Властивість Сума з накопиченням (Running Sum), яке ми розглядали вище, може бути використано ще одним, дещо несподіваним способом. Воно використовується для нумерації записів (рядків) в звіті. Якщо форма звіту вимагає, щоб рядки звіту були пронумеровані, для цього доведеться створити обчислюване поле, властивість Дані (Control Source) якого визначається виразом: = 1, а властивість Сума з накопиченням (Running Sum) потрібно встановити рівним Для всього (Over All) або для групи (Over Group), якщо потрібно нумерація записів в межах групи. Тоді при друку звіту значення цього поля буде збільшуватися на одиницю для кожного нового запису. Приклад нумерації записів описаним чином ви можете побачити в звіті "Продажі по роках" (Sales by Year) бази даних "Борей" (Northwind).
Іноді в звіті потрібно порахувати кількість записів, що містяться в кожній групі, наприклад кількість замовлень у кожного клієнта або кількість рахунків, виписаних співробітником відділу продажів. Таке значення так само, як і підсумкова сума, зазвичай виводиться в примітці групи. Для того щоб його відобразити, потрібно в області даних створити обчислюване поле, яке буде містити номер рядка (як це описано вище), і зробити це поле невидимим, т. Е. Його властивості Висновок на екран (Visible) присвоїти значення Ні (No) . Потім в області примітки групи потрібно створити обчислюване поле, властивість Дані (Control Source) якого має посилатися на це невидиме поле. Приклади таких полів наводяться на рис. 10.26.
Мал. 10.26. Підрахунок числа записів в групі
Якщо потрібно підрахувати загальну кількість записів в звіті, то тоді просто створюється одне обчислюване поле в розділі заголовка або примітки звіту, у якого властивість Дані (Control Source) встановлюється рівним висловом = Count (*).