1. Виберіть в головному меню вкладку «Продажі».
2. У підменю виберіть пункт «Акти виконаних робіт».
3. Натисніть кнопку «Додати».
Заповнення акта виконаних робіт
Номер акта - виставляється автоматично по порядку. При необхідності його можна змінити вручну.
Дата акту - встановлюється дата на момент створення акта. При необхідності дату можна змінити вручну.
Контрагент - вказується замовник, для якого здійснюються роботи. Це можна зробити двома способами.
1.Натисніть на посилання «Розширений пошук» і в формі, що відкрилася за допомогою функції пошук виберіть контрагента.
2.Введіте найменування контрагента в порожнє поле і із списку виберіть контрагента.
Якщо вам треба створити акт замовнику, якого немає в довіднику контрагентів, натисніть «Створити нового контрагента» в випадаючому списку.
Договір - вказується укладений договір із замовником. Договори з контрагентом можуть бути створені тоді, коли є необхідність відслідковувати операції по контрагенту в розрізі договорів. Наприклад, в тому випадку якщо контрагент поставляє вашої організації товар і надає транспортні послуги, і вам потрібно бачити обороти і заборгованість незалежно за двома договорами (окремо по товарах і послугах). Якщо такої необхідності немає, договір можна не створювати.
Тип документа-підстави - вибирається тип документа, на підставі якого можна зробити акт. Якщо перед тим як створити акт ви виписували рахунок замовнику або оформляли замовлення, то виберіть відповідний тип документа зі списку.
Рахунок на оплату або Замовлення покупця - вибирається замовлення або рахунок покупцеві, на підставі якого заповнюється склад акту. Це можна зробити двома способами.
1.Натисніть на посилання «Розширений пошук» і в формі, що відкрилася за допомогою функції пошук виберіть рахунок або замовлення покупця.
2.Введіте номер і дату рахунку або замовлення покупця в порожнє поле і із списку виберіть рахунок або замовлення.
Облік ПДВ - якщо послуга продається з ПДВ і ціна послуги включає ПДВ, натисніть на кнопку «ПДВ в сумі». Якщо послуга продається з ПДВ і ціна не включає ПДВ, але його треба розрахувати і відобразити в документах, натисніть кнопку «ПДВ зверху». Якщо послуга продається без ПДВ, натисніть кнопку «Без ПДВ».
Якщо ваша організація працює без ПДВ, то в картці послуги в поле «ПДВ» поставте без ПДВ.
Послуги - для того щоб додати в акт послугу натисніть кнопку «Додати».
Додавання послуги
Послуга - виберіть послугу. Це можна зробити двома способами.
1.Натисніть на посилання «Розширений пошук» і в довіднику послуг виберіть необхідну послугу.
2.Введіте найменування послуги в порожнє поле і із списку виберіть необхідну послугу. Ви також можете з цієї форми додати нову послугу, якої немає в довіднику, натиснувши на посилання «Створити нову послугу».
Кількість - вкажіть кількість послуг.
Ціна - вказати ціну послуги. Це можна зробити двома способами.
1.Поставіть ціну вручну.
2.Подставіть збережену ціну. Збережена ціна - це ціна, яка була призначена раніше. Як призначити ціни на товар і послуги дивіться тут. Якщо ви хочете призначити нову ціну, натисніть на посилання «Призначити нову ціну». У формі вкажіть нову ціну і запишіть її назву. Натисніть кнопку «Зберегти», виберіть нову ціну і ціна підставить автоматично.
Знижка - вкажіть знижку на послугу в процентах або рублях. Знижка вказується на загальну суму цієї послуги.
Натисніть кнопку «Зберегти» і послуга додасться до складу акту виконаних робіт.
Видалити - щоб видалити непотрібну позицію з акту, позначте відповідне поле спочатку рядки, натисніть «Видалити». Видаляти можна відразу кілька позицій.
Пошук - використовується для пошуку в складі акту різних значень. Вводити можна як цілі слова, так і частини слів або цифри.
Проведено - при встановленій позначці акт потрапляє в звіти і бере участь у створенні інших документів.
Без статусу - підставляється статус, який відповідає стану акту. При бажанні ви можете додати свій статус, натиснувши в випадаючому списку «Створити новий статус».
Друк - для того, щоб роздрукувати акт виконаних робіт натисніть на кнопку «Друк». У формі виберіть формат, в якому хочете роздрукувати документ і натисніть кнопку «Завантажити».
Організація - вказується організація, яка надає послуги покупцеві. При кліці на найменування організації її можна поміняти, вибравши із списку. Кожен співробітник має доступ до певних організаціям. Тому в списку є тільки ті організації, до яких має доступ співробітник, що становить реалізацію.
Додаткові можливості
У верхній частині документа перейдіть по лінку "SMS» і заповніть форму відправки.
- Відправлення документа по email з системи
У верхній частині документа перейдіть по лінку "Email» і заповніть форму відправки.
- Оформлення прибуткового касового ордера
Якщо покупець оплатив послуги готівкою, перейдіть за посиланням «Прийняти оплату готівкою» і заповніть прибутковий касовий ордер.
- Створення вхідного платіжного доручення
Якщо покупець оплатив послуги в безготівковій формі, перейдіть за посиланням «Прийняти оплату безготівковими» і заповніть вхідне платіжне доручення.
- Виписка рахунок-фактури покупцеві
Щоб виписати покупцеві рахунок-фактуру перейдіть за посиланням «Оформити рахунок-фактуру». Документ заповниться автоматично на підставі акта.
На закладці «Пов'язані документи» ви можете подивитися які документи оформлялися на підставі цієї акта, а також зайти в ці документи.
- Історія змін документа
Для цього треба зайти знову в акт, в нижній частині документа перейдіть за посиланням, що вказує дату близько слова Змінено. У формі представлена історія змін документа: дата зміни, користувач вносив зміна і дію. За цих полях можна зробити сортування.
- Завантаження власного шаблону акту виконаних робіт
Для цього натисніть на кнопку «Друк». У формі перейдіть за посиланням "Завантажити шаблон». Внесіть зміни в скачав шаблон і збережіть його. У формі вибору шаблону документа перейдіть за посиланням "Завантажити призначений для користувача шаблон» і вставте ваш змінений шаблон. Введіть найменування шаблону і натисніть кнопку «Зберегти». Щоб роздрукувати акт на вашу шаблоном, позначте відповідне поле і виберіть формат документа. Натисніть кнопку «Завантажити».