При проведенні інвентаризацій на фірмах, установах, складах, торгових точках, часто результатом є виявлення недостачі цінностей. Оформлення підсумків повинно здійснюватися відповідно до норм регулюючого законодавства і за правилами бухгалтерського обліку.
Законом чітко встановлюється відповідальність осіб, які працюють в організації, де визначилася недостача, а також дії роботодавця при її виявленні.
визначення
- встановлення ступеня відповідальності кожного з причетних осіб;
- витребування дебіторської заборгованості, що знаходяться під сумнівом, а також переклад незавершених бартерних операцій і наявних боргів;
- складання опису цінностей, які вже є непридатними або не підлягають відновленню;
- виявлення причин недостачі (іноді надлишків);
- отримання пояснень за фактом недостачі.
У разі виявлення недостачі наступні дії можуть відрізнятися в залежності від наявності винних осіб або їх відсутності. Законом і існуючими нормативами прописані також подальші дії роботодавця і співробітників підприємства або торгової точки.
Якщо винні особи відсутні
Виявлені при перерахунку відмінності між фактичним і які значаться по бухгалтерії залишком, що перевищують норми природного убутку. зберігання або реалізації, повинні зніматися з залишку за рахунок винних осіб. Якщо таких немає, або їх вина не доведена (або оскаржена в судовому порядку в їх користь), тоді збитки від недостачі списують за відповідними рахунками як фінансові результати.
При недостачі на торговій точці по відношенню до продавця можуть бути здійснені наступні дії:
- Вимога складання пояснювальній з приводу виявлення недостачі.
- У разі наявності вини продавця або ж наявної відповідальності згідно з підписаним колективним договором матеріальної відповідальності сума недостачі, що не підлягає списанню на збитки, може відніматися із заробітної плати (перша - практично в повному розмірі, наступні - в певному відсотку). Розмір відсоткових відрахувань при необхідності перевищення 20% може встановлюватися виключно в судовому порядку.
- Стягуються суми не можуть перевищувати посадового окладу працівника, проте, при відповідному рішенні судових органів, такий варіант цілком можливий. В такому випадку окремо може йти розгляд з приводу джерела погашення належної суми.
Роботодавцю
У разі підтвердження факту недостачі роботодавець має право здійснити наступні дії:
- Вимагати від значаться працівників оформлення пояснювальній за фактом нестачі цінностей.
- У тому випадку, якщо співробітник (або кілька співробітників) ухиляється від написання пояснювальної або повністю відмовляється, скласти акт відповідно до вимог Трудового кодексу РФ.
- Стягнути з своїх працівників суму недостачі. Такий дію можна зробити тільки протягом одного календарного місяця з дня остаточного виведення результатів інвентаризації. Після закінчення зазначеного терміну стягнення також може бути застосовано, але вже в судовому порядку.
- Віддати розпорядження про стягнення з працівника суми, що не перевищує середнього місячного окладу.
- У разі бажання здійснити стягнення в розмірах, що перевищують визначені законодавством, або протягом строків, не передбачених ним, всі подібні питання вирішуються виключно через суд.
Матеріально-відповідальній особі (адміністратору)
Відносно відповідальної особи (їм може бути адміністратор, старший касир, начальник складу і т.д.) законом передбачаються такі положення:
- після документального оформлення акту про недостачу настає відповідальність особи, яка за документами несе її;
- відповідальність може наставати як у зв'язку з положеннями законодавства, так і за змістом підписаного договору матеріальної відповідальності;
- в тому випадку, якщо недостача значиться по обліку не пов'язана з виконанням трудових обов'язків, тоді питання накладення відповідальності може визначитися тільки після судового розгляду.
оформлення
Після виявлення браку коштів при інвентаризації після остаточної звірки всього відбувається оформлення спеціальної відомості, яка містить докладні відомості про виявлені розбіжності за фактичним і бухгалтерського залишку. Вона містить наступне:
- розмір, в якому виявлено нестачу (в її грошовому вираженні);
- показники природного убутку, допустимі для даної організації;
- вартість товару (ринкова і балансова) і виведена різниця між ними.
Складена відомість оформляється, далі підписується членами комісії, яка брала участь в перерахунку. Після звіти направляються в бухгалтерію, де вже здійснюється звірка фактичних залишків та облікових. Для оформлення недостачі існують спеціальні уніфіковані форми:
- акт інвентаризації в продукції, яка ще перебуває в шляху;
- опис товару, який вже прийнятий і зберігається або в складському приміщенні, або в торговому залі;
- загальна порівняльна відомість.
Виробляти списання товарів за результатами перерахунку можна при таких факторах:
- зняття з залишку проводиться безпосередньо за той календарний рік, в якому було здійснено інвентаризацію;
- чітко визначено кількість відсутнього товару або цінностей;
- товар, що списується однією позицією, повинен повністю збігатися за своєю назвою.
Порядок проведення списання такий:
- керівною особою видається наказ (якщо інше не передбачено внутрішніми правилами організації);
- списується з кредиту в дебет за встановленим порядком рахунку;
- в тому випадку, якщо необхідно покрити транспортні витрати і оплатити працю співробітникам, які брали участь в інвентаризації, тоді до того ж рахунку по дебету додається необхідна сума;
- відбувається отримання з бухгалтерії розрахунків за нормою природних втрат і зіставляють фактичну недостачу з ними (в тому випадку, якщо фактична перевищує їх, тоді здійснюється списання);
- з приводу ПДВ при списанні дії можуть бути різними: його можна як відновлювати (відбивши суму за дебетом), так і немає.
При отримані результати інвентаризації може виявитися як загальна недостача цінностей, так і надлишок. Також можливий варіант так званої «пересортиці» товару, коли необхідно зняти з залишку одні найменування, а оприбуткувати інші. Порядок їх відображення наступний:
- За надлишку об'єкти оприбутковуються на момент проведення перерахунку за тією ціною, яка на даний момент є ринковою (якщо інший порядок не прописаний правилами організації). Грошові значення відносяться на фінансові результати (прибуток) разом з іншими витратами в звичайних організаціях або на доходи в НКО.
- За недостачу, якщо вона підпадає під природне зменшення, суми направляються як витрати або витрати.
- Недостача, яка перевищує розмір природного убутку - списання проводиться за рахунок винних осіб. Якщо такі не встановлені, тоді списують на фін. результати.
Списання недостачі оформляється такими проводками:
- по ТМЦ - дебет 94, кредит 10;
- по об'єктах основних засобів - дебет 94, кредит 01;
- по готовій продукції - дебет 94, кредит 41 і 43;
- по природних втрат - дебет 20, 25, 44. кредит 94;
- за рахунок винної особи - дебет 73, кредит 94;
- на інші витрати - дебет 91.2, кредит 94.
З приводу стягнення виявленої недостачі існують такі правила:
- такий процес можливий при наявності підписаного договору матеріальної відповідальності;
- відповідальність особи може бути як повна, так і часткова - від цього визначається і сума стягнення.
Що стосується стягнення існують питання, які можуть вирішуватися тільки в суді, з них можна відзначити наступні:
- повернення недостачі при звільненні винної особи, оскільки неможливо утримати суму з його зарплати;
- якщо працівник не погоджується з сумою стягнення або взагалі фактом його наявності;
- якщо співробітник організації по виконуваних обов'язків не може бути матеріально відповідальною.