Основні документи управління ОРД і їх складання. НАКАЗ Наказ є найпоширенішим видом розпорядчого документа, що застосовується в практиці управління.
Він видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ або їх структурних частин затвердження положення, інструкцій, правил і т. П. Документів, що вимагають затвердження з усіх питань внутрішнього життя установи, організації, підприємства, а також з кадрових питань прийому, переміщення, звільнення працівників і так далі. За змістом накази поділяються на два види по особовому складу і накази основної діяльності.
Реквізити наказу назва документа Наказ, дата, індекс, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис керівника, відмітка про погодження. Накази з питань загальної діяльності. Текст наказу складається з двох частин констатуюча і розпорядча. У констатуючій частині викладаються цілі та завдання запропонованих дій і причини видання наказу. Текст розпорядчої частини починається словами наказую великим шрифтом на окремому рядку. Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Кожен, з яких починається з вказівки виконавця і конкретного дії, вираженим дієсловом у формі. В якості виконавця можуть бути вказані організації або структурні підрозділи. Посадова особа вказується, якщо виконання пропонується конкретній особі. Виконавця пишуть в давальному відмінку прізвище, посаду, найменування організації. Накази підписуються керівником або його заступником. Документи вступають в силу з моменту підписання чи доведення до відома виконавця. Додаток 1 Накази по особовому складу. Накази з особового складу становлять окремо від наказів по основній діяльності і мають деякі особливості.
У заголовку наказу пишуть слова про прийом на роботу, про перехід на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про порушення, про накладення дисциплінарного стягнення. Реєстрація розірвання цього наказу може бути відсутнім. Розпорядча частина поділяється на пункти.
Кожен пункт починається з слова перевести, звільнити, оголосити і так далі. Потім пишеться прізвище, ім'я та по батькові особи, про яку видається наказ, його посаду, структурна частина куди він призначається. Документ датується датою підписання наказу керівництвом або вищим обличчям. Додаток 2 РОЗПОРЯДЖЕННЯ Це правовий акт, що видається одноосібно або Президентом Російської Федерації, або одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу управління з метою розв'язання оперативних питань.
Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій та посадових осіб. Розпорядження по існуючій практиці також видають керівники підприємств з питань приватного характеру. Розпорядження складаються і оформляються за тими ж правилами, що і накази. Різниця між ними полягає в тому, що в текстах розпоряджень відсутній ключове слово, що розділяє вступну та розпорядчу частини. Додаток 3 ПРОТОКОЛ Фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.
Протокол, ведеться під час засідання. Вести протокол повинен секретар або спеціально призначена особа. Протокол оформляється за формою загального бланка. У його формуляр входять найменування відомства, найменування установи може бути найменування структурного підрозділу, зазначення виду документа протокол, дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження, заголовок, текст, підписи.
Залежно від висвітлення ходу засідання протоколи можуть бать короткими і повними. У коротких вказується тільки порядок денний, прізвища доповідачів, які виступають в ухваленні рішення. Повні протоколи з викладенням змісту виступів, дозволяють судити не тільки про характер самого наради, але і про діяльність організації в цілому. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності засідання, збори, нарада і назва колегіального органу і обговорюване питання.
Текст протоколу розпадається на дві частини першу - вступну, що містить вказівки головуючого, секретаря, присутніх і порядку денного другу - основну, фіксуючу хід засідання. Словом голова починають протокол воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери після тире вказують прізвище голови, ініціали. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку.
Після них записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, а по фамільний список додається до протоколу. Далі слідує порядок денний. У цій частині протоколу перераховуються питання, винесені на розгляд колегіального органу. Кожне питання доповідь, повідомлення нумерується і починається з більш важливих і складних.
Основна частина тексту протоколу будується по розділах, відповідних пунктах порядку денного. По кожній із них можуть бути такі частини СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ УХВАЛИЛИ. Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка. Слово СЛУХАЛИ починає розділ по кожному пункту порядку денного. Воно пишеться на одному рядку слідом за цифрами, які позначають порядковий номер питання. Прізвище та ініціали доповідача і виступаючих в дебатах указуються з нового рядка в абзаці.
Рішення, що містять кілька питань, підрозділяються на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Постановляю частина рішень, як і розпорядчі документи, має бути конкретна і містити складові частини кому, що зробити і до якого числа. При виборах посадових осіб в протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів - постанов і рішень наводяться в життя наказами.
В інших випадках робиться виписка з протоколів. Додаток 4 АКТ Документ, містить опис подій або фактів, встановлених особисто підписали його особами. Акт може мати кілька підвидів акт прийому роботи за контрактом, акт приймання-передачі документів, акт списання, комерційний акт і так далі. Акт складає комісія, яка постійно діє або призначена за вказівкою керівника. Акт оформляється на загальному бланку, якщо є внутрішнім документом.