Орієнтовна схема робочого дня секретаря-референта
Робочі дні секретаря рідко бувають схожі за змістом один на одного: в один день проводиться нарада, в інший йде прийом відвідувачів і т. Д. Приблизну схему робочого дня можна представити таким чином:
Початок робочого дня.
В другій половині дня.
В кінці робочого дня.
Від того, наскільки раціонально буде сплануйте-вано робочий час, залежить ефективність і продуктивність праці як секретаря, так і керуй-теля.
Хороший секретар вважає непорушною зобов'язаний-ністю проявляти тактовне увагу до керуєте-лю і ненав'язливу турботу про нього. Коли взаімопоні-гу досягнуто, керівник може передати сек-ретарю право вирішення деяких питань.
Одна з головних завдань секретаря-референта - вміння бути чуйним посередником між керівником і співро-никами. Оскільки секретар є помічником керівника, він повинен докласти максимум усі-лий для створення сприятливих ділових відносин з іншими співробітниками. Знаючи режим роботи і ха-рактер керівника, секретар може в разі не-обходимо надати допомогу співробітникам у органі-зації прийому їх керівником; допомогти скласти документ, наприклад заяву; допомогти задовольнити особисте прохання і т. п. Потрібно пам'ятати про те, що секретар зобов'язаний бути лояльним до недоліків ру-никами і по можливості компенсувати їх своєю роботою. Секретарю важливо встановити хороші ділові контакти з секретарями різних подрузі-поділів своєї установи, а також вищестоящих і підвідомчих організацій. Це допоможе більш оперативному вирішенню різних повсякденних питань: необхідність одержання невідкладного інформа-ції, надання допомоги у вирішенні поточних питань і т. П. Неприпустимі фамільярне ставлення з со-трудниками, прояви зарозумілості, бюрократизму і байдужості. У деяких випадках секретарю при-ходиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти ввічливо і чітко давати потрібні указу-ня, контролювати їх виконання. У практиці се-кретарской роботи нерідкі випадки, коли секретарю доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівниками і співробітниками. Тут мно-гое залежить від професіоналізму і гнучкості поведе-ня секретаря в складних ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями, мистецтва ведення ділової бесіди.