Певну роль відіграють комунікації з неформальними групами. Часто думки, що складаються в неформальних групах і надходять до керівників неформальними каналами, дозволяють приймати більш правильні рішення або упереджувати конфліктні ситуації.
Формальна структура вибудовується керівниками виходячи з виробничих завдань і потреб. Їй притаманні геометрична строгість і певна гармонійність. З неформальній структурою все йде набагато складніше. Вона створюється стихійно; щоб її виявити потрібні спеціально розроблені методики.
Яка об'єднує співробітників незважаючи на ранги і посади, неформальна комунікація має незвичайну здатність проникати крізь самі щільні засуви секретності, руйнуючи при цьому самі передові і технічно відпрацьовані захисні системи, які використовуються в організації. Вона просочується крізь усі щілини, проникає через замкнені кабінети і сейфи.
По суті неформальні комунікації неможливо усунути або вивести за межі організації, її не можна «звільнити» наказом директора. Вони просто є і будуть існувати завжди. Однак не всі працівники беруть активну участь в лозі, тобто стають комунікативним ланка, відданих інформацію в неформальному каналі. Виноградна лоза - продукт ситуації, ніж чиєїсь особистої ініціативи. Це означає, що в даній ситуації, при відповідній мотивації в ній може взяти участь будь-який співробітник. Типові причини, що активізують участь в виноградній лозі: занепокоєння і невпевненість, оперативність інформації, причетність до подій, характер роботи, можливість встановити контакти з іншими людьми, особистість людини.
Неформальні комунікації у вигляді виноградної лози мають такі характерні особливості [87]:
Достовірність. У звичайних робочих ситуаціях достовірність переданих по виноградній лозі даних істотно перевищує 75%, а негативне ставлення до неї пов'язане з тим, що її помилки носять більш драматичний характер.
Швидкість передачі інформації. Будучи дуже гнучкою і особистої, вона поширює інформацію швидше, ніж більшість офіційних комунікаційних систем. Саме виноградна лоза виступає як джерело самої конфіденційної інформації. Керівництво практично не має можливості зупинити передачу небажаних даних. Тому менеджмент повинен своєчасно повідомляти найважливіші новини. Це єдиний спосіб запобігання чуток.
Виноградна лоза прекрасно приживається в будь-якій організації, менеджмент зобов'язаний враховувати наявність неформальних комунікативних каналів, їх організацію, характер переданої інформації і основних зв'язкових. Яка поширюється на виноградній лозі інформація може носити як бажаний для менеджменту характер, так і нести з собою негативні наслідки. Тому потрібно керувати виноградною лозою: багато керівників роблять спроби стимулювання позитивного впливу лози. Зниження обсягу негативної інформації вимагає скорочення приводів для хвилювань, числа конфліктів і нерозуміння. Найбільш ефективне перешкода для поширення чуток - усунення причин появи чуток, спростування фактами, раннє надання фактів, забезпечення надійності джерел інформації.
Сучасна концепція менеджменту вважає, що набагато корисніше для організації не руйнувати неформальні комунікаційні мережі, а зрозуміти і використовувати ці канали для посилення офіційної організаційної комунікації [86]. Рекомендації з управління чутками:
• усувайте причини появи чуток;
• особливу увагу зверніть на протидію серйозним чутками;
• починайте протидія чуткам якомога раніше;
• спростовуйте чутки фактами;
• надавайте факти з надійних джерел;
• приділіть особливу увагу особистим поданням фактів, якщо це необхідно;
• утримуйтеся від переказу слуху при його спростування;
• заохочуйте допомогу неформальних лідерів при їх бажанні співпрацювати;
• прислухайтеся до всіх чуток.
Тільки проникнувши в «таємниці» організаційної комунікаційної системи, можна зрозуміти поведінку окремих індивідів і груп, яке визначає дух і життєву силу організації. Канали неформальної комунікації доставляють одержувачеві інформацію більш оперативно, тому вона, як правило, більш зрозумілу і доступна для розуміння і більш надійна, так як джерело найчастіше знайомий з одержувачем інформації. Тому використання менеджментом неформальній системи комунікацій в управлінні організацією дозволяє спиратися на задоволення потреб працівників, які не можуть бути задоволені інформацією по офіційних каналах.