Напевно у багатьох людей при згадуванні слова «архів» виникає наступна асоціативна «картинка» - тьмяне світло, сірі стіни, тісні ряди полиць і пилові картонні папки з тканинними «зав'язками». Саме так, по крайней мере, виглядають архіви в старих радянських фільмах. Насправді, це подання дещо застаріла. У всякому разі, якщо мова йде про по-справжньому сучасному архівному центрі, то він виглядає зовсім інакше.
Почнемо з того, що подібні компанії - це вже давно не просто сховища документації, це фірми, які спеціалізуються на обробці даних та інформації, які проводять експертизу цінності юридично значимих актів, визначають терміни зберігання документів. виходячи з цього формують справи, приймають їх на зберігання або ініціюють знищення, здійснюють заходи щодо створення електронних архівів і надають цілий спектр супутніх послуг, будь то інвентаризація майна підприємства або організація його діловодства.
Але і вони мають у своєму розпорядженні сховища, зрозуміло, відрізняються від тих, що були раніше. По-перше, вони представляють собою світлі приміщення з керованим автоматично мікрокліматом, оптимальним для зберігання паперової документації. Остання упакована в картонні або пластикові короба з зручними ручками і міцними кришками, що забезпечують документам захист від пилу. Усі прийняті на зберігання акти каталогізовані і індексовані, що дозволяє при необхідності дуже швидко їх відшукати.
Світло, вологість, температурний режим - все це залежить від того, які саме документи прийняті на зберігання, але поважаюча себе комерційний архів неодмінно подбає про оптимальні їх параметрах, встановлених на рівні стандартів. Останні висувають вимоги не тільки до температурно-вологісного режиму, а й санітарно-гігієнічному, протипожежного та ін. Згадаємо лише кілька основних моментів.
По-перше, важливо, щоб архів був віддалений від виробничих приміщень, складських і побутових. Він повинен розташовуватися окремо. Не допускається прокладка в ньому і інженерних магістралей, які в разі пошкодження здатні пошкодити або навіть знищити документи. По-друге, температура повітря в архіві повинна знаходитися на рівні + 17- + 19 градусів за Цельсієм. Відносна вологість 50-55%. Наявність пожежної сигналізації презюмується. Ось основні, хоча і не єдині вимоги до архівних приміщень, які обов'язково повинні бути забезпечені при їх створенні.
Що стосується стелажів, то вони можуть бути самими різними. Так, наприклад, деякі центри використовують пересувні рейкові системи. Легкі металеві конструкції легко ковзають по напрямних, що значно полегшує роботу архівних службовців. У деяких випадках стелажі можуть бути відсутні зовсім. Вже згадані нами короба можуть бути поставлені один на інший. Використовуючи систему штрихового кодування або інші мітки, можна легко відшукати згодом ємність з необхідними папками.