на розсуд роботодавця. Тому роботодавець в першу чергу повинен встановити працівникові розмір оплати праці, наприклад, у вигляді окладу або годинної тарифної ставки (ст. 129 Трудового кодексу РФ).
Якщо в даному випадку роботодавець планує встановлення заздалегідь фіксованої суми відшкодування працівникові за годинник понаднормової роботи, то це неможливо, тому що навіть якщо розмір суми не буде порушувати права працівника відповідно до ст. 152 і ст. 153 Трудового кодексу РФ, то такий порядок оплати праці призведе до дискримінації.
Наприклад, роботодавець пропише в тексті трудового договору, що в разі наявності в обліковому місяці понаднормових годин, але не більше 10, працівникові буде оплачена понаднормова робота в розмірі 6 000 руб. При перевищенні цієї кількості годин оплата буде проведена відповідно до норм трудового права.
Припустимо, працівнику встановлена годинна тарифна ставка - 300 руб. / година.
При наявності 10 годин понаднормової роботи працівнику буде покладатися оплата в розмірі 300 руб. * 2 години * 1,5 + 300 руб. * 8 годин * 2 = 900 + 4 800 = 5 700 руб.
З прикладу випливає, що якщо працівник відпрацює 3 або 9 годин, працівник отримає в будь-якому випадку фіксовану суму - 6 000 руб.
Якщо він буде мати більше 10 годин понаднормової роботи (наприклад, 12). то оплата буде вже за нормами Трудового кодексу РФ:
300 руб. * 2. години * 1,5 + 300 руб. * 10 годин * 2 = 900 + 6000 = 6900 руб.
Таке встановлення фіксованого розміру за конкретне число понаднормових годин роботи можливо для посад, які в штатному розкладі (і по факту) є поодинокими, наприклад, для генерального директора, і розмір суми не буде порушувати права працівника відповідно до ст. 152 і 153 Трудового кодексу РФ.
В іншому випадку роботодавець буде виробляти оплату праці дискримінаційно: один працівник (припустимо, менеджер) в кінці місяця буде отримувати за 2 години роботи 6 000 руб. і інший працівник (теж менеджер) за понаднормові години в розмірі 9 годин отримає 6 000 руб. Такий порядок прямо суперечить обов'язки роботодавця забезпечувати рівну плату за працю рівної цінності (частина друга ст. 22 Трудового кодексу РФ), а також порушує статті 2 і 3 Трудового кодексу РФ.
У висновку відзначимо, що роботодавець, укладаючи трудовий договір, не повинен забувати, що в законодавстві встановлені норми, які не можуть бути погіршені. Але роботодавець завжди має право поліпшити становище працівника, надавши більший розмір виплат і / або додаткові компенсації. Передбачивши якомога детальніше умови праці працівника, роботодавець убезпечить себе від виникнення спірних ситуацій. А в разі виявлення будь-яких недоліків або прогалин завжди є можливість за взаємною згодою внести виправлення, доповнення в текст трудового договору.
Провідний юрист Департаменту трудового права IPK Group
Уланова Наталія