Нумерація аркушів справи. З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених до справи, все його листи, крім листа-завірителя справи, нумеруються.
Листи справи нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, причому цифри не повинні зачіпати тексту документа. Нумерують аркуші справи чорним графітним олівцем або нумератором. Використання чорнил або кольорових олівців для нумерації аркушів не допускається. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи справ, що складаються з декількох томів (частин), також нумеруються окремо по кожному тому (частини). Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці, в лівому верхньому куті аркуша. Лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується, як один лист. Якщо в справі є листи, складені і підшиті за середину, справа підлягає перешивки, і такий лист нумерується, як один. Якщо до листа наклеєні одним краєм інші документи (вставка тексту, переклади та ін.), То вони нумеруються окремо.
Наявні в справі листи з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками і т. Д.) Нумеруються як один лист. При цьому в листі-засвідчувач справи вказується загальна кількість наклеєних фотографій і номери аркушів, на яких вони розташовані.
Складені листи (формат АЗ, А2) розгортаються і нумеруються, в правому верхньому куті документа. Лист і наклеєний однією стороною документ до нього (найчастіше це буває резолюція про виконання документа) нумеруються як два самостійних листа.
Підшиті до справи конверти з написами або вкладеннями також нумеруються. У цьому випадку кожне вкладення в конверті нумерується черговим номером слідом за конвертом. Підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (доповіді, звіти та ін.) Нумеруються в загальному порядку. Підшитий до справи документ з власною нумерацією листів може зберігати цю нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню листів в справі. Листи, службовці роздільниками між групами документів, підшитих в справі, нумеруються, якщо на них є відповідні позначки.
Наприклад: "Документи до 5-му питанню порядку денного засідання Правління" і т. П. Чисті листи, службовці прокладками-роздільниками в справі, не нумеруються. Наприклад, якщо в одну справу подшито кілька особистих справ звільнених співробітників, то вони нумеруються наскрізною нумерацією, а чисті аркуші, що відокремлюють особисті справи один від одного, не нумеруються. У тих випадках, коли при нумерації аркушів було допущено велику кількість помилок, аркуші справи нумеруються заново.
При перенумерации листів старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд, ставиться новий номер аркуша. У цьому випадку складається новий лист-засвідчувач, який поміщається в кінці справи. Відомості про кількість аркушів у справі в колишньому лист-засвідчувач закреслюються, але цей лист-засвідчувач також зберігається в справі. При наявності окремих помилок при нумерації аркушів допускається вживання літерних номерів.
При нумерації таких справ на незанумерованних листах ставиться номер попереднього занумерованих листа з додатком букв: а, б, в, г і т. Д. (Літерні аркуші 5а, 10а, 10б). При повторенні одного номера на кількох поруч розташованих листах до кожного номеру листа, починаючи з другого, також додаються літери а, б, в, і т.д. Наприклад, якщо при нумерації аркушів у справі два з них мають порядковий номер "10", то другий з них буде мати порядковий номер "10а". Іноді при нумерації аркушів справи окремі листи виявляються пропущеними, тобто за номером 25 може бути поміщений лист з порядковим номером 27. У цьому випадку номери пропущених листів вказуються в листі-засвідчувач справи. Наприклад: "пропущені номери-26". Як було сказано вище, всі недоліки і виправлення нумерації зазначаються в аркуші-засвідчувач справи. 2.7 Складання листа-завірителя справи Лист-засвідчувач справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі за встановленою формою (додаток 1). У засвідчувального напису листа-завірителя справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації аркушів справи і фізичного стану документів справи, наявність літерних номерів аркушів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями (за винятком особистих справ), номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів, а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з колич єством листів в них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації в справі. Кількість аркушів внутрішнього опису, яка нумерується окремо і поміщається на початку справи, вказується в листі-засвідчувач справи після загальної кількості аркушів справи через знак + (плюс). Наприклад, "у справі подшито і пронумеровано 100 (сто) листів + 5 аркушів внутрішнього опису". Наступні зміни складу і стану справи (пошкодження, недостача документів, заміна оригіналів копіями тощо.) Відзначаються в листі-засвідчувач справи з посиланням на відповідний акт. Відмітки завіряються діловодної або архівною службою організації із зазначенням дати. Лист-засвідчувач справи міститься в кінці справи і оформляється на бланку або чистому аркуші паперу формату А4. Для справ з особового складу, що не мають конвертів з вкладеннями, допускається оформлення листа-завірителя на аркуші паперу формату А5. У книгах засвідчувальний напис вказується на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.
Лист-засвідчувач справи підписується укладачем.
Засвідчувальний напис в листі-засвідчувач справи повинна бути написана розбірливо, із зазначенням посади, розшифровки підпису, особистого підпису та дати складання.
Забороняється виносити лист-засвідчувач справи на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа.
У тих випадках, коли справа вже подшито або переплетено без бланка листа-завірителя або чистого аркуша формату А4, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи або може бути підшитий в кінці цієї справи. Наприклад: Лист-засвідчувач справи № 2-3 В справі подшито і пронумеровано 150 (сто п'ятдесят) листів, в тому числі: літерні аркуші - 10а, 20а, 206; пропущені номери - 110, 121 + 3 листа внутрішнього опису.
Особливості фізичного стану та формування справи Номери аркушів I 2 Лист 25 має фізичні ушкодження 25 (розрив і склейка) Найменування посади особи, яка склала засвідчувальний напис Підпис Розшифровка підпису Дата 3.