Особиста справа містить різні дані про учня (вихованця) освітнього закладу. Особиста справа учня ведеться в кожній школі і на кожного учня з моменту надходження в школу і до її закінчення (вибуття). Підставою для зарахування в школу є заява батьків.
До особової справи учня заносяться загальні відомості про учня, підсумкові оцінки успішності по класах і записи про нагороди (Похвальний лист, Похвальна грамота, золота, срібна медаль). В період навчання учня в X-Х1 класах атестат про основне освіту знаходиться в особовій справі та видається на руки після закінчення їм середньої школи під розпис.
До особової справи учня при вибутті його зі школи вкладається форма медичної довідки (відомості про стан здоров'я), що заповнюється за результатами щорічних медичних оглядів.
Особові справи учнів в 1-4 класах ведуться учі¬телямі, в 5-11 - класними керівниками. Особиста справа має номер, що відповідає номеру в алфавітній книзі запису учнів (наприклад, № К / 5 означає, що учень записаний в алфавітній книзі на букву «К» під № 5).
При вибутті учня зі школи особиста справа видається на руки батькам на підставі їх письмової заяви або особам, що їх замінюють, з відміткою про це в алфавітній книзі; після закінчення школи особиста справа учня зберігається в архіві школи 3 роки. За вибутті зі школи учень повинен повернути всі отримані раніше підручники, літературу в бібліотеку та інші матеріали, що є власністю школи.