Архипенко З. М.,
помічник керівника
по податках
ТОВ «Рамзес»
Оформлення касових документів в електронному вигляді
Касові операції можуть проводитися керівником.
Касові документи оформляються:
- головним бухгалтером;
- бухгалтером або іншою посадовою особою (в тому числі касиром), визначеним у розпорядчому документі, або посадовою особою юридичної особи, фізичною особою, з якими укладені договори про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку (далі - бухгалтер);
- керівником (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).
Касир приймає готівку полістний, поштучним перерахунком.
Готівкові гроші приймаються касиром таким чином, щоб вноситель готівки міг спостерігати за діями касира.
Документи можуть оформлятися на паперовому носії або в електронному вигляді.
Юридична особа, індивідуальний підприємець можуть вести касові операції із застосуванням програмно-технічних засобів.
Касовий чек
До обов'язкових реквізитів касового чека відносяться:
1) найменування та ІПН вашої організації;
2) заводський номер ККТ;
3) порядковий номер чека;
4) дата і час покупки (надання послуги);
5) вартість покупки (послуги), при цьому сума ПДВ може не вказуватися;
6) ознака фіскального режиму.
Від касових документів слід відрізняти інші документи, що оформляються при веденні касових операцій:
- касову книгу;
- книгу обліку прийнятих і виданих касиром грошових коштів;
- підтверджуючі документи (розрахунково-платіжні відомості, платіжні відомості, заяви, рахунки, інші документи) та ін.
Товарний чек, квитанція або інший документ, що підтверджує прийняття грошових коштів за відповідний товар (роботу, послугу)
Зазначений документ видається в момент оплати товару (роботи, послуги) і повинен містити такі відомості:
- Назва документу;
- порядковий номер документа, дату його видачі;
- найменування - для організації (прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця);
- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала (видав) документ;
- найменування і кількість оплачуваних придбаних товарів (виконаних робіт, наданих послуг);
- суму оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки, в рублях;
- посаду, прізвище та ініціали особи, яка видала документ, і його особистий підпис.
Замінити контрольно-касові чеки на товарні чеки можливо, наприклад, при поєднанні податкових режимів ЕНВД і УСН в частині застосування єдиного податку на поставлений дохід.
Первинні облікові документи та додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції і які були підставою для бухгалтерських записів (включаючи касові документи і книги, ордера, авансові звіти), підлягають зберіганню протягом п'яти років.
Прибутковий касовий ордер
Прихід грошових коштів може бути оформлений прибутковим касовим ордером. Його форма встановлена законодавчо - форма КО-1.
Прибутковий касовий ордер виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженою.
Квитанція до прибуткового касового ордеру підписується головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим, і касиром, засвідчується печаткою (штампом) касира, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3) і видається на руки здав гроші, а прибутковий касовий ордер залишається в касі.
Наведемо приклад оформлення.
Видатковий касовий ордер
Видаткові касові ордери оформляються у випадках, коли необхідно оформити видачу грошових коштів з каси. Таких випадків на практиці досить багато (наприклад, в разі виплати заробітної плати не на карту, а шляхом видачі через касу працівнику, або в разі, якщо потрібно придбати канцтовари і грошові кошти видаються під звіт працівникові).
Видатковий касовий ордер виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується керівником організації та головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3).
ПОЗИЦІЯ БАНКУ РОСІЇ
Якщо робоче місце бухгалтера територіально віддалене від каси, касові документи можуть оформлятися бухгалтером в електронному вигляді з використанням електронного підпису і передаватися касиру для роздруківки на паперовий носій. Очевидно, що оформляти касові документи в електронному вигляді має право також і головний бухгалтер, і керівник. На роздрукованому документі касир проставляє підпис і відбиток печатки (штампа).
Оформлення касових документів в електронному вигляді
По перше. це прискорює розрахунки між сторонами.
По-друге. чеки, пріходнікі, касова книга і зарплатні відомості залишаються в електронному вигляді і в разі виникнення спірної ситуації завжди можуть бути використані як докази.
Однак в деяких випадках документи необхідно роздрукувати. До таких випадків належить необхідність роздруківки прибуткових касових ордерів, видаткових касових ордерів, а також зарплатних відомостей.
Які ризики виникають, якщо компанія не роздрукувала документи? Якщо факт нероздрукування податківці помітять при податковій перевірці, то вони можуть оштрафувати організацію (бізнесмена) за порушення порядку ведення касових операцій та неоприбуткування виручки.
2. Документи в електронному вигляді оформляються із застосуванням технічних засобів з урахуванням забезпечення їх захисту від несанкціонованого доступу, спотворень і втрат інформації. А ось щодо підписання подібних документів можуть виникнути питання в частині застосування підпису.
Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону № 63-ФЗ інформація в електронній формі, підписана простий електронним підписом або некваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованої електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаним власноручним підписом, повинні передбачати порядок перевірки електронного підпису.
4. В електронних касових документах не допускаються виправлення.
Під оформленням касових документів в електронному вигляді розуміється їх заповнення із застосуванням програмно-технічних засобів. При цьому мова йде не про складання документа на комп'ютері і виведенні його на друк (це все одно буде паперовий документ), а про повністю електронному бланку. Тобто електронний касовий документ - це документ, заповнений тільки на комп'ютері за допомогою програми і підписаний електронним підписом.
6. Чи існують особливості оформлення одночасно і електронного документа (наприклад, квитка),
і електронного касового документа (наприклад, чека).
На закінчення необхідно відзначити, що в разі переходу на касові документи в електронному вигляді доцільно закріпити подібний перехід в облікову політику підприємства, зокрема, необхідно вказати, які документи застосовуються в електронному вигляді, яким чином вони зберігаються і які особливості використання характерні для контрактної організації.