Спеціальними подіями і заходами, організація яких підпадає під сферу PublicRelations (PR), можуть бути: - мероп.для ЗМІ (пресс.-конф. Брифінги, пресс.-тури); - мер.длявнутр.общ-сти (свята, конкурси, церем.награжд. Ролев.ігри); - мер.длявнешн.общ. (Презентації, прийоми, церемонії відкриття, виставки, експозиції); - інформаційні .мероп. (Семінари, конфер. Симпозіуми, кургл.столи); - развлекат.мероп. (Свята, концерти, фестивалі, дні). І т.д.
3 етапи: 1. Прийняття рішення про провед. 2. Проведення. 3. Відстежити отримані результати.
Організація і проведення спеціальних PR - заходів може мати різні цілі: створення іміджу і репутації, створення і зміцнення бренду, зростання продажів, формування команди і т.д.
Види спеціальних заходів.
Церемонії відкриття знаменують собою початок нового бізнесу, становлення нової послуги фірми, - а саме відкриття нової сторінки в житті фірми. Демонстрація хороших умов роботи допомагає залучити кращі кадри. Крім того, церемонія відкриття сприяє зміцненню корпоративного духу і лояльності зайнятих. Поліпшуються відносини з місцевою громадськістю, оскільки в районі створюються нові робочі місця. Офіційне відкриття нового магазину направлено на залучення нових покупців і партнерів.
Прийом - це, як правило, організоване і заздалегідь підготовлене господарями, спільне проведення часу представників організації-господаря і гостей, що супроводжується частуванням. Прийом проводиться: а) з нагоди урочистої дати - ювілею, річниці заснування фірми, або створення організації, б) з нагоди відвідин організації відомого і почесного гостя, делегації фірми-партнера, в) в порядку повсякденної діяльності фірми на регулярній основі. Метою проведення прийому може бути розширення і поглиблення контактів у сфері діяльності фірми, отримання необхідної інформації, формування іміджу організації в зовнішньому діловому середовищі
Прийоми можуть бути: денні і вечірні, з розсадженням (заздалегідь розподіленими місцями учасників) і розсаджування, формальні і неформальні. "Сніданок" може проводитися з 8 до 12 години, Вечірні прийоми вважаються більш урочистими, до них відносяться "коктейль", "фуршет", "обід", "обід-буфет", "чай", "вечеря".
Презентації - самостійна акція, яка може поєднуватися з прийомом, прес-конференцією, вдень відкритих дверей і іншими спецподій. Презентація - це представлення організації, проекту, продукту, персони аудиторії. Так, презентація фірми може проводитися 1) з нагоди відкриття або створення фірми, 2) щорічно, наприклад, - презентація, що демонструє нові досягнення і результати роботи фірми, її нове обличчя, 3) при виході на нові ринки, наприклад, презентація фірми в країні створення філії, підрозділу або представництва.
Дні відкритих дверей можуть бути відкритими для різних груп громадськості: для широкої публіки і родичів зайнятих, для потенційних споживачів, для візиту групи важливих персон в супроводі засоби масової інформації. Запрошення родичів зайнятих в організацію на дні відкритих дверей направлено на ознайомлення членів сімей з робочим середовищем. Це знайомство знижує напруженість в сімейних відносинах, коли робота вимагає від зайнятих багато часу і зусиль.
"Круглий стіл" - одна з форм генерування і багатостороннього обговорення ідей, значущих для різних груп громадськості. Участь у "круглому столі" вищих керівників фірми, спонсорування компанією такого заходу і освітлення його в засоби масової інформації здатне розширити популярність фірми.
Виставки - одне з провідних засобів PR у всьому світі. Перевагою експозиції є концентроване протягом декількох днів поєднання експозиції, особистих контактів, просування продажів, а також досить широкого первинного (відвідувачів) і вторинного (через ЗМІ) обхватів громадськості.
ПРЕС-КОНФЕРЕНЦІЯ - спеціальний захід з журналістами, присвячену проблемі або події і виражене питаннями-відповідями від суб'єкта ПР до журналістів і навпаки. Види прес-конференцій: подієві; проблемні.
БРИФІНГ - коротка, стисла в часі командна зустріч керівництва компанії з журналістами, із запрошенням представників органів державної влади. Повідомлення носить односторонній оповещательний характер.
Види робочих заходів
Коли мова йде про великому подію, запрошення, як правило, направляють центральним, місцевим, галузевим і технічним виданням, радіо- і телекомпаній.
Безкоштовний проїзд забезпечувати необов'язково, але при відвідуванні промислових об'єктів це зазвичай робиться.
У запрошенні потрібно обумовити крайній термін, коли треба повідомити відповідь. Після того як запрошення будуть прийняті, їх слід підтвердити. Справа в тому, що організатори повинні підготувати для гостей відповідну кількість місць в конференц-залі, в транспорті, в готелях, столових приладів і місць, а також роздавальних інформаційних матеріалів.
У виробничому приміщенні треба поставити мікрофони в одному або декількох місцях. Гідів можна також забезпечити мегафонами або іншими простими пристосуваннями.
У гідів повинні бути значки з іменами, щоб їх легко можна було визначити.
Папки з матеріалами можна роздати на початку або в кінці екскурсії.
Внутрішні газети. Багатотиражки.
Цей інструмент внутрішніх PR був до нас завезено разом з американськими технологіями в 30-і рр. в епоху індустріалізації. Інша справа, що в наших газетах пішов перекіс в сторону загальних місць партійної ідеології на шкоду актуальних проблем колективів.
Багатотиражки для зовнішнього використання повинні відрізнятися тематикою, цікавою клієнтам підприємства, і більш високою якістю паперу та поліграфії.
За допомогою своєї хорошої офісної техніки можна випускати прес-релізи, брошури, проспекти, бланки і щорічні звіти.