Оптимізація організаційної структури та бізнес-процесів: вигоди від впровадження
Александров Сергій Олександрович,
Генеральний директор ТОВ "ПрофРост"
Більше 50% робочого часу витрачається персоналом російських компаній неефективно
Існує 3 основних причини невиправданих витрат коштів і робочого часу в організаціях:
1. Дублювання функцій (окремими посадами і цілими відділами)
приклади:
1.1. В ході обстеження одного підприємства з'ясувалося, що товарознавці виписують накладні, а потім здають їх на перевірку в бухгалтерію. Тобто, 2 відділи займаються однією і тією ж роботою.
1.2. Менеджери відділу продажів консультованої нами компанії самі шукали товар за запитом клієнта, а не передавали замовлення до відділу постачання, вважаючи, що вони самі зроблять це швидше.
1.3. Виробничий відділ однієї з друкарень займався підготовкою замовлень на виробництво, розрахунком цін і навіть почасти продажами.
2. Поєднання кваліфікованих і некваліфікованих робіт
приклад:
2.1. В результаті проведеного обстеження ми встановили, що більше 50% високооплачуваного часу головного бухгалтера йшло на здачу звітів до податкової, відсилання документів на пошті, отримання платіжок в банку і іншу роботу, що не вимагає кваліфікації. Замість кваліфікованого помічника, якого головний бухгалтер просила прийняти на роботу, взяли секретаря з набагато меншим окладом.
3. Поєднання управлінських, адміністративних та виконавчих функцій
приклад:
3.1. Менеджер з продажу будівельної компанії сам складав план по дзвінках / продажу, сам писав комерційні пропозиції і звіти, сам встановлював критерії результативності.
У числі інших причин непродуктивних витрат - нерегламентовані бізнес-процеси, недостатня автоматизація і ряд інших.
Складні економічні обставини змушують керівництво шукати шляхи оптимізації роботи фірми і виключити невиправдані витрати коштів і робочого часу. Такі завдання, як правило, тягнуть за собою питання, пов'язані з упорядкуванням інформаційних потоків, створенням прозорої системи управління.
На жаль, зміни часто проводяться безсистемно, що згодом лише посилює хаос в діяльності співробітників і всієї компанії.
Застосовуючи системні, а не інтуїтивні, методи оптимізації компанія отримує такі вигоди:
1. Удосконалення системи управління
* Поточні завдання і робота компанії в цілому стають більш зрозумілими як керівнику, так і співробітникам.
* Підвищується «прозорість» діяльності співробітників для керівника, знижується його емоційне навантаження
* При однозначному розподілі функцій і повноважень підвищується відповідальність і дисциплінованість персоналу
* Підвищується керованість організації
* Забезпечується економія фонду заробітної плати
2. Підвищення ефективності діяльності всіх відділів компанії
* Скорочується час на виконання як окремих бізнес-процесів, так і всього виробничого циклу підприємства в цілому
* Підвищується продуктивність праці і рівень віддачі від кожного співробітника
* З'являються нові можливості контролю і підвищення якості кінцевого продукту і проміжних стадій виробництва
* Налагоджуються інформаційні потоки, інформація перестає губитися і затримуватися на проміжних етапах
* Знижуються витрати часу на контроль і керівництво - система сама регламентує багато дій співробітників, а при автоматизації ще і нагадує, що і коли повинен зробити кожен з них.
Проблеми, описані в наведених вище прикладах, здаються очевидними, але вони існували в компаніях не один рік!
Щоб оцінити систему, треба вийти за її межі.
Щоб почати оптимізацію, необхідно провести діагностику. виявити, де відбуваються суттєві втрати ефективності в роботі, сформувати заходи по їх усуненню і розставити пріоритетність в їх виконанні.