Як відомо, про виправлення первинних облікових документів чітких вказівок в законі немає. Причому з паперовими товарними накладними та актами виконаних робіт все зрозуміло - тут і на законодавство можна спертися, і на вироблену практику виправлень. Але коли справа заходить про виправлення електронної первинки, до сих пір виникають питання. Спробуємо розібратися, що тут до чого.
Друкована форма електронної товарною накладною, вивантажені з сервісаSynerdocs
Що «говорять» НПА?
Згідно п. 7 ст. 9 Федерального Закону № 402 «Про бухгалтерський облік», в первинний обліковий документ допускається вносити виправлення. Відповідно до п. 4 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку. затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 №105, виправлення помилок в первинних документах, створених вручну, можливо за допомогою закреслення і внесення нових даних, причому повинні бути підписи відповідних осіб і дата виправлення. Зрозуміло, що по відношенню до електронних документів даний спосіб застарів. У документ, підписаний електронний підписом, зміни внести вже не можна, та й в паперових накладних таке виправлення може викликати плутанину.
# 9679; виправлення в початковий первинний обліковий документ;
# 9679; виставлення коригуючого документа.
Інші способи, за своєю суттю, зводяться до одного із зазначених.
Варто зазначити, що основною умовою виправлення первинки є дотримання вимог п. 7 ст. 9 Федерального Закону № 402 «Про бухгалтерський облік». «Виправлення в первинному обліковому документі повинно містити дату виправлення, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб».
Таким чином, при виправленні електронній товарній накладній можна створювати коригувальний (виправляє) документ, обов'язковими реквізитами якого повинні бути дата виправлення і підписи відповідних осіб. Цей момент потрібно прописати в обліковій політиці компанії.
Як надходити бізнесу?
Як коригувальних документів компанії можуть використовувати Акт про встановлені розбіжності за формою ТОРГ-2 або ТОРГ-3 або форму, подібну формі виправленого рахунки-фактури, із зазначенням в додатковому полі товарною накладною номера і дати виправлення. Надалі цей документ буде підставою для виставлення коректування рахунки-фактури.
У будь-якому випадку компанія може самостійно розробити форму коригуючого документа і вказати її в обліковій політиці. Якщо ж використовувати такий документ при обміні через оператора ЕДО СФ, то він буде неформалізованими, і в разі необхідності подання його до податкового органу за вимогою доведеться роздрукувати документ, завірити і представити як паперову копію електронного документа.
Нове в форматах
Якщо говорити про формалізацію виправлення, то в ряду первинних облікових документів відносно недавно з'явилися ще два нових формату. Детальніше з ними ви можете ознайомитися в наступних наказах:
Дані формати так само є необов'язковими до застосування, але на відміну від старих форматів підтримують можливість внесення інформації про виправлення. Хороша новина: як тільки оператори ЕДО СФ реалізують у себе підтримку зазначених форматів, їх сміливо можна буде використовувати в роботі.
І це ще не все. Після випуску формату універсального передавального документа очікується поява формату універсального коректування документа, який буде вирішувати питання щодо виправлення первинки.
На завершення можна сказати, що виправлення первинних облікових документів перестає бути білою плямою в законодавстві. Хочеться вірити, що вже зовсім скоро в практику компаній увійде використання формалізованих коригувальних документів.