У вільний поле можна вводити вираз для виконання обчислень, в цьому випадку воно стає обчислюваним. В обчислюваних полях можна використовувати функції, а можна ввести вираз, що використовує в якості вхідних даних значення полів таблиць БД Access. Крім того, до звіту можна вставити автономну текстову мітку, тобто мітку не пов'язану з текстовим полем, використовуючи кнопку "Aa" (Напис) на панелі інструментів. "Напис" використовується для введення будь-якого імені або чисел.
Розглянемо створення обчислюваного поля в звіті Успішність на прикладі бази даних Training_students_O. Постановка завдання наступна: в звіті БД Access Успішність створити одне поле, в якому повинна виводитися 100-бальна оцінка, і інше поле, в яке має виводитися поточний час. Для вирішення цього завдання відкриємо звіт Успішність в режимі конструктора (рис. 1).
Для створення обчислюваного поля в звіті Успішність, необхідно виконати наступні дії:
1. Натиснути кнопку "ab" (Поле) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті Успішність в "Області даних" в тому місці, де планується вставити вільний (обчислюється) поле;
2. Видалити мітку (в нашому випадку Поле 30), яка вставляється разом з вільним полем (зліва від вільного поля), а потім встановити курсор в поле "Вільний" (рис. 2) і ввести вираз (для відображення 100-бальної оцінки в звіті): = ([Оцінка]) * 20. В цьому випадку Вільне поле стало обчислюваним. Для введення функцій або виразів можна також використовувати будівник виразів (кнопка "Будівник" на панелі інструментів);
3. Натиснути кнопку "Aa" (Напис) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті Успішність в області "Верхній колонтитул" в тому місці, де планується вставити мітку "Напис": 100-бальна оцінка;
4. Встановити курсор в мітку і ввести текст: 100-бал. оцінка (рис. 3);
Для створення в області нижнього колонтитула звіту Access обчислюваного поля, що відображає поточний час, необхідно виконати наступні дії:
6. Натиснути кнопку "ab" (Поле) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті в області "Нижній колонтитул" в тому місці, де планується вставити вільний текстове поле для функції "Текущее время";
7. Видалити мітку (в нашому випадку Поле 31), а потім встановити курсор в поле "Вільний" (рис. 5) і ввести функцію: = Time ();
8. Для введення функції = Time () в поле "Вільний" можна також використовувати будівник виразів (замість виконання операції в попередньому пункті), для цього необхідно клацнути на панелі інструментів на піктограмі "Будівник", відкриється вікно Будівник, в якому треба виділити " вираз "(рисунок 6), і клацнути ОК;
9. Відкриється вікно "Будівник виразів", в якому треба вибрати Вбудовані функції, Дата / час, Time, (малюнок 7), потім виділити формулу і зберегти її в буфері обміну, натиснувши клавіші Ctrl + C;
10. Закрити вікно "Будівник виразів", встановити курсор в поле "Вільний" і вставити формулу, натиснувши клавіші Ctrl + V (малюнок 5). В результаті отримаємо обчислюване поле .;