Програма дозволяє оформляти доручення на співробітників організації, для отримання товарно-матеріальних цінностей у наших постачальників. Крім цього програма дозволяє контролювати використання виданих довіреностей. Перед використанням довіреностей, в формі налаштувань параметрів обліку, на сторінці Запаси і закупівлі необхідно встановити прапорець Використовувати довіреності на отримання товарів. Ведення списку довіреностей є в програмі менеджеру із закупівель, а так же бухгалтеру організації. Список всіх оформлених в програмі довіреностей можна відкрити в розділі Запаси і закупівлі. по команді Довіреності на одержання товарів. Створити довіреність на отримання товару можна звичайним способом для документа (команда Створити в формі списку), а можна на підставі замовлення постачальнику.
оформлення довіреності
Зареєструвати довіреність на підставі замовлення постачальнику можна в списку довіреностей на сторінці Розпорядження на оформлення. У список розпоряджень потрапляють всі замовлення в статусі До вступу і Закрито.
У списку можна встановити відбір Наявність довіреності з наступними значеннями відбору:
Якщо немає необхідності оформляти доручення по кожному замовленню, то в замовленні можна скористатися прапорцем Потрібно довіреність на отримання товару (на сторінці замовлення Додатково). Програма запам'ятовує значення прапорця, яке було встановлено в останньому замовленні по кожному постачальнику. При оформленні нового замовлення або при виборі в замовленні іншого постачальника, програма за замовчуванням встановлює прапорець в стан, встановлене в останньому замовленні по обраному постачальнику.
Наприклад, якщо оформляти по конкретному постачальнику довіреності не потрібно, то в першому замовленні такого постачальника прапорець Потрібна довіреність на отримання товару виставляти не потрібно. Програма запам'ятає це і в наступних замовленнях цьому постачальнику за замовчуванням не виставлятиме цей флажок.В списку розпоряджень за допомогою відбору Стан можна вивести в список тільки ті замовлення, в яких прапорець Потрібна довіреність на отримання товару встановлено. Командою Створити на підставі в списку розпоряджень можна сформувати доручення на підставі обраного замовлення, при цьому в довіреності будуть заповнені такі дані:
Зареєстровану довіреність можна роздрукувати. Можна друкувати форм M-2 і М-2а.
Важливо. При формуванні друкованої форми потрібно враховувати, що таблиця в друкованій формі довіреності заповнюється даними і з таблиці «Товари» і з таблиці «Матеріальні цінності».
Всі оформлені на підставі замовлень довіреності потрапляють в список Довіреності на одержання товарів. У цьому ж списку командою Создать. можна сформувати доручення не прив'язану до замовлення. В цьому випадку заповнити все не заповнені і розглянуті вище поля необхідно самостійно.
Робота зі списком оформлених довіреностей
Як було сказано вище у знову оформленого доручення за замовчуванням встановлюється статус Видана. Після того як довіреність роздрукована і оформлена (підписана, на доручення поставлена печатка і т.д.), вона видається довіреній особі для отримання ним протягом строку дії довіреності товарно-матеріальних цінностей у постачальника. У виданих та прострочених довіреностей в списку, поточний стан, термін та дата до якої довіреність діє виділені червоним шрифтом. Далі у виданої довіреності можна встановити наступні статуси:
- Анульовано - статус встановлюється при позбавленні довіреної особи права на отримання товарно-матеріальних цінностей за виданою довіреністю. Довіреність у такої особи відбирається. При цьому необхідно негайно сповістити постачальника про анулювання довіреності. Анульовані довіреності в списку відображаються сірим, перекресленим шрифтом.
- Використана - статус встановлюється у довіреності по якій довірена особа протягом терміну дії довіреності отримало товарно-матеріальні цінності у постачальника. Використані доручення в списку відображаються сірим, шрифтом.
- Чи не використана - статус встановлюється у довіреності по якій довірена особа протягом терміну дії довіреності не отримало товарно-матеріальні цінності у постачальника. Невикористана довіреність повинна бути повернута в бухгалтерію організації не пізніше ніж на наступний день після закінчення терміну її дії. Невикористані довіреності в списку відображаються сірим шрифтом.
Для групової установки статусу у виділених в списку довіреностей можна скористатися командою списку Встановити статус. далі вибравши необхідний статус. Виділені в списку довіреності по команді Друк (далі вибравши необхідну друковану форму) можна роздрукувати. У списку довіреностей можна встановити відбори: по довіреним особам на яких оформлялися довіреності (відбір Фізична особа); за статусом довіреностей (відбір Поточний стан); по співробітнику оформляти доручення (відбір Відповідальний). Так само можна відібрати тільки прострочені або тільки не прострочені доручення, відібрати довіреності з закінчуються на конкретну дату терміном дії.