Некомерційна організація повинна мати самостійний баланс або кошторис.
В ході здійснення цільових програм в некомерційній організації складається кошторис доходів і витрат. Це основний документ, на підставі якого діє некомерційна організація.
Кошторис некомерційної організації-документований план надходжень і витрат матеріальних і грошових коштів організації. Кошторис регламентує діяльність некомерційної організації. Вона є основним документом, що визначає фінансово-господарську діяльність організації.
При складанні кошторису необхідно виходити з того, що кошти, отримані на конкретні цілі, повинні бути витрачені тільки на ці цілі. Зміна статей витрат можливо лише при наявності письмової згоди з боку жертводавця. Цільові надходження некомерційної організації повинні бути рівні цільовим витратам. В іншому випадку кошти, витрачені на інші цілі, підлягають вилученню в доход федерального бюджету.
У кошторисі відбивається передбачуваний обсяг, цільове направлення і часовий розподіл доходів і витрат. Вона може складатися на будь-який період (місяць, квартал, рік (найчастіше) і т.д.).
Уніфікованої форми кошторису доходів і витрат не існує (виняток становлять бюджетні установи, для них галузеві міністерства і відомства стверджують необхідні кошторису). Це пояснюється тим, що некомерційні організації можуть мати надзвичайно широкий спектр функцій, фінансування яких важко піддається формалізації. Тому форма кошторису, склад і структура показників, а також система угруповання і деталізації даних для зручності і обліку специфіки конкретної некомерційної організації розробляється самою організацією виходячи з поставлених завдань. Приклад форми кошторису доходів і витрат наведено нижче (табл. 2.1).
Кошторис доходів і витрат (приклад)
(Найменування вищого органу управління НКО)
Кошторис доходів і видатків
Керівник організації _______________________________ "___" ____________ 200__р.
(Підпис) (ініціали та прізвище)
Головний бухгалтер _______________________________ "___" ____________ 200__р.
(Підпис) (ініціали та прізвище)
Фінансовий план (кошторис) затверджується вищим органом управління некомерційної організації. Доцільно складати окремий кошторис на кожну цільову програму. У кожній з програм доцільно передбачати окремою статтею адміністративні витрати. Після закінчення звітного періоду рекомендується складати звіт про виконання кошторису і затверджувати його тим же органом, що і кошторис.
Некомерційна організація може погоджувати свої кошториси тільки зі спонсорами, жертводавцями та грантодавцями, а також засновниками (членами, учасниками). Підкреслимо, що державні органи, включаючи податкові, не мають права втручатися в діяльність некомерційної організації і вносити корективи в напрямку витрачання коштів некомерційної організації, якщо таке використання має цільовий характер і відповідає статутним цілям організації.
При необхідності некомерційна організація може переглядати свої кошториси, дотримуючись необхідні формальності. При цьому слід не забувати, що не допускається використання засобів однієї цільової програми для іншої без письмової згоди жертводавця. Виняток становить випадок, коли кошти перераховано з формулюванням «на статутні цілі організації».
Єдине обмеження в частині витрачання коштів - фонд оплати праці адміністративно-управлінського персоналу благодійної організації не повинен перевищувати 20% фінансових коштів, що витрачаються організацією за фінансовий рік. При цьому зазначений в Законі ліміт не поширюється на оплату праці осіб, які беруть участь в реалізації благодійних програм.
Кошториси зазвичай використовуються при заповненні Звіту про цільове використання отриманих коштів та Звіту про цільове використання майна (в тому числі грошових коштів), робіт, послуг, отриманих в рамках благодійної діяльності, цільових надходжень, цільового фінансування.