Для ефективного ведення бізнесу експерти настійно рекомендують виконувати чіткі терміни закупівель, дотримуватися кількісний обсяг закупівель і дотримуватися заявлених вимог до якості придбаних товарів.
Прийнято виділяти наступні етапи процесу закупівель
1. Аналіз потреб
Перше, з чого починається процес управління закупівлями - це визначення потреб у матеріально-технічних ресурсах відповідних підрозділів компанії.
У разі зміни асортименту продукції, що випускається, номенклатура необхідних матеріальних ресурсів повинна бути переглянута.
2. Оцінка вимог до купується товарам
Після визначення внутрішньофірмових споживачів встановлюються вимоги поставок за цілою низкою параметрів, серед яких вага, розмір, рівень сервісу постачальника, а також інші специфікації на кожну позицію закуповуваних матеріальних ресурсів.
3. Визначення форми матеріально-технічного постачання
Перш ніж визначати потенційних постачальників, слід відповісти на питання: чи не вигідніше самій фірмі виробляти необхідні ресурси?
4. Вибір постачальника
Вибір постачальника є однією з найбільш важливих завдань закупівельної логістики.
Пошук оптимального постачальника здійснюється за допомогою збору інформації про потенційних кандидатів, створення бази даних про постачальників, а також оцінкою результатів роботи з вибраними раніше постачальниками.
5. Здійснення закупівель
Процес закупівель включає в себе оформлення договірних відносин, передачу прав власності на ресурси, їх оплату, а також організацію транспортування ресурсів.
6. Контроль поставок
Ефективність управління постачанням оцінюється в результаті моніторингу виконання умов договорів за термінами, цінами, кількістю, якістю та іншими параметрами поставок і сервісу.
7. Підготовка бюджету закупівель
Підготовка бюджету закупівель має на увазі проведення відповідних економічних розрахунків для виявлення точних витрат на процедури і операції.
8. Підтримка відносин з постачальниками
Встановлення тісних зв'язків з постачальниками забезпечує включення компанії в єдину мікрологістичних систем.
Слід зазначити, що представлена схема процесу закупівель не є єдино вірною. Етапи процесу закупівель, також як їх послідовність, можуть відрізнятися в залежності від цілого ряду чинників.