Менеджера одного з кращих event-агентств Америки журналісти запитали, що відрізняє його фірму від конкурентів, в чому криється секрет успіху. На що була отримана гранично короткий і ємний відповідь: «У нас є досвід, ми проявляємо увагу до деталей і завжди точно знаємо, чого хочуть клієнти».
Можна було нескінченно міркувати про достоїнства його евент-агентсва, однак профі відразу назвав головне: досвід, увага до деталей і потребам клієнта дійсно вирішують при організації будь-якого заходу.
Коли плануєте організувати великий захід (неважливо, весілля це, день народження, корпоративна вечірка, нудний семінар або яскрава PR-акція), існує два шляхи. Можете зробити все самостійно або довіритися святковому агентству, яке все продумає і організовує за вас.
Якщо ви ніколи в житті не брали участь в підготовці заходів, приготуйтеся до подолання серйозних труднощів. Це нетривіальне завдання, що вимагає вільного часу, організаторських здібностей і смаку.
Якщо ви відразу вирішили довіритися фахівцям з event-агентства. теж не поспішайте розслаблятися.
З одного боку, евент-агентство заощадить масу часу і зробить свято ефектним і незабутнім.
З іншого боку, зовсім не просто вибрати дійсно гарний святковий агентство, яке влаштує відмінне захід і при цьому не заламає космічну ціну. Особливо в нинішніх реаліях, коли буквально кожен бажаючий підробити позиціонує себе як «професійного організатора урочистостей».
Як правильно вибрати event-агентство і не розчаруватися?
1. Знайте свої потреби
Для початку складіть власний wish-лист, де буде перерахований повний, всеосяжний список ваших потреб на плановане захід. Не розтікається по древу, а обмежтеся тими лімітами і деталями, які для вас є принциповими. Останнє ви або залишите на розсуд організатора, або вирішите разом.
2. Ретельно перевірте компанію
Зупинившись на одному евент-агентстві, проведіть невелике розслідування. З'ясуйте його статус (чи працюють вони легально), знайдіть відгуки або розшукайте людей, які користувалися їх послугами. Якщо перед вами крихітне початкуюче святкове агентство, про який ніхто не чув - не ризикуйте. Незважаючи на ціну.
3. Шукайте дослідне агентство
Як ми говорили на самому початку, досвід організації свят вкрай важливий.
По суті, вибір event-агентства можна звести до вибору оптимального співвідношення досвіду і вартості послуг.
Чим більше заходів за плечима агентства, тим краще вони враховують дрібні нюанси підготовки та справляються з непередбаченими ситуаціями, тим більше у них корисних контактів з готелями, постачальниками, артистами, магазинами і т.д. Досвід і наявність позитивних відгуків - найважливіший індикатор!
4. Близькість і доступність агентства
Безперервне спілкування з організатором урочистостей є запорукою успіху будь-якого проекту. Ідеальне евент-агентство - близьке і доступне. Воно повинно розташовуватися в вашому населеним пункті або по сусідству. Ваш event-менеджер повинен бути в зоні досяжності і швидко прибувати на місце при необхідності.
6. Чи потрібні хороші зв'язки
Тон заходу задають провідні, артисти, оформлювачі та інші партнери, яких приваблює event-агентство. Дізнайтеся про зв'язки агентства якомога більше. Попросіть перелік кейтерингових компаній, постачальників обладнання, місць проведення урочистостей, музикантів і артистів, яких вони можуть запропонувати.
7. Не шукайте дешевих варіантів
Бюджет відіграє життєво важливу роль в організації заходу. Якщо ваша сім'я або фірма обмежена вузькими рамками кризового бюджету, це не означає, що можна економити на послугах хорошого евент-агентства!
Скоріше навпаки. Грамотні організатори урочистостей вміють підібрати найкраще на ваші гроші. Завдяки бездоганному смаку і досвіду нерідко вдається влаштувати економний свято, який виглядає на мільйон.
8. Не шкодуйте грошей на обладнання
І знову про бюджет. Ви можете схитрувати, коли мова йде про оформлення залу, флористики, сервіровці і інших дрібних деталях. Але ніколи не економте на якісному звуковому і світловому обладнанні для свята, транспорті та спеціальному обладнанні на кшталт шоколадних фонтанів.
Якщо event-агентству потрібно орендувати обладнання - беріть найкраще і надійне!
9. Вибирайте між 2-3 кандидатами
10. Працюйте з тими, хто готовий працювати з вами
Професійне святкове агентство постарається максимально дотримуватися ваші побажання, не стане нав'язувати надто дорогі послуги і направляти вас до «потрібним» постачальникам і рестораторам. Одна з ознак хорошого агентства - готовність ефективно працювати з бюджетом і wish-листом своїх клієнтів.