У документах, що оформляються на двох і більше аркушах, другий і наступні за ним аркуші нумеруються.
У разі розміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Якщо текст друкується з обох сторін аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні - в лівому верхньому куті аркуша.
Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та інше. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.
Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення.
Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.
Абзац - це відступ вправо на початку першого рядка кожної частини документа. Словом "абзац" позначається також частина тексту між двома такими відступами.
Нумерація частин тексту - це числове або за допомогою букв позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів "тексту.
Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша грунтується на використанні різних типів позначок - римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзаци ймі відступами. Друга використовує тільки арабські цифри, розміщені в певній послідовності.
За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацний членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) і застосовуватися всередині абзаців.
Вибір того чи іншого конкретного варіанту нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У випадках використовуються тільки однотипні знаки - звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування і нумерації.
При використанні знаків різних типів комбінована система повинна будуватися по спадаючої ознакою:
Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськими цифрами; підрозділи - арабськими, пункти всередині розділів - малими літерами.
Для великих абзац рубрик можуть застосовуватися і словесні найменування (параграф / § /, розділ, частина і ін.), Які теж нумеруються. Тут діють наступні правила:
- рубрики можуть нумеруватися тільки тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;
- однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;
- комбіновані способи нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.
Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Тема має:
- точно відповідати змісту документа або його частини;
- бути логічно повноцінним - недвозначним і несуперечливим;
- бути по можливості якнайкоротшім.
Чисто цифрова система нумерації широко застосовується в діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дозволяє обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:
- кожна складова тексту, яка відповідає поняттям "частина", "розділ", "пункт", "підпункт", дістає свій номер;
- номера позначаються тільки арабськими цифрами;
- після кожної цифри ставиться крапка;
- номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу.
Так, розділи нумеруються 1. 2. 3. (перший, другий, третій); підрозділи- 1.1 .; 1.2 .; 1.3. (Перший підрозділ першого розділу, другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумеруються: 1.1.2 .; 3.1.2. (Другий пункт першого підрозділу першого розділу, другий пункт першого підрозділу третього розділу);
- номера найбільших за обсягом частин тексту - перший, найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1.);
- на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2.);
- на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.